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采购申请与审批流程模板（合规性保障版）

一、引言

采购申请与审批是企业资源管理的关键环节，直接影响成本控制、合规经营及运营效率。为规范采购行为、保证流程符合企业制度及外部监管要求（如《企业内部控制基本规范》等），特制定本通用模板。本模板旨在通过标准化流程、明确职责分工及关键节点控制，降低采购风险，提升采购管理的规范性与透明度。

二、适用范围与核心目标

（一）适用范围

本模板适用于企业各部门（含分支机构）的所有采购活动，涵盖但不限于：办公用品、生产设备、原材料、服务外包（如咨询、维修）、工程物资等采购类型。根据采购金额、物资类别及风险等级，可灵活调整审批权限及流程节点。

（二）核心目标

合规性保障：保证采购流程符合国家法律法规、企业内部制度及行业监管要求，杜绝违规操作（如无预算采购、虚假采购等）。

风险控制：通过分级审批、预算校验、供应商资质审核等环节，防范采购廉洁风险、财务风险及运营风险。

效率提升：明确各岗位职责与操作时限，减少流程冗余，保障采购需求及时响应。

成本优化：通过预算约束、比价机制及后续分析，实现采购成本合理控制。

三、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与材料准备

操作主体：需求部门申请人（如部门专员）

确认采购必要性：申请人需结合部门业务计划、库存情况及消耗规律，明确采购需求的真实性与紧迫性，避免过度采购或重复采购。

填写《采购申请单》：根据本模板“四、采购申请单模板”要求，完整填写申请信息，包括但不限于：采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等。

准备附件材料：根据采购类型补充必要证明文件，保证材料真实、完整：

常规采购：供应商报价单（至少3家比价，若为独家采购需说明原因）、库存盘点表（如涉及库存物资）；

资产采购：设备可行性报告（单价≥5000元）、技术参数要求；

服务采购：服务方案书、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）；

紧急采购：需注明“紧急”原因，并由需求部门负责人签字确认，同步抄送财务部门备案。

输出成果：完整的《采购申请单》及附件材料（纸质版+电子版）。

（二）第二步：部门初审（需求与预算合理性审核）

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）

审核要点：

需求真实性：核对采购需求是否符合部门年度工作计划及实际业务需要，避免“为采购而采购”。

预算匹配性：对照部门年度预算，检查采购金额是否在预算额度内，超预算采购需说明资金来源（如预算调整申请、专项审批等）。

材料完整性：确认《采购申请单》及附件材料齐全，关键信息（如规格、型号、用途）填写清晰。

处理结果：

审核通过：在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字，流转至财务部门。

审核不通过：注明退回原因（如“超预算未附审批文件”“需求描述模糊”），退回申请人补充材料或重新申请。

（三）第三步：财务复审（预算合规性与成本控制审核）

操作主体：财务部门审核岗（如财务主管）

审核要点：

预算合规性：通过财务系统核对部门预算余额，确认采购支出符合预算管理要求；超预算采购需核查是否已履行预算调整审批流程（如提交《预算调整申请表》，经分管领导审批）。

成本合理性：审核供应商报价单，对比历史采购价格、市场价格及行业标准，判断预估单价是否合理；对价格异常（如偏离均价±20%）的项目，要求申请人补充比价说明或提供第三方价格评估报告。

资金支付风险：评估采购项目是否涉及预付款、质保金等特殊支付条款，确认支付方式符合企业财务制度。

处理结果：

审核通过：在《采购申请单》“财务审核意见”栏签字，流转至相应审批权限领导。

审核不通过：注明退回原因（如“预算不足”“价格虚高”），退回需求部门或要求申请人补充说明。

（四）第四步：分级审批（根据金额与类型确定审批人）

操作主体：按企业《采购管理办法》规定的审批权限执行（示例分级标准如下，企业可根据自身规模调整）：

采购金额（人民币）

审批人

5,000元以下

需求部门负责人+财务审核岗

5,000元-50,000元

需求部门负责人+财务审核岗+分管副总（如副总A）

50,001元-200,000元

需求部门负责人+财务审核岗+分管副总+总经理（如总经理B）

200,001元以上

需求部门负责人+财务审核岗+分管副总+总经理+董事长（如董事长C）

特殊情况（如战略采购、独家采购）

需增加法务部审核（合规性）+总经理办公会集体决策

审批要点：

分管领导：重点审核采购项目的业务必要性、资源匹配及时效性；

总经理/董事长：从企业整体战略、成本效益及风险控制角度进行最终决策；

法务部（如需）：审核合同条款、供应商资质合法性，规避法律风险。

处理结果：

审批通过：在《采购申请单》“审批意见”栏签字确认，流程流转至采购部门。

审批不通过：注明意见（如“暂缓采购”“降低采购数量”），终止