项目管理会议记录及行动计划跟进表.docVIP

项目管理会议记录及行动计划跟进表：高效协同与落地保障工具

适用场景与价值

在项目管理中，会议是同步目标、解决问题、分配任务的核心场景，但传统会议常出现“议而不决、决而不行、行而无果”的问题。本工具模板专为项目管理设计，覆盖项目启动会、周/双周例会、阶段复盘会、风险专题会等关键会议场景，通过标准化记录与动态跟进，实现三大核心价值：

目标对齐：明确会议核心议题与输出成果，避免讨论偏离方向；

责任落地：将会议决议转化为可执行的行动项，清晰划分负责人与时间节点；

过程可视：实时跟进任务进展，及时发觉风险并调整策略，保证项目按计划推进。

详细操作流程

使用本工具需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—持续跟进”四步流程，保证每个环节闭环管理。

第一步：会前准备——明确会议目标与框架

确定会议核心目的：根据项目阶段明确会议类型（如启动会需明确项目目标与分工，例会需同步进度与问题），避免“为开会而开会”。

梳理会议议程：提前1-2天发送会议通知，附议程清单（含各议题讨论时间、负责人），例如：

议题1：项目当前进度汇报（汇报人：**，15分钟）；

议题2：设计阶段风险问题讨论（负责人：**，20分钟）；

议题3：下一阶段任务分配（主持人：**，15分钟）。

收集基础信息：记录人员提前梳理项目背景、上次会议未完成行动项、当前关键数据（如进度偏差、风险清单），保证会议讨论有据可依。

第二步：会中记录——聚焦关键信息与行动项

会议记录需遵循“客观简洁、突出重点”原则，重点记录三类内容：

核心讨论要点：针对每个议题，记录关键观点、分歧与共识（如“设计稿交付时间因资源冲突需延后3天，**提出协调外部资源支持”）。

决议事项：明确会议达成的结论（如“同意将设计稿交付时间调整为X月X日，增加1名设计实习生协助**”）。

行动项清单：这是会议记录的核心，需记录任务名称、负责人、起止时间、完成标准、所需支持五要素，例如：

任务名称

负责人

开始时间

截止时间

完成标准

所需支持

修改UI设计稿

**

X月X日

X月X日

通过产品经理终审

产品经理赵六确认需求

协调设计实习生资源

**

X月X日

X月X日

确认实习生入职并熟悉项目

人力部门陈七对接流程

记录时需注意：行动项需“SMART”（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），避免使用“尽快”“跟进”等模糊表述。

第三步：会后整理——确认记录与分发

记录核对与补充：会议结束后2小时内，记录人员整理会议纪要，标注“待确认”信息（如未明确的完成标准），与主持人核对无误后，标注“最终版”。

分发与同步：通过项目管理工具（如飞书、钉钉）或邮件发送纪要，抄送所有参会人员及项目相关方，并明确“如有异议请在24小时内反馈”。

录入跟进系统：将行动项录入项目管理看板（如Jira、Trello），设置“截止时间提醒”，保证责任人及时接收任务。

第四步：持续跟进——动态跟进与风险预警

定期更新状态：行动项负责人需在每日站会或周例会中更新进展，标记状态（“进行中”“已完成”“受阻”），受阻项需说明原因及解决方案（如“UI设计稿受阻：第三方素材库未授权，**正在联系替代供应商，预计X月X日解决”）。

逾期处理机制：对逾期未完成的任务，由项目经理牵头分析原因：若为资源不足，协调支持；若为优先级冲突，重新排序；若为能力问题，安排培训或协助。

闭环归档：项目结束后，将会议记录与跟进表整理归档，作为项目复盘的输入依据（如分析“行动项逾期率高的环节是否存在流程漏洞”）。

模板内容结构

以下为项目管理会议记录及行动计划跟进表示例，可根据实际需求调整字段：

一、会议基本信息

项目名称

会议名称

会议时间

会议地点/形式

电商平台升级

项目启动会

2023-10-2614:00-16:00

3号会议室/线下

主持人

记录人

参会人员

缺席人员及原因

**（项目经理）

赵六（项目助理）

、、陈七

周八（出差，已同步会议纪要）

二、会议议程与讨论内容

序号

议题

讨论要点

决议事项

1

项目目标与范围确认

（产品负责人）：核心目标为Q1完成用户端改版，核心功能包括首页重构、个人中心优化。（技术负责人）：技术可行性评估需1周。

确认项目目标：Q1完成用户端改版，核心功能为首页重构+个人中心优化。**需于11月2日前提交技术方案。

2

资源分配与时间规划

陈七（设计负责人）：设计团队当前负荷较重，需增加1名实习生。**：协调人力部门支持。

增加1名设计实习生，陈七负责对接，11月3日前到岗。项目里程碑：11月15日完成设计稿，12月15日完成开发。

三、行动计划与跟进表

任务名称

负责人

开始时间

截止时间

完成标准

当前状态

备注

编制技术方案

**

10-27

11-02

包含架构图、风险评估表

进行中

需产品**确认需求

对接设计实习生资源

陈七