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采购申请审批流程及操作表单指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业内部各类采购活动的申请审批管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：包括办公用品、设备耗材、维修配件等常规物资的申购；

项目采购：为特定项目采购原材料、设备或服务，需关联项目预算与进度；

固定资产采购：单价较高、使用周期长的设备、仪器等资产购置；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求。

无论何种场景，均需通过标准化流程保证采购合规、预算可控、责任明确。

二、采购申请全流程操作步骤

采购申请审批流程遵循“发起-初审-复核-审批-执行-归档”的逻辑，各环节操作要点

步骤1：采购申请发起

操作主体：需求部门经办人（*）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作需要或项目要求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及期望交付时间。

填写申请表单：通过企业OA系统或指定表单工具，完整填写《采购申请表》（模板见第三部分），需包含以下核心信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；

采购明细：品名、规格/技术参数、单位、数量、预估单价、小计、总价（大写）；

需求说明：采购目的（如“替换故障打印机”“项目材料采购”）、特殊要求（如品牌、质量标准、交付地点）；

预算信息：对应年度预算科目、预算编号（如有）。

附件：根据采购类型补充必要附件，如：

办公用品采购：可附历史采购记录或比价说明；

固定资产采购：需附设备可行性分析报告或技术参数确认单；

服务类采购：需附服务方案或技术规格书。

关键点：信息需真实、完整，预估价格与市场行情偏差不超过±10%，否则需附价格说明。

步骤2：部门初审

操作主体：需求部门负责人（*）

操作内容：

审核需求合理性：核对采购需求是否符合部门工作计划，是否为必要支出，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

核对预算匹配度：确认采购金额在部门年度预算范围内，超预算需注明“超预算申请”并说明理由。

审批意见签署：在OA系统中填写“初审意见”（如“同意采购”“需补充比价说明”“驳回并重新规划”），并签字确认。

关键点：对需求必要性负直接责任，驳回需明确具体原因并反馈给申请人。

步骤3：跨部门复核

操作主体：采购部专员（）、财务部专员（）

操作内容：

采购部复核：

审核采购品类是否属于企业集中采购目录（如有），是否需通过招标或比价流程；

核查采购规格参数是否明确，避免模糊描述（如“高端电脑”需明确CPU、内存、硬盘等配置）；

对于单价≥5000元的采购，要求提供至少2家供应商的报价单（紧急采购除外），并附比价分析表。

财务部复核：

核对预算科目是否正确，剩余预算是否充足；

审核付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票要求等）；

大额采购（≥10万元）需确认是否经过总经理办公会前置审议。

关键点：复核环节需在2个工作日内完成，退回需注明“采购参数不清晰”“预算不足”等具体问题。

步骤4：分级审批

根据采购金额划分审批权限，各级审批人需在OA系统中签署“审批意见”：

小额采购（＜5000元）：由采购部负责人（*）审批，重点审核流程合规性；

中等金额采购（5000元-5万元）：由财务总监（*）审批，重点审核预算与风险控制；

大额采购（≥5万元）：由总经理（*）审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

关键点：审批人需对采购的合规性、经济性负责，不得越权审批或无故拖延（审批时限不超过3个工作日）。

步骤5：采购执行与反馈

操作主体：采购部专员（）、需求部门经办人（）

操作内容：

供应商选择：审批通过后，采购部根据采购类型选择供应商（如定点供应商、招标中标供应商），签订采购合同（金额≥2万元需签订书面合同）。

订单下达：向供应商发出采购订单，明确交付时间、质量标准、验收要求等。

进度跟踪：采购部跟踪供应商生产/备货进度，提前1天告知需求部门预计交付时间。

验收确认：物品/服务送达后，需求部门需组织验收（可邀请采购部、技术部参与），填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格等符合要求后签字。

关键点：紧急采购需在审批时备注“紧急”字样，采购部需优先处理，验收不合格需24小时内反馈并启动退换货流程。

步骤6：资料归档

操作主体：采购部专员（*）

操作内容：

审批完成后，采购部需将以下资料整理归档，保存期限不少于3年：

《采购申请表》及审批流程记录；

供应商报价单、比价分析表、采购合同；

《采购验收单》、发票复印件（合规前提下）；

服务类采购需附验收报告或满意度评价表。

三、采购申请表单模板及填写说明

表单名称：采购申请表

编号规则：CG-年份-部门简称-序号（如CG-2023-B-001）

栏目

填写内容

填写说明

申请部门

需求部门全称

如“行政部”“研发中心”

申请人

经办人姓名（