会议记录与跟进模板决策执行版.docVIP

会议记录与跟踪模板决策执行通用版

一、适用场景：高效覆盖各类会议协作需求

本模板适用于企业内部各类需明确决策、分配任务、跟踪执行的会议场景，包括但不限于：

项目推进会：同步项目进展、解决卡点、明确下阶段任务；

跨部门协调会：对齐多部门目标、明确协作分工、推动资源落地；

战略决策会：制定方向性决策、分解关键动作、责任到人；

常规例会：周/月度工作复盘、问题总结、计划部署。

通过标准化记录与跟踪，保证会议成果“有记录、有责任人、有时限、有闭环”，避免议而不决、决而不行的问题。

二、操作指南：从会前准备到闭环跟踪的全流程步骤

（一）会前：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决客户投诉响应滞后问题”），避免主题发散。

梳理会议议程与材料

列出清晰议程（含各议题讨论时长、负责人），提前1-2天同步给参会人员；

准备背景资料（如数据报表、项目文档、待决策方案），保证参会人提前知晓议题，提升会议效率。

确认参会人员与分工

明确主持人（控场、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、决策人（对关键事项拍板）及执行相关方（需明确任务的负责人）；

若有缺席人员，提前沟通是否需委托他人参会或提供书面意见。

（二）会中：聚焦关键，精准记录

会议基本信息记录

由记录人实时填写：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因。

按议程逐项记录讨论内容

讨论要点：记录各方观点的核心论据（如“市场部建议增加线上推广预算，依据是Q2用户调研显示70%目标用户通过社交媒体获取信息”），避免冗余描述；

分歧与共识：标注存在争议的环节（如“技术部认为开发周期需延长2周，产品部坚持按原计划”）及最终共识点。

决策事项：明确“是什么”“为什么”“谁确认”

对会议达成的决策，需记录：

决策编号（如“D001”）、决策内容（具体结论，避免模糊表述）；

决策依据（支撑决策的数据、法规或共识）；

决策人（最终拍板人员，如“总经理*”）、生效时间（即时生效/指定生效日期）。

行动项：锁定“责任人、任务、时限”

对需执行的任务，逐项记录：

行动项编号（如“A001”，按“日期-序号”规则）；

行动内容（具体任务，如“完成客户投诉处理流程优化方案V1.0”）；

负责人（直接执行人，如“客服部主管”）、协作人（需配合的部门/人员，如“法务部专员”）；

计划完成时间（精确到日期，如“2023年10月15日”）、交付标准（如“需包含流程图、责任分工表、试运行计划”）。

（三）会后：整理归档，跟踪闭环

24小时内完成记录整理与分发

记录人根据会议笔记，整理成会议纪要，需包含：会议基本信息、议程完成情况、核心讨论摘要、决策事项清单、行动项跟踪表；

纪要经主持人*审核无误后，于会后1个工作日内同步给所有参会人员及相关方，并要求负责人确认行动项（可通过邮件/协作工具回复“确认”）。

建立行动项跟踪表

以会议纪要中的行动项为基础，动态更新执行状态：

状态分类：待执行、进行中、已完成、延期（需注明延期原因及新完成时间）；

每周/双周由记录人或指定跟踪人汇总状态，同步给管理团队，重点监控“延期”项。

定期复盘与闭环

对已完成行动项，由负责人提交交付物（如文档、数据报告），记录人存档；

对未按期完成的行动项，由主持人*组织专项沟通，分析原因（资源不足/优先级变更等）并调整计划；

重要会议（如战略会、项目启动会）需在下次会议首环节回顾上次会议行动项完成情况，形成“计划-执行-检查-改进”闭环。

三、模板工具：会议记录与决策执行跟踪表（通用版）

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“Q3产品上线方案决策会”

会议日期

2023年10月8日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

张*（产品总监）

记录人

李*（项目经理）

参会人员

王（研发部）、赵（市场部）、刘（运营部）、陈（设计部）

缺席人员及原因

无

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点

决策事项/行动项编号

结论/决策内容

1

Q3产品核心功能优先级

王：建议优先开发“智能推荐”功能，用户调研需求占比65%；赵：建议优先“社交分享”功能，可提升拉新效率。

D001

决定：优先开发“智能推荐”功能，同步启动“社交分享”功能需求细化。

2

推广预算分配

运营部申请50万预算用于KOL合作，市场部申请30万用于信息流广告。

A001

行动：刘*（运营部）于10月12日前提交KOL合作方案及预算明细，预算上限50万。

（三）决策事项清单

决策编号

决策内容

决策依据

决策人

生效时间

备注