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采购成本控制流程与策略模板

一、适用场景与目标

二、标准化操作流程

（一）采购需求确认与预算审核

需求收集：由需求部门（如生产部、行政部）提交《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、数量、质量标准、期望交货期及用途。

预算核对：采购专员核对需求与年度/季度采购预算，若超预算需需求部门提交《预算调整申请》，经财务部及*总监审批后方可推进。

需求优先级评估：根据生产计划、项目进度及库存情况，由采购经理牵头组织需求部门、仓储部召开需求评审会，确定采购优先级及批次，避免过度采购。

（二）供应商筛选与资质审核

供应商来源：通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等渠道收集供应商信息，优先选择具备相关资质（如ISO认证、行业准入许可）的供应商。

资质初审：采购专员对供应商营业执照、生产许可证、质量体系认证、过往合作业绩等资料进行审核，形成《供应商资质评估表》，剔除不符合要求的供应商。

样品测试（如需）：对关键物料或新供应商，由质量部牵头进行样品检测，出具《质量检测报告》，合格者进入下一环节。

（三）询价、比价与议价

多渠道询价：向至少3家合格供应商发出《询价函》，明确物料需求、技术要求、交货方式及付款条件，要求供应商在规定时间内提供报价单。

比价分析：采购专员汇总报价信息，填写《比价分析表》，对比价格差异、运费、付款周期、售后服务等维度，初步筛选出2-3家候选供应商。

议价谈判：由采购经理与候选供应商进行商务谈判，重点协商价格折扣、批量采购优惠、逾期违约金等条款，达成初步合作意向，形成《谈判记录表》。

（四）采购合同签订与条款审核

合同拟定：根据谈判结果，由采购专员参照企业《采购合同模板》拟定合同，明确双方权利义务，包括：物料规格、数量、单价、总金额、交货期、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同审核：合同需经法务部审核合规性，财务部审核付款条款，采购部确认技术参数，最终由*总经理审批后方可签订。

合同存档：签订后的合同原件由采购部、财务部、需求部门分别存档，电子版同步至供应链管理系统。

（五）采购订单执行与交付跟踪

订单下达：采购专员根据审批后的合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送仓储部、财务部，明确订单号、交货明细及时间节点。

交付跟踪：供应商发货后，采购专员通过系统或电话跟踪物流信息，保证物料按期送达；若延迟，及时协调供应商并提供新的交付计划，同时评估对生产/项目的影响。

到货验收：物料送达后，由仓储部核对数量，质量部按标准检验质量，合格则签署《到货验收单》；不合格则按合同约定拒收或要求供应商退换货，记录《不合格品处理报告》。

（六）成本核算与差异分析

成本归集：财务部根据《采购订单》《到货验收单》《发票》等单据，核算采购物料的实际成本（含单价、运费、关税等），与预算成本对比。

差异分析：采购专员协同财务部填写《采购成本差异分析表》，分析实际成本超支或节约的原因（如价格波动、批量差异、运费变化等），形成书面分析报告。

结果反馈：将分析结果反馈至需求部门及管理层，为后续采购策略调整提供依据。

（七）供应商绩效评估与持续优化

绩效评估：每季度/年度，采购部根据供应商的交货准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度等指标，填写《供应商绩效评估表》，评分分为优秀、合格、不合格三个等级。

分级管理：对优秀供应商加大订单份额，开展战略合作；对合格供应商维持合作，提出改进建议；对不合格供应商限期整改，整改无效则暂停合作。

策略优化：结合绩效评估结果及市场行情，定期更新采购策略（如集中采购、长期协议采购、替代物料开发等），持续降低采购成本。

三、核心工具模板清单

1.采购需求申请表

序号

需求部门

物料名称

规格型号

需求数量

期望交货期

用途说明

预算金额（元）

附件（技术图纸等）

1

生产部

A零件

XYZ-2023

500

2023-10-31

生产线维修

25,000

见附件1

2

行政部

办公纸

A480g

100箱

2023-10-15

日常办公

3,000

无

2.供应商资质评估表

供应商名称

统一社会信用代码

成立时间

主营业务

资质证书（如ISO9001）

过往合作案例（合作企业、合作年限、合作金额）

质量体系认证有效期

评估结论（通过/不通过）

科技有限公司2015年

电子元器件生产

ISO9001:2015、环境管理体系认证

与A企业合作3年，年采购额50万元

2025-12-31

通过

3.比价分析表

供应商名称

报价（元/件）

数量

总价（元）

运费（元）

付款周期

质量承诺（如合格率）

综合评分（100分制）

排名

甲供应商

48

500

24,000

500

30天

≥99%

85

1

乙供应商

50

500

25,000

300

60天

≥98%

75

2

丙供应商

47