采购管理模板及供应商评价标准.docVIP

采购管理模板及供应商评价标准工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的日常采购管理活动，尤其适用于需规范供应商选择、绩效评估及采购流程优化的场景。具体包括：

常规物料/服务采购：如生产原材料、办公用品、IT服务、维修保养等标准化采购需求；

项目制采购：如工程建设、研发项目外包等需多阶段协同的采购任务；

供应商年度评估：对现有合作供应商的质量、交期、服务等维度进行系统性评价；

新供应商准入：通过标准化流程筛选优质供应商，建立合格供应商名录。

二、采购管理全流程操作指南

采购管理需遵循“需求驱动、合规高效、动态优化”原则，分以下步骤执行：

（一）采购需求发起与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合企业预算与业务规划。

操作步骤：

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等关键信息，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部对需求的合理性（如数量是否符合消耗规律、预算是否超标）进行初审；财务部审核预算匹配度；重大需求（如单笔金额超万元）需报请分管副总总审批。

需求确认：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求确认函》，明确最终采购参数及时间要求。

（二）供应商寻源与资质审核

操作目标：筛选具备合法资质、履约能力的供应商，降低合作风险。

操作步骤：

寻源渠道：通过公开招标、行业平台（如中国采购网、*行业门户）、供应商自荐、同行推荐等方式收集供应商信息，建立《潜在供应商名录》。

资质初审：供应商需提供以下资料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证（或三证合一复印件）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

近三年同类项目合作案例（合同关键页复印件）；

法定代表人身份证复印件及授权委托书（如非法人办理）。

实地考察（针对重要供应商）：采购部联合需求部门对供应商的生产规模、技术能力、品控体系、仓储物流等进行现场考察，填写《供应商实地考察记录表》。

资质终审：综合资料审核与考察结果，由采购经理经理、需求部门负责人、法务专员共同评审，确定《合格供应商名录》，并报采购总监总备案。

（三）询比价与招标采购

操作目标：通过公平竞争获取最优采购方案（性价比、服务、交期等）。

操作步骤：

方式选择：根据采购金额与物料特性选择方式：

金额≤*万元：询比价（至少邀请3家合格供应商报价）；

金额＞*万元或复杂项目：公开招标/邀请招标（需编制招标文件，委托第三方招标代理机构或自行组织）。

文件编制：明确采购需求、技术参数、报价要求（含是否含税、运费、售后等）、投标截止时间、评标标准等。

报价收集与评审：

询比价：供应商在规定时间内提交《报价单》，采购部汇总价格、质量承诺、交期等信息，填写《询比价分析表》，推荐候选供应商。

招标：成立评标委员会（含采购、技术、财务、法务人员），采用综合评分法（价格占40%-60%、技术占20%-30%、服务占10%-20%）确定中标供应商，公示*个工作日。

结果确认：中标结果经采购总监*审批后，向供应商发出《中标通知书》。

（四）合同签订与订单下达

操作目标：明确双方权利义务，规避法律风险。

操作步骤：

合同起草：法务部依据《中标通知书》及谈判结果，使用《采购合同模板》（详见模板3），明确标的物详情、质量标准、交付方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等。

合同评审：采购部、需求部门、财务部、法务部会签，重大合同需聘请外部法律顾问审核。

签订与归档：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同原件交行政部归档，采购部同步录入《采购合同台账》。

订单下达：采购部根据合同填写《采购订单》（PO单），通过ERP系统或邮件发送给供应商，明确订单号、交付批次、时间节点等。

（五）订单执行与交付验收

操作目标：保证物料/服务按时、按质交付，满足生产/运营需求。

操作步骤：

进度跟踪：供应商需提前*天反馈生产/备货进度，采购部每周跟进，如有延迟及时协调（如调整交期或启动备选供应商）。

到货通知：供应商发货后，将物流单号、发货明细同步给采购部，采购部通知需求部门准备验收。

现场验收：

数量验收：核对送货单与订单数量是否一致，如短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：需求部门依据技术标准进行检验（如抽样送检、试用），填写《物料验收单》（详见模板4），注明合格/不合格及处理意见（退货、换货或让步接收）；

外观与包装检查：确认是否破损、标识清晰等。

异常处理：验收不合格时，采购部需在小时内通知供应商，要求其在个工作日内提供解决方案（如补货、退款），并跟踪处理结果。

（六）付款结算与供应商评价

操作目标：规范付款流程，通过评价促进供应商持续改进。

操作步骤：

付款申请：供应商提交发票（