合同限期归档的通知模板(3篇).docxVIP

第1篇

尊敬的各部门负责人：

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，为确保公司合同管理的规范性和有效性，维护公司合法权益，现将合同限期归档的相关事项通知如下：

一、通知背景

为进一步加强公司合同管理，提高合同归档效率，确保合同档案的完整性和安全性，公司决定对现有合同进行限期归档。

二、归档范围

本次归档范围包括以下合同：

1.2023年度签订的所有合同；

2.2022年度尚未归档的合同；

3.任何与公司业务相关的合同，无论签订时间。

三、归档要求

1.合同归档应遵循“统一管理、分级负责、方便查询、安全保密”的原则；

2.各部门负责人应高度重视合同归档工作，指定专人负责；

3.合同归档应包括合同正本、附件、合同签订双方主体资格证明、合同履行情况等相关材料；

4.合同归档应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案的有序性；

5.合同归档应使用规范的档案盒，确保档案的整洁和安全。

四、归档时间

1.请各部门于2023年11月30日前完成2023年度签订的合同归档工作；

2.请各部门于2023年12月15日前完成2022年度尚未归档的合同归档工作；

3.请各部门于2023年12月31日前完成所有与公司业务相关的合同归档工作。

五、责任追究

1.对未按时完成合同归档工作的部门，公司将进行通报批评，并追究相关责任人的责任；

2.对归档材料不完整、不规范、不安全的，公司将责令改正，并追究相关责任人的责任；

3.对违反合同归档规定的，公司将依据公司规章制度和法律法规进行处理。

六、联系方式

如有任何疑问或需要协助，请及时联系公司合同管理部门，联系人：[联系人姓名]，联系电话：[联系电话]。

敬请各部门高度重视，严格按照本通知要求，认真做好合同归档工作。感谢大家的积极配合！

特此通知。

【公司名称】

【通知发布日期】

第2篇

尊敬的合同管理人员：

您好！

根据我国《合同法》及相关法律法规的规定，为确保公司合同管理的规范性和完整性，防止合同遗失、损坏或过期，现将合同限期归档事宜通知如下：

一、通知背景

为了加强合同管理，提高合同归档效率，保障公司合法权益，现要求各部门、各项目对以下合同进行限期归档。

二、归档范围

1.已签订但尚未归档的各类合同；

2.已履行完毕但未及时归档的合同；

3.已终止但未归档的合同；

4.其他需要归档的合同文件。

三、归档时间

1.请各部门、各项目于接到本通知之日起15个工作日内，将应归档的合同文件整理完毕，并报送至合同管理部门；

2.合同管理部门在收到合同文件后，将对合同进行审核、归档。

四、归档要求

1.合同文件应完整、真实、清晰，包括合同正文、附件、补充协议等；

2.合同文件应按照合同编号、合同类别、签订日期等进行分类整理；

3.合同文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露；

4.合同管理人员应严格按照归档流程进行操作，确保归档工作顺利进行。

五、责任追究

1.对于未按期归档的合同，合同管理部门将进行催告，并视情况对相关责任人进行处罚；

2.对于归档过程中出现遗失、损坏或泄露合同文件的情况，将依法追究相关责任人的法律责任。

六、联系方式

如对合同归档有任何疑问，请及时与合同管理部门联系，联系人：[联系人姓名]，联系电话：[联系电话]，电子邮箱：[电子邮箱]。

特此通知，敬请予以重视并积极配合。

附件：应归档合同清单

[公司名称]

[通知发布日期]

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注：本通知模板可根据实际需求进行调整和补充。附件中的“应归档合同清单”应根据公司实际情况制定，包括合同编号、合同名称、签订日期、合同类别等信息。

第3篇

尊敬的各部门负责人：

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，为确保公司合同管理的规范性和有效性，防止合同遗失、损坏或逾期未归档，现就合同限期归档事项通知如下：

一、通知背景

为进一步加强公司合同管理，提高合同归档效率，降低合同风险，公司决定对现有合同进行集中归档。请各部门高度重视，积极配合完成合同归档工作。

二、归档范围

本次归档范围包括但不限于以下合同：

1.公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类商务合同；

2.公司内部管理制度、合作协议、劳动合同等；

3.其他涉及公司权益的各类合同文件。

三、归档要求

1.各部门应于接到本通知之日起，对所辖范围内的合同进行全面梳理，确保所有合同均纳入归档范围；

2.合同归档应按照合同类别、合同签订时间、合同编号等进行分类整理，确保归档文件的清晰、有序；

3.合同归档文件应包括合同正本、合同附件、合同变更协议等全部相关文件；

4.合同归档文件应使用规范的档案盒进行装订，并标明合同类别、合同编号、合同签订时间等信息；

5.各部门应指定专人负责合同归档工作，确保归档工作的顺利进行。

四、