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机电设备资料、档案管理规定

一、总则

1.目的

为了加强机电设备资料、档案的科学管理，确保资料、档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥其在机电设备管理、维护、改造及更新等方面的作用，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有机电设备从规划、设计、采购、安装、调试、使用、维护、改造直至报废全过程中产生的各类资料、档案的管理。

3.管理原则

机电设备资料、档案管理遵循集中统一、分级管理、确保安全、方便利用的原则。

二、资料、档案的范围和分类

1.资料范围

前期资料：包括机电设备的项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书、设备选型论证报告、采购合同及技术协议等。

技术资料：设备的原始技术文件，如设备说明书、图纸（包括装配图、零件图、电气原理图等）、技术参数、操作手册、维护手册、润滑图表等。

安装调试资料：设备安装施工方案、安装记录、调试报告、安装验收报告等。

运行维护资料：设备运行日志、维护保养计划及记录、故障维修记录、设备巡检记录、润滑记录等。

改造更新资料：设备改造方案、改造设计图纸、改造施工记录、改造验收报告等。

报废资料：设备报废申请报告、报废鉴定报告、资产核销文件等。

2.档案分类

纸质档案：以纸张为载体的各类文件、图纸等资料。

电子档案：以电子数据形式存储的资料，如电子文档、电子图纸、数据库文件等。

三、资料收集与整理

1.收集责任主体

各部门负责本部门职责范围内机电设备资料的收集工作。采购部门负责设备采购合同、技术协议等前期资料的收集；设备安装部门负责安装调试资料的收集；设备使用部门负责运行维护资料的收集；设备改造部门负责改造更新资料的收集；资产管理部门负责报废资料的收集。

档案管理部门负责对各部门收集的资料进行汇总、审核和整理。

2.收集要求

资料收集应及时、完整、准确。各部门应在设备相关活动结束后的规定时间内（一般为15个工作日）将收集到的资料移交档案管理部门。

对于重要资料，如设备采购合同、技术协议等，应收集原件；无法收集原件的，应收集加盖提供单位公章的复印件，并注明原件存放处。

电子资料应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并保证数据的完整性和可读性。

3.整理方法

纸质资料应按照设备名称、类型、时间顺序进行分类整理，装订成册，并编制目录。

电子资料应建立相应的文件夹结构，按照设备编号和资料类别进行分类存储，并建立电子索引目录。

四、档案的归档与保管

1.归档流程

各部门将整理好的资料提交给档案管理部门，档案管理部门对资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性等。

经审核合格的资料，档案管理部门应及时进行归档，建立档案编号，并将档案信息录入档案管理系统。

对于不符合要求的资料，档案管理部门应及时通知相关部门补充或修正。

2.保管要求

纸质档案保管

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。

档案应存放在专用的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。

定期对纸质档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

电子档案保管

电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。

建立电子档案访问权限管理制度，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。

定期对电子档案的存储设备进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。

3.档案的保密

对于涉及公司机密的机电设备资料、档案，应采取严格的保密措施。档案管理部门应制定保密制度，明确保密范围、保密期限和保密责任。

未经授权，任何人不得擅自复制、传播、泄露档案内容。对于违反保密规定的行为，将依法追究相关人员的责任。

五、档案的借阅与利用

1.借阅流程

借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人批准。

档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，将档案交给借阅人员。

借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。

2.利用要求

借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得损坏、涂改、丢失档案。

档案仅供借阅人员在规定的用途范围内使用，不得擅自将档案提供给他人使用。

利用档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得在档案上做任何标