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企业行政日常管理工具集
一、高效会议组织与管理
适用情形
部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等需规范流程、保证会议质量的场景。
操作步骤
会议发起与准备
会议组织人明确会议目的、议题、预计时长及需达成的目标。
确定参会人员（提前与关键人员确认时间冲突），拟定会议议程（含各议题讨论顺序、负责人及预计时长）。
准备会议材料：如项目PPT、数据报表、方案草案等，提前1-2天发送至参会人员（标注“请提前查阅”）。
预订会议室：根据参会人数选择场地，保证设备（投影仪、麦克风、白板等）正常，摆放席卡、饮用水及会议资料。
会议通知与确认
通过企业OA或邮件发送正式通知，包含：会议名称、时间（起止时间精确到分钟）、地点、议程、参会人员、需准备的资料及联系人。
通知发出后1小时内，逐一电话或即时消息确认参会人员是否收到，未确认者重新发送提醒。
会议召开与记录
提前10分钟开放会议室，组织人员引导签到（签到表含姓名、部门、联系方式）。
会议开始后，组织人宣布会议纪律（如手机静音、不随意打断发言），按议程控制时间，保证讨论聚焦议题。
指定专人记录会议内容：重点记录各议题讨论结论、待办事项（含负责人、完成时限）、遗留问题及解决方案。
会议纪要与跟进
会议结束后2个工作日内，整理会议纪要（含会议基本信息、议程回顾、决议事项、待办清单），经会议主持人审核无误后发送至参会人员及相关部门抄送上级领导。
待办事项负责人需在纪要发出后1个工作日内确认接收，行政部每周跟进待办完成情况，更新进度表并及时反馈给会议组织人。
工具模板
表1：会议通知单
会议名称
部门月度工作推进会
时间
2023年10月25日14:00-15:30
地点
3楼第一会议室
参会人员
各部门负责人、行政主管*
议程
1.各部门10月工作汇报（15分钟/部门）2.11月重点工作计划讨论（20分钟）3.跨部门协作事项确认（10分钟）
会议材料
各部门10月工作总结PPT
联系人
行政部*（分机：8012）
表2：会议纪要模板
会议纪要
会议名称：X
时间：2023年X月X日X:-X:
地点：X会议室
主持人：X
记录人：X
参会人员：X、X、X……
缺席人员：X（事由：X）
一、议程回顾与讨论内容
议题一：X
讨论要点：X
结论：X
议题二：X
讨论要点：X
结论：X
二、待办事项清单
序号
事项内容
负责人
完成时限
备注
1
完成11月部门工作计划初稿
市场部*
11月1日前
提交行政部*
2
整理跨部门协作需求清单
运营部*
10月30日前
抄送各部门*
三、其他事项
X
管理要点
会议时长控制：例会建议不超过1.5小时，专题会议不超过2小时，避免议题冗长。
参会纪律：无故缺席或迟到早退者，需在部门例会说明情况，累计3次以上纳入绩效考核。
材料管理：涉密会议材料需标注“内部保密”，会后由行政部统一回收销毁，严禁私自外传。
二、办公用品规范采购与领用
适用情形
日常办公耗材（纸张、笔、文件夹等）、电子设备（U盘、鼠标等）、劳保用品（口罩、消毒液等）的采购、领用及库存管理场景。
操作步骤
需求提报与审批
各部门于每月25日前提交下月《办公用品需求申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途及预算，部门负责人签字确认。
行政部汇总各部门需求，核对库存（避免重复采购），编制《月度采购计划》，报行政总监审批。紧急需求（如耗材耗尽）可随时提交，经部门负责人及行政总监加急审批后采购。
采购与验收入库
采购人员根据审批通过的《月度采购计划》，选择合格供应商（至少比价3家，保证性价比），签订采购合同（含质量保证条款）。
物品送达后，行政部联合需求部门共同验收：核对数量、规格、质量，合格后填写《办公用品入库登记表》（含采购日期、单价、供应商、验收人），入库并贴标签分类存放；不合格物品当场拒收，要求供应商3日内更换。
领用与登记
员工领用办公用品时，填写《办公用品领用申请表》，注明部门、姓名、物品名称、数量及用途，部门负责人签字。
行政部核对库存及审批单，发放物品并更新《办公用品库存台账》（领用日期、领用人、物品名称、数量、库存结余）。
大额物品（如单价超500元）需经行政总监*审批，领用后贴部门资产标签，明确责任人。
库存盘点与优化
行政部每月末进行一次全面盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》，差异率超5%需分析原因（如损耗、漏记）并整改。
每季度根据领用频率优化库存结构：减少低频物品采购量，增加高频物品安全库存，避免积压或短缺。
工具模板
表3：办公用品需求申请表
部门
市场部
申请人
*
日期
2023-10-20
序号
物品名称
规格
单位
需求数量
用途
1
A4复印纸
80g
包
10
日常办公
2
无线鼠标
罗技M171
个
2
新员工入职
3
文件盒
A4
个
5
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