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行政后勤管理自动化表单包

一、适用工作场景

本自动化表单包适用于企业、事业单位及各类组织在行政后勤管理中的高频事务处理场景，主要包括：

日常物资管理：如办公用品申领、劳保用品发放、清洁用品补充等；

空间资源调度：如会议室预订、工位申请、仓储空间分配等；

资产运维保障：如固定资产领用、设备维修申请、办公家具报修等；

后勤服务支持：如快递寄收登记、用车申请、访客接待安排等；

费用报销初审：如行政类小额费用（如办公耗材采购、维修服务费）的报销申请。

通过标准化表单流程，可减少人工沟通成本，提升审批效率，保证后勤管理规范有序。

二、详细操作流程

以下以“办公用品申领”和“会议室预订”两类典型场景为例，说明自动化表单的操作步骤（其他场景流程可参照调整）：

场景1：办公用品申领流程

登录系统：用户通过企业内部OA系统或行政管理系统登录账号，进入“行政后勤表单”模块。

选择表单类型：在表单列表中选择“办公用品申领单”，“新建表单”。

填写基础信息：

申请人信息：自动关联登录人姓名（某）、部门、工号，无需手动填写；

申领时间：默认为当前日期，可修改为实际需求日期；

申领事由：简要说明用途（如“部门日常办公消耗”“新员工入职配备”等）。

填写物资明细：

在“物资清单”区域“添加行”，依次填写物资名称、规格型号、单位、申领数量；

若系统内置物资目录，可直接搜索选择（如“A4打印纸”“签字笔”等），自动带出规格信息；

特殊物资需在“备注”栏说明（如“颜色：蓝色”“品牌：指定品牌”）。

提交审批：

确认信息无误后，“提交”，系统根据预设规则自动流转审批（如：部门负责人→行政专员）；

可在“审批进度”中查看当前处理人及预计完成时间。

领用确认：

审批通过后，系统自动发送通知至申请人及行政专员；

申请人凭申领单编号至行政仓库领取物资，仓库管理员核对无误后签字确认，系统更新领用状态为“已完成”。

场景2：会议室预订流程

登录系统：用户进入“行政后勤表单”模块，选择“会议室预订申请单”。

填写预订信息：

预订人信息：自动关联登录人姓名（某）、部门、联系方式；

会议信息：填写会议主题、日期、开始/结束时间、预计参会人数；

会议室需求：勾选所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板等），若有特殊布置需求（如“课桌式摆放”“茶水服务”），在“备注”栏说明。

选择会议室：

系统实时显示各会议室“可用状态”，用户根据时间、容量筛选会议室；

选择目标会议室后，系统自动校验时间冲突（如该时段已被预订，提示“不可用”并推荐替代方案）。

提交审批：

确认信息无误后提交，审批流程默认为：部门负责人→行政后勤主管；

若涉及跨部门会议或大型会议（50人以上），需额外勾选“需综合协调”，增加“行政总监”审批节点。

预订确认与使用：

审批通过后，系统发送预订成功通知至预订人及会议室管理员；

会议当天，管理员提前30分钟开门调试设备，预订人凭通知单使用会议室；

会议结束后，用户在系统中确认“正常使用”或“反馈问题”（如设备故障），管理员根据反馈及时处理。

三、常用表单模板示例

模板1：办公用品申领单

字段名称

填写说明

示例

申请人

系统自动关联

某

所属部门

系统自动关联

行政部

联系方式

填写办公电话或分机号

8888

申领日期

选择实际申领日期

2023-10-25

申领事由

简述用途（50字内）

部门月度办公耗材补充

物资明细

序号

系统自动

1

物资名称

从物资目录选择或手动填写

A4复印纸

规格型号

如“70g/包”“A4”等

70g/500张

单位

填写“包”“盒”“个”等

包

申领数量

填写数字

5

备注

特殊要求（如颜色、品牌）

白色，晨光品牌

审批信息

部门负责人审批

系统流转至部门负责人审批，填写意见

同意，某某

行政专员审批

系统流转至行政专员，确认库存后审批

库存充足，同意发放，某某

领用签字

仓库管理员领用后签字

某某

领用日期

实际领用日期

2023-10-26

模板2：会议室预订申请单

字段名称

填写说明

示例

预订人

系统自动关联

某

所属部门

系统自动关联

市场部

联系方式

填写办公电话

8889

会议主题

简明扼要（20字内）

Q3产品发布会筹备会

会议日期

选择日期

2023-10-27

开始时间

选择具体时间（精确到分钟）

14:00

结束时间

选择具体时间（不得超过会议室最大使用时长）

16:30

预计参会人数

填写数字

15

所需设备

勾选（投影仪、麦克风、白板等）

投影仪、视频会议系统

特殊需求

布置、茶水等

需课桌式摆放，提供茶水

备选会议室

若首选不可用，填写备选

301会议室

审批信息

部门负责人审批

系统流转，填写意见

同意，某某

行政后勤主管审批

确认会议室可用性后审批

会议室可用，同意预订，某某

使用确认

会议结束后用户勾选“正常/