采购申请及审批流程模板成本控制及供应商管理.docVIP

采购申请及审批流程模板：成本控制与供应商管理指南

一、模板应用背景与适用范围

在企业运营中，采购活动是成本控制的核心环节，也是供应链管理的关键起点。规范的采购申请及审批流程能够保证采购需求的合理性、成本的经济性及供应商的合规性，有效避免资源浪费、违规采购等风险。

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理场景，涵盖物料采购、服务采购、固定资产采购等类型，特别适用于需强化成本管控、规范供应商合作的中大型企业。模板可根据企业规模、行业特性及内部管理要求灵活调整，保证流程落地性与实用性。

二、采购申请及审批全流程操作指南

（一）采购需求发起与初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产排程、项目预算、办公需求），填写《采购申请单》，明确以下信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预估总价；

采购原因、用途、期望交付日期；

预算科目（如“生产成本-原材料”“管理费用-办公费”）及预算编码。

需求部门负责人（如生产经理*）对采购需求的必要性、合理性进行初审，重点核对：

采购内容是否与部门业务计划匹配；

数量是否基于实际需求（如生产计划用量、历史消耗数据），避免过量采购；

预估单价是否参考历史采购价或市场行情，异常波动需说明原因。

初审通过后，将《采购申请单》提交至财务部及采购部。

（二）预算审核与成本控制节点

操作主体：财务部

操作内容：

财务部（审核人：财务经理*）收到《采购申请单》后，1个工作日内完成预算审核：

核对申请预算是否在部门年度/季度预算额度内；

预估总价是否准确，必要时要求需求部门提供价格测算依据（如3家以上供应商报价单）；

超预算采购需提交《超预算申请说明》，详细列明超支原因（如紧急需求、价格上涨）及成本控制措施，报分管副总*审批。

预算审核通过后，财务部在《采购申请单》“预算审核”栏签字确认；未通过则退回需求部门调整。

（三）采购方式确定与供应商寻源

操作主体：采购部

操作内容：

采购部（负责人：采购主管*）根据采购金额、物品特性确定采购方式：

小额采购（预估总价≤5000元）：可从《合格供应商名录》中选择1-2家供应商进行比价，优先选择性价比高的供应商；

中额采购（5000元＜预估总价≤5万元）：需向至少3家合格供应商询价，填写《比价记录表》，包含供应商名称、报价、交付周期、付款条件、质量承诺等信息；

大额采购（预估总价＞5万元）：需启动招标流程（公开招标或邀请招标），或组织跨部门（需求部、财务部、采购部）进行供应商评审。

供应商寻源需优先从《合格供应商名录》中选择，名录外供应商需提交《供应商资质审查表》（含营业执照、行业许可证、产品合格证、质量体系认证等），由采购部、需求部联合审核资质合规性。

（四）采购审批与合同签订

操作主体：采购部、分管副总、总经理

操作内容：

采购部汇总《采购申请单》《比价记录表》《供应商资质审查表》等材料，按审批权限逐级报批：

小额采购：采购部负责人审批；

中额采购：分管副总*审批；

大额采购：总经理*审批。

审批通过后，采购部与供应商签订《采购合同》，明确以下条款：

价格（含是否含税、运费、安装费等）、数量、质量标准、交付时间及地点；

付款方式（如“货到付款”“30天账期”）、违约责任（如逾期交付违约金、质量不合格处理方式）；

成本控制附加条款（如“年度采购量达到元可享受X%折扣”“原材料价格波动超过±5%时启动调价机制”）。

（五）采购执行与验收

操作主体：采购部、需求部门、财务部

操作内容：

采购部按合同约定跟踪供应商履约情况，保证按时交付；如遇延迟，及时与供应商沟通并报备分管领导。

需求部门收到物品/服务后，组织验收：

物品验收：核对数量、规格型号是否与合同一致，检查外观、功能、质量证明文件（如合格证、检测报告），填写《物品验收单》；

服务验收：按服务标准（如项目完成度、响应速度）评估服务质量，填写《服务验收单》。

验收不合格的，需求部门需在2个工作日内书面反馈采购部，采购部负责与供应商协商退换货、索赔等事宜，并记录供应商不良履约行为。

（六）付款结算与成本复盘

操作主体：财务部、采购部

操作内容：

财务部收到《采购合同》《物品/服务验收单》《发票》后，审核单据一致性，按合同约定安排付款。

采购部每季度对采购成本进行复盘，分析：

实际采购成本与预算差异及原因（如市场价格波动、供应商选择偏差）；

重点供应商的价格竞争力、交付及时率、质量合格率；

成本控制措施有效性（如比价执行率、折扣利用率），形成《季度采购成本分析报告》，报管理层参考优化后续采购策略。

三、核心模板表格设计

表1：采购申请单

申请单号：

申请部门：

申请人：

联系方式：

申请日期：

期望交付日期：

预算科目：

预算编码：