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流程审批与标准化流程卡工具指南

一、工具概述

流程审批与标准化流程卡是组织内部规范业务流转、明确权责分工、提升决策效率的核心工具。通过将重复性业务流程固化为标准化模板，保证每个环节有章可循、有据可查，既能减少沟通成本，又能降低操作风险，适用于企业行政、采购、人事、财务等多场景的规范化管理。

二、适用业务场景

本工具适用于需要跨部门协作、多级审批的标准化业务场景，具体包括但不限于：

（一）行政类流程

如办公用品申领、用印申请、会议纪要审批、固定资产采购等，需明确需求发起、部门审核、行政部复核、领导审批的全流程。

（二）财务类流程

如费用报销（差旅费、招待费等）、付款申请、预算调整、借款申请等，需结合财务制度规范审批权限，保证票据合规、金额准确。

（三）人事类流程

如员工入职审批、转正申请、异动调岗、离职交接、考勤异常处理等，需联动人力资源部、用人部门及管理层，保证流程符合劳动法规。

（四）业务类流程

如项目立项、合同审批、供应商准入、客户投诉处理等，需通过标准化流程明确各环节责任主体及输出成果，保障业务合规开展。

三、标准化操作流程

以“通用业务流程审批”为例，标准化操作流程分为以下6个步骤，保证每个环节可控、可追溯：

步骤一：流程发起与信息填写

发起主体：由业务需求人（如员工、部门负责人）通过内部办公系统或纸质表单发起流程。

填写要求：

准确填写“申请事项名称”（如“2024年Q3办公用品采购申请”）；

明确“申请人信息”（姓名、工号、所属部门、联系方式）；

详细说明“申请事由及需求背景”（如“因部门打印机老化，需采购A4纸5箱、墨盒2个”）；

提交必要附件（如采购报价单、项目可行性报告、费用明细清单等）。

注意事项：信息不全或附件缺失的流程，系统将自动驳回，需补充完整后重新发起。

步骤二：部门负责人初审

审核主体：申请人所在部门负责人（如行政部主管、项目经理）。

审核内容：

核查申请事项的必要性（如“办公用品采购是否符合部门年度预算”）；

评估需求的合理性（如“采购数量是否匹配实际使用需求”）；

确认申请人信息及附件的真实性。

操作结果：

审核通过：流转至下一环节（如跨部门会签或直接提交权责审批）；

审核不通过：填写驳回意见（如“预算超支，请重新核减采购数量”），流程退回申请人修改。

步骤三：跨部门会签（如需）

会签主体：涉及的其他相关部门（如采购申请需财务部审核预算，合同需法务部审核合规性）。

会签时限：各会签部门需在1个工作日内完成审核，超时未操作系统默认为“同意”。

会签内容：

财务部：核查预算额度、付款方式、票据类型是否符合财务制度；

法务部：审核合同条款是否合法、权责是否对等；

其他部门：评估业务交叉环节是否存在冲突（如市场部活动申请需与行政部协调场地资源）。

操作结果：所有会签部门均通过后，流程进入权责审批环节；任一部门不通过，需说明具体原因，流程终止或退回调整。

步骤四：权责审批

审批主体：根据事项金额、重要性划分审批权限（示例）：

金额≤1000元：部门经理*审批；

1000元＜金额≤5000元：分管副总*审批；

金额＞5000元或重大事项：总经理*审批。

审批重点：

重大事项需结合公司战略、风险评估结果综合判断；

超预算申请需提交《预算调整申请表》同步审批。

操作结果：审批通过后，流程进入执行环节；审批不通过，由发起人根据意见整改后重新发起。

步骤五：结果反馈与执行

反馈方式：审批通过后，系统自动通过消息/邮件通知申请人及相关部门；审批不通过，需明确驳回原因及整改要求。

执行要求：

申请人需在收到通知后2个工作日内启动业务执行（如提交采购订单、组织活动）；

执行过程中需同步记录关键节点（如“供应商已发货”“合同已签署”），并通过系统更新进度。

步骤六：流程归档

归档主体：流程执行完成后，由行政部或财务部统一归档。

归档内容：

纸质流程卡：需包含各环节审批签字页、附件原件，按“年度+事项类型”分类存档；

电子流程：系统自动保存审批记录、附件及操作日志，保存期限不少于3年。

查询权限：员工可通过系统查询本人发起流程的进度及结果，归档文件经申请后可内部查阅。

四、流程卡模板及填写说明

（一）标准化流程卡模板（以“费用报销”为例）

流程卡编号

申请日期

年月日

申请事项

□差旅费□招待费□办公费□其他：_________

申请人

姓名：_________工号：_________

所属部门

联系方式

报销期间

年月日至年月日

报销金额

大写：________________小写：￥_________

报销事由

（需详细说明费用发生背景、用途，如“2024年3月10-12日陪同客户考察项目，产生交通费、住宿费”）

费用明细

费用类型

金额（元）

发生日期

部门审核

□同意□不同意（请注明原因