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销售合同签订与管理流程通用工具指南

一、适用范围与核心价值

本指南适用于各类企业销售部门的合同签订全流程管理，涵盖产品销售、服务销售、定制化合作等场景，涉及销售团队、法务部门、财务部门等多角色协同。通过标准化流程，可规范合同起草、评审、签订、履行等环节，降低法律风险，提升合同管理效率，保障企业销售业务合规有序推进。

二、销售合同全流程操作指南

（一）合同签订前：需求对接与内部准备

客户需求确认与立项

销售负责人与客户联系人进行深度沟通，明确产品/服务规格、数量、交付时间、付款方式、质量标准等核心需求，形成《客户需求确认函》（需客户方签字盖章确认）。

针对大额或复杂合同，由销售部门发起《合同立项申请》，说明合作背景、预计金额、利润空间、风险评估等，提交部门负责人审批立项。

合同起草与条款拟定

销售专员*根据确认的需求，使用企业标准合同模板起草合同文本，重点明确以下条款：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

标的物详情（名称、型号、规格、技术参数、数量等）；

权利义务（交付时间、地点、方式，验收标准，售后服务承诺等）；

价格条款（单价、总价、是否含税，价格调整机制等）；

付款方式（预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式等）；

保密条款、知识产权归属、不可抗力等补充约定。

起草完成后，初步自查合同条款完整性、逻辑性，保证无歧义。

内部合同评审

法务评审：法务专员*重点审核合同合法性、合规性，包括主体资格、违约责任、争议解决条款等，出具《法务评审意见书》；

财务评审：财务专员*审核付款方式、税务处理、发票开具、成本利润等，评估收款风险，出具《财务评审意见书》；

业务评审：销售负责人*复核业务条款与客户需求一致性，确认交付能力、资源协调可行性，出具《业务评审意见书》；

评审通过后，由销售专员*汇总意见修改合同；若存在重大争议，组织跨部门会议协商解决，直至达成一致。

（二）合同签订中：谈判与用印管理

合同谈判与最终确认

销售负责人*携带评审通过后的合同文本与客户进行最终谈判，针对争议条款（如付款周期、违约金比例等）进行协商，达成一致后形成《合同谈判纪要》，双方签字确认。

客户方需在合同文本上加盖公章（或合同专用章），若为个人客户，需签字并按手印；同时收集客户方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（如由代理人签约）等资质文件。

合同用印与审批

销售专员*将客户签字盖章的合同文本、评审文件、资质材料等整理齐全，提交至企业合同管理部门，填写《合同用印申请单》，附审批流程记录（立项表、各评审意见书等）；

按企业权限履行用印审批：一般合同由销售部门负责人、法务负责人审批；重大合同（如金额超过[具体金额标准]）需提交总经理审批；

审批通过后，由指定印章管理人员在合同文本上加盖企业公章（或合同专用章），保证“骑缝章”完整，防止单页拆换。

合同文本分发与存档

用印完成后，销售专员*向客户方寄送正式合同文本（通常一式两份，双方各执一份），并保留邮寄凭证；

同时将合同扫描件（PDF格式）提交至企业档案管理部门，进行电子归档，纸质合同文本由销售部门、档案部门分别存档，保证“一份原件+电子备份”双留存。

（三）合同签订后：履行、变更与归档管理

合同履行跟踪

销售专员*作为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪交付进度：

生产/服务部门准备时，提前通知客户确认交付细节；

交付后，协助客户进行验收，签署《验收合格报告》；

财务部门根据合同约定开具发票，销售专员*跟进客户付款，保证预付款、到货款、质保金等按时到账；

建立《合同履行跟踪表》，记录交付时间、验收情况、付款节点等动态信息，每月更新进度。

合同变更与解除

履行过程中若需变更（如交付时间调整、数量增减等），由销售专员*与客户协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效时间等，履行与原合同相同的评审、用印流程；

若因一方违约导致合同解除，守约方需收集违约证据（如逾期交付记录、未付款凭证等），向违约方发出《合同解除通知书》，明确解除依据及后续处理方案（如赔偿损失、返还已收款等），并报法务部门备案。

合同归档与复盘

合同履行完毕（含质保期满）后，销售专员*整理合同全流程资料（立项表、评审意见、文本原件、验收报告、付款凭证、变更协议等），提交档案管理部门统一归档，归档期限不少于[具体年限，如10年]；

每季度组织销售、法务、财务部门对合同管理进行复盘，分析常见问题（如条款漏洞、逾期付款等），优化合同模板及流程。

三、常用管理模板工具

模板一：销售合同审批表

合同编号

客户名称

合同标的

合同金额（元）

签订日期

评审环节

评审部门

评审人

评审意见

评审日期

业务评审

销售部

*

法务评审

法务部

*

财务评