供应商信息资料收集与审核清单.docVIP

供应商信息资料收集与审核清单通用工具模板

一、适用场景与核心价值

本工具模板适用于企业对供应商全生命周期管理中的信息收集与审核环节，具体场景包括但不限于：

新供应商准入：首次合作前，全面核实供应商资质、经营能力及合规性，降低合作风险；

年度供应商复审：定期对现有供应商的资质有效性、经营状况及合作表现进行核查，保证持续满足合作要求；

合作范围变更审核：当供应商新增业务品类、扩大生产规模或调整服务内容时，重新评估其履约能力；

重大风险事件触发审核：如供应商出现法律纠纷、质量问题或市场负面舆情时，紧急核查其资质及经营稳定性。

通过系统化收集与审核，可保证供应商信息的真实性、完整性与时效性，为企业选择合规、优质的合作伙伴提供决策依据，有效规避合作风险。

二、全流程操作指引

（一）准备阶段：明确审核目标与分工

组建审核小组：根据供应商类型（如生产型、服务型、贸易型）及合作重要性，明确审核成员，通常包括采购经理（主导）、法务专员（合规性审核）、财务专员（财务状况评估）、质量工程师（质量体系审核）等，保证各环节专业覆盖。

梳理审核标准：结合行业特性与企业需求，制定差异化审核标准（如食品行业需重点关注《食品生产许可证》，IT服务行业需关注ISO27001信息安全认证等），并提前向供应商告知需提交的资料清单。

通知供应商：通过正式渠道（如邮件、供应商协同平台）向供应商发送《资料提交通知》，明确截止时间、提交方式（线上/线下）、资料格式要求（如PDF盖章版）及联系人（如采购专员*）。

（二）资料收集：全面覆盖关键信息

供应商需根据合作类型提交以下核心资料（可根据实际需求增减）：

基础信息类：供应商营业执照（副本复印件）、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一营业执照）；法定代表人身份证明；公司简介（含组织架构、股权结构、主营业务等）。

资质许可类：与所供产品/服务相关的行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、强制性产品认证（CCC认证）、体系认证证书（ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等）、专利证书（如涉及）。

经营状况类：近三年经审计的财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）、主要客户及合作案例（含合同关键页复印件）、生产/服务能力说明（如生产线规模、产能、技术人员数量及资质）。

合作信息类：报价单（含产品规格、单价、折扣条款）、供货周期说明、质量保证协议、售后服务承诺（如响应时间、退换货政策）。

其他补充类：供应商承诺函（如无重大诉讼、无失信记录、产品符合国家环保标准等）。

收集要点：要求供应商提交所有资料加盖公章原件扫描件，保证清晰可辨；对时效性资料（如资质证书、财务报表），需在有效期内或提供最新更新证明。

（三）资料审核：分模块严格把关

审核小组需对照审核标准，对收集的资料进行逐项核查，形成《审核记录表》：

合规性审核（法务专员*主导）：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作产品/服务；

行业许可证、认证证书是否齐全且在有效期内，是否存在被吊销、暂停使用等情况；

供应商是否存在重大法律诉讼、失信被执行人记录（通过“信用中国”等官方渠道核实）；

质量保证协议、售后服务承诺条款是否明确，是否符合企业风险控制要求。

财务状况审核（财务专员*主导）：

分析近三年财务报表，关注资产负债率、流动比率、营收增长率等指标，评估偿债能力与经营稳定性；

是否存在大额逾期债务、税务异常（通过“国家企业信用信息公示系统”核实）；

对合作金额较大或合作周期较长的供应商，建议提供银行资信证明或第三方信用报告。

履约能力审核（采购经理、质量工程师主导）：

生产/服务能力说明与实际需求是否匹配（如产能是否满足订单峰值、技术团队是否具备相关项目经验）；

主要客户案例真实性核实（可要求提供合作方联系方式或合同关键页）；

质量体系认证范围是否覆盖合作产品/服务，过往质量记录及改进措施。

信息一致性审核（全体成员参与）：

核对营业执照、税务登记证、银行账户信息等文件中的公司名称、统一社会信用代码、法定代表人等关键信息是否一致；

报价单产品规格、技术参数与供应商宣传资料、认证证书是否一致。

（四）结果反馈与跟进

形成审核结论：审核小组根据各模块审核结果，综合评定供应商为“通过审核”“有条件通过审核”或“不通过审核”。

通过审核：供应商满足全部合作要求，可纳入合格供应商名录，启动下一步合作流程（如合同谈判）；

有条件通过审核：存在部分非关键性缺陷（如资质证书临近有效期、财务报表未更新），需供应商在规定期限内补充或整改，复核通过后再纳入名录；

不通过审核：存在重大缺陷（如资质造假、经营异常、法律风险），终止合作流程并书面告知供应商原因。

结果存档：将审核资料（含供应商提交材料、审核记录表、审核结论报告）整理归档，电子版备份至供应商管理系统，