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采购申请与审批流程标准化模板（供应商管理必备）

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购管理场景，特别适合需要规范采购流程、强化供应商管控、提升审批效率的企业。通过标准化流程设计，可解决采购需求模糊、审批环节冗余、供应商选择随意、采购过程不透明等问题，保证采购活动合规、高效、可控，同时为企业与供应商建立长期稳定的合作关系奠定基础。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与部门初审

操作主体：采购需求部门（如生产部、行政部、市场部等）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《采购申请表》（模板见第三章），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等核心信息，并附上相关依据（如生产计划、费用预算、项目方案等）。

需求部门负责人对申请的合理性、必要性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门工作计划及企业战略目标；

规格参数是否明确，是否存在可替代的内部资源（如闲置设备、库存物资）；

预估价格是否符合市场行情，是否在部门预算范围内。

初审通过后，负责人在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并将材料提交至采购部。

输出结果：经部门负责人签字的《采购申请表》及相关附件。

（二）采购部需求复核与供应商初步筛选

操作主体：采购部

操作内容：

采购部收到材料后，1个工作日内完成需求复核，重点检查：

申请表信息是否完整、规范（如规格型号模糊、数量未填写等需退回补充）；

是否属于企业集中采购目录范围（如属于，需优先通过企业采购平台执行）；

是否存在紧急采购需求（紧急采购需说明原因，并启动快速审批流程）。

根据需求类型，启动供应商筛选：

常规采购：从《合格供应商名录》（模板见第三章）中筛选符合资质的供应商，优先选择过往合作评价良好、响应及时的供应商；

新供应商引入：若名录中无合适供应商，需启动供应商寻源流程，通过行业平台、展会推荐、公开招标等方式收集潜在供应商信息，并初步审核其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）。

对于金额较大或关键物料的采购，需组织2-3家供应商进行询价或比价，填写《供应商询价记录表》（模板见第三章），记录报价、交货期、付款条件等关键信息。

输出结果：复核通过的《采购申请表》、供应商名单（含新供应商资质材料）、询价记录（如需）。

（三）预算与采购方案审批

操作主体：财务部、采购负责人、分管领导/总经理

操作内容：

预算审核：采购部将采购方案（含供应商选择、预估总价）提交至财务部，财务部重点审核：

预估总价是否在部门预算额度内；

资金来源是否明确（如运营资金、专项预算等）；

大额采购（如超过万元，金额标准由企业自行设定）是否需要提交预算调整申请。

分级审批：根据采购金额及重要性，按以下权限审批：

小额采购（如金额＜元）：采购负责人审批；

中额采购（如元≤金额＜元）：分管副总审批；

大额采购（如金额≥元）：总经理审批；

战略采购/关键物料：需召开采购评审会，需求部、采购部、财务部、法务部共同参与，评审通过后由总经理审批。

审批通过后，采购部在《采购申请表》“审批意见”栏记录审批结果，并启动采购执行流程。

输出结果：审批完成的《采购申请表》、采购方案确认文件。

（四）采购订单与供应商确认

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据审批通过的采购方案，在3个工作日内《采购订单》（模板见第三章），明确以下条款：

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

交货时间、地点、方式；

付款条件（如预付款比例、到货付款、验收后付款等）；

质量标准、验收方法及违约责任。

将《采购订单》发送至供应商确认，供应商需在2个工作日内反馈确认结果（如无异议则盖章回传，有异议需协商调整）。

订单确认后，采购部将订单复印件分发至需求部、财务部备案，作为后续验收、付款的依据。

输出结果：双方确认的《采购订单》、订单分发记录。

（五）交付、验收与入库

操作主体：供应商、需求部、仓储部（如需）

操作内容：

交付：供应商按订单约定时间、地点交付物品/服务，并附送货单、产品合格证、检测报告等资料。

验收：

现场验收：需求部与仓储部（涉及实物入库时）共同到场，对照采购订单核对物品数量、规格型号、外观质量，确认是否完好无损；

技术验收：对专业设备或服务，需组织技术部门（如设备部、IT部）进行功能测试，出具《技术验收报告》；

不合格品处理：若验收不合格，需当场记录问题（如数量短缺、质量不符），并通知采购部联系供应商退换货或整改，整改后需重新验收。

入库：验收合格的实物物品，由仓储部办理入库手续，填写《入库单》（模板见第三章），注明订单号、物品信息、验收人、入库日期等信息，并同步更新库存台账。

输出结果：《验收记录表》