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供应链管理工具清单及应用指南

引言

供应链管理是企业运营的核心环节，涵盖采购、库存、物流、供应商协同等多个模块。为帮助系统化管理供应链全流程，提升效率、降低成本，本清单整理了常用工具模板及操作指南，涵盖适用场景、分步操作、表格模板及关键注意事项，供企业结合实际需求参考使用。

一、采购管理全流程协同工具

（一）适用场景与价值

适用场景：适用于多部门、多品类采购需求的企业，解决传统采购中“需求提报不清晰、供应商筛选无标准、采购进度不透明、成本核算不精准”等问题。

核心价值：通过标准化流程和工具模板，实现采购需求与资源的高效匹配，缩短采购周期，降低采购成本（通常可减少8%-15%的支出）。

（二）分步操作指南

需求提报与审批

需求部门填写《采购申请表》，明确物料名称、规格、数量、需求日期、预算及用途，提交至部门负责人审批。

采购部收到申请后，核查库存情况（若可内部调拨则终止流程），确认采购必要性后转财务部审核预算。

供应商筛选与比价

采购部根据物料类型（如生产原料、办公用品、设备等），从《合格供应商名录》中筛选3家及以上候选供应商。

向供应商发送《询价单》，明确技术参数、交付周期、付款方式等要求，收集报价后填写《供应商比价表》，综合评估价格、资质、交付能力确定合作方。

合同签订与订单下达

与选定供应商签订《采购合同》，注明质量标准、违约条款、知识产权保护等内容（合同需经法务部审核）。

通过ERP系统下达《采购订单》，同步供应商订单编号、交货批次、验收标准等信息。

订单跟踪与验收结算

采购专员每周跟踪订单进度，填写《采购订单跟踪表》，记录供应商生产、发货状态，延迟交付需及时预警。

货物到场后，需求部门联合质检部按《采购验收标准》验收，合格则签署《入库单》；不合格则填写《不合格品处理单》，启动退换货流程。

财务部根据《入库单》《发票》办理结算，完成付款。

（三）模板示例：采购申请表

字段

填写说明

申请单号

系统自动（格式：CG-YYYYMMDD-X，如C001）

申请部门

需求部门全称（如“生产部”“市场部”）

申请人

需求提报人姓名（*工）

联系方式

申请人电话（内部短号）

物料编码

企业物料管理系统唯一编码（若无可暂填物料名称+规格）

物料名称/规格

例“A4纸80g500张/包”

需求数量

需求部门申请的采购数量（需与预算匹配）

需求日期

要求到货的日期（至少提前3个工作日，紧急采购需标注“特急”）

预算金额

本次采购的最高限价（含运费、税费）

用途说明

例“生产部6月份生产耗材”“市场部展会物料”

部门负责人审批

需求部门负责人签字（*经理）

采购部意见

采购专员审核意见（如“建议按现有供应商采购”“需补充技术参数”）

财务部审核

财务专员签字（*会计）

（四）关键注意事项

数据准确性：物料编码、规格需与ERP系统一致，避免采购错误；预算金额不得超出部门年度预算上限。

供应商管理：新增供应商需提交《供应商资质表》（营业执照、行业许可证、ISO认证等），经评审后方可纳入《合格供应商名录》。

风险预警：对单一供应商采购占比超过50%的物料，需启动备选供应商开发流程，避免供应中断风险。

二、库存动态控制工具

（一）适用场景与价值

适用场景：适用于库存周转率低、积压或缺货问题突出的企业，解决“库存数据滞后、安全库存设置不合理、呆滞料处理不及时”等痛点。

核心价值：通过实时库存监控和智能预警，降低库存资金占用（通常可减少20%-30%的库存积压），提升订单交付率。

（二）分步操作指南

库存数据初始化

仓储部对现有库存进行全面盘点，填写《库存初始盘点表》，记录物料编码、名称、规格、实际库存数量、库位等信息，保证账实一致。

将盘点数据导入ERP系统，建立库存台账，设置物料分类（如A类高价值物料、B类中价值物料、C类低价值物料）。

安全库存与补货策略制定

根据物料历史消耗数据、采购周期、供应商交付稳定性，计算安全库存公式：

安全库存=（日均消耗量×采购周期）+安全系数（如A类物料取1.5，B类取1.2，C类取1.0）

填写《安全库存设置表》，明确各物料的安全库存量、补货点（安全库存+日均消耗量×采购提前期）、补货批量（经济批量EOQ）。

日常库存监控与预警

仓储部每日更新《库存流水台账》，记录入库、出库、调拨、盘点调整数据，ERP系统实时同步库存余量。

系统自动触发预警：当库存低于“补货点”时，提醒采购部下单；当库存超过“安全库存2倍”时，标记为“呆滞料”，启动处理流程。

定期盘点与呆滞料处理

每月对A类物料进行全盘点，每季度对B类物料抽样盘点，每半年对C类物料全面盘点，填写《库存盘点表》，对比系统数据，差异率超过1%需复盘原因。

对呆滞料（库龄超过6个月未消耗），由仓储部填写《呆滞料处理申请表》，提出折价销