会议记录与行动项跟进标准模板.docVIP

会议记录与行动项跟踪标准模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业内部会议，包括但不限于项目例会、部门协调会、决策评审会、问题复盘会等常规及专项会议。通过标准化记录与跟踪，保证会议成果有效落地，适用于跨部门协作、项目推进、目标达成等场景，尤其适合需要明确责任分工、跟踪执行进度的团队使用。例如：

项目例会：同步项目进展，识别风险，分配下一阶段任务；

跨部门协调会：解决资源冲突，明确协作边界；

问题复盘会：总结经验教训，制定改进措施；

决策评审会：记录决策依据与后续执行计划。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效基础

明确会议目标：会议发起人需提前确定会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目A延期问题”），避免目标模糊导致讨论偏离方向。

制定会议议程：根据目标梳理会议议题，明确每个议题的讨论时长、负责人及预期成果，提前1-2天通过邮件或协作工具发送给参会人员。

准备参会材料：整理与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，提前分发供参会人员预览，保证会议讨论有据可依。

确认参会人员：明确主持人、记录人及核心参会人员，提前沟通时间冲突，保证关键岗位人员参会（如项目负责人、决策负责人）。

（二）会中记录：保证信息完整

记录基本信息：由记录人填写会议基础信息，包括会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题。

同步议程与目标：会议开始时，主持人重申会议目标及议程，记录人简要记录，保证全员对会议方向达成共识。

详细讨论要点：按议程顺序记录每个议题的讨论内容，重点标注不同观点、争议焦点及共识结论，避免冗余表述，关键数据需准确记录（如“预算需控制在50万元以内”“需在7月15日前完成原型设计”）。

明确决议事项：对每个议题的最终决策进行清晰记录，注明决策依据（如“根据用户调研结果，优先开发功能模块X”）、决策负责人及生效时间。

提取行动项：对需要执行的任务，单独记录为“行动项”，包含以下核心要素：

任务描述：明确具体动作（如“联系供应商确认交期”“撰写用户反馈分析报告”）；

负责人：指定唯一责任人（避免多人负责导致推诿），如“主管”“专员”；

截止日期：精确到日期（如“2023年8月30日下班前”），避免模糊表述（如“下周完成”）；

优先级：标注高/中/低（如“高：影响项目上线进度”）；

交付物：明确成果形式（如“PPT方案”“Excel表格”“测试报告”）。

（三）会后整理：及时固化成果

整理会议记录：会议结束后24小时内，记录人根据会议笔记整理完整记录，保证讨论要点、决议、行动项无遗漏，语言简洁、逻辑清晰。

分发与确认：将整理后的会议记录通过邮件或协作工具发送给所有参会人员，附上“请在2个工作日内核对并反馈意见”的提示，根据反馈修改后形成最终版。

同步行动项：将行动项录入团队协作工具（如钉钉、飞书、Teambition），设置提醒功能，保证负责人及团队可见。

（四）行动项跟踪：保障执行落地

定期更新状态：负责人需在行动项截止日期前，每日/每周在协作工具中更新进度（如“进行中：已完成50%，需协调*部门提供数据”“已完成，交付物已提交”），记录人每周汇总行动项状态，形成《行动项跟踪周报》。

逾期预警与催办：对截止日期前2天未完成且未说明原因的行动项，记录人需提醒负责人；逾期未完成的，由主持人介入协调，分析原因（如资源不足、任务难度过高）并调整计划。

闭环管理：行动项完成后，负责人需提交交付物，记录人核对确认后，在跟踪表中标注“已完成”，并附上交付物或附件，保证任务有始有终。

三、模板结构与填写说明

（一）会议基本信息表

项目

填写内容

会议名称

例：“项目A进度周会”“2023年Q3营销方案评审会”

会议日期

年/月/日（如：2023年7月20日）

会议时间

开始-结束（如：14:00-16:00）

会议地点

线上（会议号：X）/线下（会议室X）

主持人

姓名（如：*经理）

记录人

姓名（如：*助理）

参会人员

列出所有参会人员姓名（如：主管、专员、代表），缺席人员注明原因（如：请假出差）

会议主题

简述会议核心目标（如：“解决项目A延期问题，确定下一阶段计划”）

（二）会议议程与记录表

序号

议题

讨论要点

决议/结论

关联行动项

1

项目A进度汇报

专员：目前完成60%，原定7月25日完成，因供应链延迟可能延期3天；主管：需协调供应商加快交期

供应链问题由*经理负责协调，7月22日前反馈结果；项目A延期至8月28日完成

行动项1

2

Q3营销方案评审

代表：预算需控制在50万元内；主管：重点投放线上渠道，减少线下活动

通过Q3营销方案，预算48万元，线上渠道占比70%，由*团队负责8月5日前细化执行计划

行动项2

3

其他事项

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（三）行动项跟踪表