电力企业档案管理标准.docVIP

QB电力企业档案管理标准

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一、档案分类表

二、档案的整理

（一）、组卷

1、原则与要求

（1）、原则。遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套及系统性，便于档案的保管和利用。

（2）、要求。卷内文件应齐全、完整、系统，签字手续完备。文件的载体和书写印刷材料应符合档案保护要求。

2、组卷方法

（1）、针对具体项目的管理性文件应放入所针对的项目组卷。

（2）、文件应按其专业、单位工程、分部、分项等工程进行组卷。卷盒尽量薄，以方便快捷查找。

（3）、成册、成套的文件保持其原有的形态，不得拆分。

（三）、排列

按专业、系统及成套的特点进行案卷或卷内文件的排列。

1、案卷排列

（1）、8大类的案卷排列。按“基本建设”类目设置的先后顺序排列（项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、生产准备及试运行、项目竣工验收等阶段）。

（2）、9大类的案卷排列。按设备审批、开箱验收、随机文件材料、运行维护、检修等阶段排列。

2、卷内文件排列

（1）、文字材料与图样。文字材料在前，图样在后。

（2）、译文与原文。译文在前，原文在后。

（3）、管理性文件。按问题重要程度，结合时间。

1）、重要的文件在前，次要的在后。

2）、结论性的文件在前，依据性的文件在后。

3）、复文在前，来文在后。

4）、印件在前，定稿在后。

5）、正件在前，附件在后。

（四）、编号（见“卷内目录”示例）

1、页号

以文件有效内容的页面为一页。

（1）、已有页号的文件材料，可不重新编写页号（成册的文件材料封面、封底等不需要再编页号，可累计在总页数中）。

（2）、各案卷之间的文件页号不得连续编写。

2、件号

件号是指卷内文件的顺序号或图纸的张号。

（1）、件号体现在档号章中序号的项目栏内。

（2）、卷内以件为单位分别装订的文件材料，需在每件文件首页空白处加盖档号章。

（3）、档号章的填写要求

3）、立卷人。立卷责任者签名。

4）、检查人。案卷质量审核者签名。马鞍山风电场的档案案卷由监理单位负责初审，由建设单位人员负责终审并在检查人一栏签名。

5）、档号。该案卷的档号。

说明：

互见号：0101-804（光盘）

说明：

（1）、总件数：10件

（2）、总页数：155页（其中P6与P7之间漏编1页，总页数已经加上此页）。

（3）、卷内所涉及的钢材使用情况在档号0101-8047-006存放。

立卷人：

2008年6月26日

检查人：

2008年6月30日

卷内备考表（示例）

（七）、封面（整卷装订的案卷封面、卷盒封面）

1、格式示例如下：

档号：

档号：0101-8041-001

案卷题名：

水处理室土建及设备安装施工记录、验评报批表

立卷单位：XXX电建公司

起止日期：2008.3.52008.6.8

保管期限：永久

密级：文件上没有标识密级的此项不填

2、填写项目与要求：

1）、档号、案卷题名、保管期限虽与卷盒脊背项目重复，但在封面上也要填写。

2）、立卷单位：负责文件材料组卷的单位或项目负责单位；

3）、起止日期：卷内文件材料形成的起止日期（形成的最早与最晚时间，年+月+日）；

4）、保管期限。组卷时划定的保管期限。

5）、档号：案卷的档号。

6）、密级：若未划分密级（绝密、机密、秘密），不能随意填写“内部”、“一般”。可以空着不填。

7）、案卷题名。每一卷案卷的案卷题名。要求简明、准确揭示卷内文件的内容，有组卷人拟写。

a、结构：项目名称+卷内文件内容。能区分具体单位工程的要在项目名称后加单位工程名称。

b、外文档案的案卷题名为中文。

c、案卷题名不得重复，不得使用：“之一、之二、之三”，“资料”、“文件”等文字来概括卷内文件内容。

d、前期或共用等管理性文件的案卷题名中的“项目名称”，需填写单项工程名称。

e、施工过程等文件的案卷题名中的“项目名称”，采用系统或单位或分项或分部等项目的名称即可，不宜将批准原立项的建设项目名称全部均标出，避免用大量字数标识项目名称，以防造成案卷题名的主次不清，不能“一目了然”地查找到所需的卷内文件内容。

（八）、背（卷）脊

（1） 、格式示例如下：

卷盒脊背表式：

保管期限

档号

案卷题名

（2）、填写项目与要求：

1）、卷盒较薄时，背脊可以填写题名的关键字，但在封面上要填全案卷题名。

2）、保管期限、档号和封面一致。

（九）、案卷装订

（1）、整卷装订的案卷，采用三孔一线、棉线装订方法。

（2）、以“件”为单位进行装订的案卷，一份文件页数较多时，采用三眼一线、棉线装订。一份文件叫薄