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供应链管理流程模板：采购成本控制版

一、适用场景与目标定位

本模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的采购部门，聚焦原材料、零部件、办公用品、设备等各类物料的采购成本管控场景。具体包括：日常采购中的成本优化、新供应商引入时的成本评估、年度采购预算编制与执行、大宗物料价格波动应对等。核心目标是通过标准化流程实现采购成本的“事前预防、事中控制、事后分析”，保证采购支出在合理范围内，同时保障物料质量与供应稳定性。

二、采购成本控制全流程操作步骤

步骤1：采购需求提报与预算审核

责任部门/人：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部

输入文档：《部门年度采购预算表》《物料需求清单》

关键动作：

需求部门根据业务计划（如生产排程、部门运营需求），填写《物料需求清单》，明确物料名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明，并标注“紧急/常规”等级。

需求部门负责人审核需求合理性（如数量是否与实际匹配、规格是否冗余），签字确认后提交采购部。

采购部对接需求部门，确认需求细节，同步查询历史采购价格、当前库存情况，避免重复采购或过量采购。

财务部根据《部门年度采购预算表》，审核本次采购需求是否在预算范围内：若超预算，需求部门需提交《预算超支说明》，经分管副总审批后方可推进；若在预算内，采购部进入下一环节。

输出文档：《采购需求申请表》（含需求部门、采购部、财务部审批签字）

步骤2：供应商寻源与资质管理

责任部门/人：采购部、质量管理部（QM）

输入文档：《采购需求申请表》《供应商准入标准》

关键动作：

采购部根据物料类型（如标准件、定制件），通过以下方式寻源：

现有供应商库筛选：优先选择合作良好、成本可控的合格供应商；

新供应商开发：通过行业展会、招标平台、行业协会等渠道收集供应商信息，初步筛选3-5家候选供应商。

对候选供应商进行资质审核（质量管理部协同）：

查验营业执照、生产许可证、相关行业认证（如ISO9001、IATF16949等）；

评估供应商生产能力（如生产线规模、设备先进性）、交付能力（如过往交货准时率）、财务状况（如近3年财报）；

必要时进行现场审核（如对定制件供应商，需考察其工艺流程、品控体系）。

采购部填写《供应商资质审核表》，质量管理部确认资质达标后，纳入《合格供应商名录》。

输出文档：《供应商资质审核表》《合格供应商名录》

步骤3：价格分析与成本谈判

责任部门/人：采购部、成本控制专员（财务部）、需求部门

输入文档：《合格供应商名录》《历史采购价格数据库》《物料成本构成清单》（如原材料、加工费、管理费等）

关键动作：

采购部向《合格供应商名录》内的供应商发出《询价单》，明确物料规格、数量、交货地点、付款条件等要求，要求供应商在3个工作日内提供报价（需含明细成本，如原材料单价、加工费、运输费等）。

成本控制专员（财务部）汇总供应商报价，结合历史采购价格、市场行情（如通过大宗商品价格指数、行业报告）、物料成本构成，进行价格分析：

编制《比价分析表》，对比不同供应商的单价、总价、付款周期、运费等，计算“综合成本”（如考虑资金占用成本、运输损耗）；

识别价格异常点（如某供应商报价远高于/低于平均水平），要求供应商说明原因。

采购部根据比价结果，选择2-3家性价比最优的供应商进行谈判，谈判重点包括：

价格：争取低于历史采购价或市场平均价5%-10%（根据物料价格波动情况调整）；

付款条件：延长账期（如从30天延长至60天，降低资金成本）；

隐性成本：争取免费送货、包退换包服务等，减少额外支出。

谈判达成一致后，双方在《报价确认函》上签字，作为后续合同签订的依据。

输出文档：《询价单》《比价分析表》《报价确认函》

步骤4：合同签订与成本锁定

责任部门/人：采购部、法务部、财务部、分管副总

输入文档：《报价确认函》《采购合同模板》

关键动作：

采购部根据《报价确认函》，起草《采购合同》，明确以下条款（重点控制成本相关内容）：

价格条款：固定单价（或约定价格调整机制，如“原材料价格波动超过±5%时，双方协商调整”）、总价、币种；

交付条款：交货时间、地点、运输方式（选择成本最优的运输方式，如海运代替空运）、验收标准；

付款条款：付款比例（如预付30%、到货付60%、质保期付10%）、付款周期、发票类型；

违约责任：延迟交货的违约金（如按日收取未交货部分金额的0.5%）、质量不达标时的退货与赔偿条款。

法务部审核合同条款的合规性（如是否符合《民法典》合同编、是否存在法律风险），重点检查价格调整机制、违约责任是否明确。

财务部审核合同中的付款条款是否符合财务管理制度（如是否在预算范围内、付款周期是否合理）。

合同经采购部负责人、法务部、财务部、分管副总签字盖章后生效，扫描件同步存档至采购管理系统，并向供应商寄送纸质合同。

输