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采购经理招标询价方案参照工具

引言

本工具旨在为采购经理提供标准化的招标询价操作指引，通过规范流程、明确节点、配套工具，帮助采购团队高效完成供应商筛选、价格对比及方案确定，保证采购过程合规、透明且符合成本控制目标。工具适用于各类物料、设备及服务的采购场景，可根据实际需求调整细节。

一、适用工作场景

（一）常规批量采购

如企业生产用原材料、办公用品、劳保用品等需定期采购的标准化物料，通过招标询价整合供应商资源，锁定长期合作优惠。

（二）大型设备/固定资产采购

如生产设备、办公自动化系统、车辆等高价值资产采购，需综合评估供应商技术实力、售后服务及报价合理性，降低采购风险。

（三）项目专项采购

如新建工程、市场推广活动等临时性项目采购，需针对项目需求定制化询价，保证供应商方案与项目要求精准匹配。

（四）紧急替代采购

当现有供应商无法及时供货或出现质量问题时，需快速启动应急询价流程，保障生产经营连续性。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求明确与内部审批

操作要点：

与需求部门（如生产部、行政部、项目部）沟通，明确采购物品/服务的具体要求，包括：

品名、规格型号、技术参数（如设备功率、材料材质）；

数量、交付时间、交付地点；

质量标准（如国标行标、验收方式）；

预算上限（需符合公司采购审批权限规定）。

汇总需求信息，填写《采购需求申请表》，附技术参数说明（如有），提交采购经理*及部门负责人审批。

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》，作为后续询价的依据。

步骤2：询价方案编制与供应商范围确定

操作要点：

编制询价文件：根据需求内容，明确询价方式（公开招标/邀请招标/竞争性谈判/询价采购）、供应商资格条件（如营业执照、相关资质证书、过往业绩）、报价要求（报价有效期、是否含税、是否包含运费/安装费等）、响应文件清单（资质证明、技术方案、报价单等）。

筛选供应商：

公开招标：通过公司合格供应商库、行业平台、媒体公告等发布招标信息；

邀请招标：从合格供应商库中选取3家及以上供应商（如供应商库不足，需通过市场调研新增），重点考察其资质、供货能力及信誉；

紧急采购：可适当简化流程，但需保留供应商筛选记录（如电话沟通记录、资质截图）。

发出《询价邀请函》（含询价文件），明确响应截止时间（预留供应商准备时间，一般不少于3个工作日）。

输出成果：《询价方案》《询价邀请函》、供应商名单（含联系方式）。

步骤3：供应商响应文件收集与初步审核

操作要点：

在截止时间前收集供应商响应文件，检查文件完整性（如是否按要求提交资质、报价单、技术方案等），逾期文件不予接收。

初步审核供应商资格：

营业执照经营范围是否涵盖采购品类；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否有效；

过往业绩（如类似项目合同）是否满足需求。

对不符合资格的供应商，发出《资格不符通知书》；对符合资格的供应商，进入详细评审环节。

输出成果：供应商响应文件汇总表、资格审核结果记录。

步骤4：报价分析与综合评审

操作要点：

价格对比：整理符合资格供应商的报价单，编制《报价对比分析表》，对比含税总价、单价、分项报价（如设备费、运输费、服务费等），剔除明显偏离市场均价的异常报价（需备注原因，如“报价低于成本价30%，未提供说明，暂不纳入考虑”）。

技术/服务评审：组织需求部门、技术部门（如需）对供应商的技术方案、质量保障措施、售后服务承诺（如质保期、响应时间、维修条款）进行评分，可采用打分法（如技术方案30分、服务质量20分、企业实力20分、价格30分）。

综合评议：结合价格、技术、服务、供应商信誉（如是否列入经营异常名录、有无重大诉讼）等因素，形成《供应商综合评审表》，推荐1-3家候选供应商（按优先级排序）。

输出成果：《报价对比分析表》《供应商综合评审表》、评审会议纪要（需参会人员签字，如采购经理*、需求部门代表、财务部代表）。

步骤5：询价结果确认与合同签订

操作要点：

将评审结果及推荐方案提交采购负责人、分管领导审批，确定最终中标供应商。

与中标供应商进行谈判，明确合同条款（如交货期、付款方式、违约责任、知识产权归属等），保证条款合规、无歧义。

拟订采购合同，法务部门（如需）审核后，双方签字盖章生效。

向未中标的供应商发出《未中标通知书》（简要说明未中标原因，无需透露评审细节）。

输出成果：审批通过的《采购合同》《中标通知书》《未中标通知书》。

步骤6：采购执行与履约跟踪

操作要点：

向供应商下达《订单通知单》，明确交付时间、地点、联系人等信息，跟踪生产/备货进度。

货物/服务送达后，组织需求部门、质检部门（如需）进行验收，对照采购需求和技术参数核对数量、质量，填写《到货验收单》，双方签字确认。

按合同约定支付款项（需提供发票、验收单等凭证）。

定期跟踪供应商履约情况（如供