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行政公文写作与格式规范工具集

引言

行政公文是政机关、企事业单位在社会管理中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流沟通情况的重要工具。本工具集旨在为公文写作人员提供系统化的格式规范、操作流程及模板参考，帮助提升公文写作效率与规范性，保证公文内容准确、格式合规、流转顺畅。

一、适用对象与常见应用场景

（一）适用对象

机关单位文秘人员：负责政机关、事业单位公文的拟稿、审核、印发等工作；

企业行政人员：处理企业内部通知、请示、报告等管理类公文；

基层工作人员：需向上级单位报送工作总结、请示事项或向下级传达工作部署；

新入职人员：对公文格式、写作规范不熟悉，需系统学习参考。

（二）常见应用场景

向上级请示工作：如《关于申请举办培训班的请示》《关于解决项目经费的请示》；

向下级部署工作：如《关于开展专项工作的通知》《2024年度工作要点》；

平行单位商洽事务：如《关于商请协助开展调研的函》；

汇报工作进展：如《2024年第一季度工作总结》《关于项目实施情况的报告》；

发布规章制度：如《公司公文处理管理办法》《社区议事规则》。

二、公文写作全流程操作指南

（一）第一步：明确公文文种与适用范围

根据行文目的和内容，选择正确文种（依据《政机关公文处理工作条例》规定，常用文种有15种）。常见文种适用场景

文种

适用场景

核心特征

通知

批转、转发公文，部署工作，告知事项

适用范围广，具有执行性

请示

向上级请求指示、批准

一文一事，需上级批复

报告

向上级汇报工作、反映情况、答复询问

不需批复，陈述性为主

函

不相隶属机关商洽工作、询问答复问题

灵活性强，平行或不相隶属机关间使用

纪要

记载会议主要情况和议定事项

具备纪实性和约束力

示例：若需向市财政局申请增加年度预算，应使用“请示”；若需向兄弟单位交流工作经验，应使用“函”。

（二）第二步：收集整理素材与依据

政策依据：收集与公文内容相关的法律法规、上级文件、会议纪要等，保证内容符合政策要求；

事实依据：梳理具体数据、案例、工作进展等，保证内容真实准确（如涉及数据需标注来源，如“据2024年3月统计，项目完成率85%”）；

领导指示：记录领导对公文内容的具体要求（如重点强调的事项、需调整的方向），保证符合工作部署。

注意：素材需分类整理，标注关键信息，避免遗漏重要内容。

（三）第三步：规范拟写公文

公文一般由“标题—主送机关——附件说明—发文机关署名—成文日期—印章”等要素构成，各部分需严格遵循格式规范。

1.标题

格式：发文机关+事由+文种（如“市人民关于开展全市安全生产大检查的通知”）。

要求：

事由明确，概括公文核心内容（不超过20字）；

标题居中排布，字体为小标宋简体二号，不加书名号；

若转发文件，可简化为“发文机关+转发+原发文机关+原标题+文种”（如“厅转发《财政部关于加强管理的通知》的通知”）。

2.主送机关

格式：顶格书写，后加冒号，多个机关用顿号分隔（如“各县（市、区）人民，市各部门：”）。

要求：

主送机关是公文的主要受理机关，需准确、单一（如“请示”只写一个主送机关，不抄送下级）；

若主送机关过多导致一行写不下，可回行顶格，与上一机关对齐。

3.

结构：开头（缘由）—主体（事项）—结尾（要求或总结）。

开头：简明说明发文目的或依据（如“为贯彻落实会议精神，现就事项通知”）；

主体：条理清晰，分点阐述（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分层次，最多不超过四级）；

结尾：根据文种规范表述（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”）。

要求：

语言庄重、准确、简洁，避免口语化（如“把”改为“将”，“差不多”改为“基本完成”）；

数字用法：日期用“2024年5月20日”，金额用“￥10,000元”（或“人民币壹万元整”），百分比用“85%”。

4.附件说明

格式：“附件：1.X2.X”（附件名称后不加标点）。

要求：

附件是的补充说明，需在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；

若有多个附件，用阿拉伯数字标注序号（如“附件：1.项目实施方案2.经费预算表”）。

5.发文机关署名与成文日期

发文机关署名：全称或规范化简称（如“市人民”“公司”），居中排布，字体为仿宋GB2312三号；

成文日期：阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），右空四字编排，字体为仿宋GB2312三号；

要求：成文日期以领导人签发日期为准，联合行文时署名机关顺序按、政、军、群排列。

（四）第四步：严格审核与修改

公文拟稿完成后，需经“拟稿人自审—科室负责人审核—分管领导签发”三级审核流程，重点检查以下内容：

政策合规性：是否符合法律法规和上级文件要求；

内容准确性：数据、事实、表述是