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餐饮店食材采购管理流程手册

一、总则

（一）目的与意义

本手册旨在规范餐饮店食材采购的全过程，确保采购的食材符合食品安全标准、质量要求，同时实现成本有效控制、供应链稳定可靠，最终保障餐饮产品品质，提升顾客满意度，维护店铺声誉与经济效益。

（二）适用范围

本手册适用于本店所有食材（包括主料、辅料、调料、生鲜、冻品、干货等）的采购计划、供应商选择、采购执行、验收、入库及相关记录管理等活动。店内所有涉及采购环节的人员均需严格遵守本手册规定。

（三）基本原则

1.质量优先原则：坚决将食材质量与安全放在首位，严格把控源头。

2.合规合法原则：供应商资质齐全，采购流程符合国家法律法规及行业规范。

3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式追求合理成本。

4.及时准确原则：确保食材按时、按质、按量供应，满足经营需求。

5.公开透明原则：采购过程力求公开，建立可追溯机制。

二、食材需求计划与汇总

（一）需求提出

1.厨房需求：主厨或厨房负责人根据次日或近期的经营预估、菜单规划、当前库存情况，填写《食材采购申请单》，明确食材名称、规格、预估数量、质量要求及建议采购日期。

2.仓库补充：库管员定期对库存食材进行盘点，当某种食材库存量低于设定的安全库存量时，填写《库存补充申请单》。

（二）需求汇总与审核

1.汇总整理：采购负责人（或指定人员）收集各部门提交的采购申请，进行分类、汇总，避免重复采购。

2.库存核查：结合仓库实际库存数据，对汇总后的需求进行复核，调整采购数量，确保“先进先出”，减少库存积压和浪费。

3.计划制定：根据复核后的需求，考虑食材的保鲜期、采购周期、市场供应情况等因素，制定《食材采购计划书》。

三、供应商选择与管理

（一）供应商资质审查

1.基本资质：供应商必须持有有效的营业执照、食品经营许可证（或相应生产许可证）等法定证件。

2.质量保障能力：考察供应商的食材来源、生产加工环境、质量控制体系、冷链运输能力等。优先选择有良好口碑、行业认可度高的供应商。

3.供货能力与稳定性：评估供应商的供货及时性、供货量保障能力及应对突发情况的能力。

4.信誉与服务：了解供应商的商业信誉、售后服务水平及合作意愿。

（二）供应商评估与筛选

1.初步筛选：根据资质审查结果，筛选出符合基本要求的候选供应商。

2.样品测试：对关键食材，可要求供应商提供样品，由厨房及相关人员进行质量评定。

3.实地考察：对重要供应商，应组织实地考察，核实其实际情况与所提供信息的一致性。

4.综合评估：从质量、价格、服务、信誉、供货能力等多方面进行综合评估，择优确定合作供应商。

（三）供应商档案建立与动态管理

1.档案建立：为每个合格供应商建立档案，内容包括：供应商基本信息、资质证明复印件、联系方式、供应食材种类与价格、评估记录、合作历史等。

2.定期评估：定期（如每季度或每半年）对供应商的表现进行评估，评估结果作为是否继续合作或调整合作份额的依据。

3.淘汰机制：对评估不合格、出现严重质量问题或违约行为的供应商，应及时终止合作。

4.新供应商开发：保持对市场的关注，适时开发新的合格供应商，以引入竞争，降低供应风险。

四、采购计划制定与审批

（一）采购计划内容

《食材采购计划书》应包含以下主要内容：食材名称、规格型号、计量单位、采购数量、质量标准、预估单价、预估金额、建议供应商、计划采购日期、预计到货日期、申请人、审批人等。

（二）采购计划审批

1.部门审核：采购计划书由采购负责人审核其合理性与必要性。

2.管理层审批：根据采购金额的权限设置，提交相应管理层进行审批。大额或重要采购计划需经过更高级别审批。

3.计划调整：审批未通过的采购计划，应根据审批意见进行调整后重新提交。

五、采购执行与订单管理

（一）采购方式选择

根据食材特性、采购量、市场情况等选择合适的采购方式，如：

1.定点采购：与长期合作的合格供应商签订协议，进行常规食材的采购。

2.招标采购：对于大宗、长期的食材采购，可考虑采用招标方式，以获得更优的价格和服务。

3.应急采购：当出现临时急需或常规供应商无法满足时，可启动应急采购流程，但需事后补全相关手续，并对采购渠道严格把关。

（二）订单下达

1.生成采购订单：根据审批通过的采购计划，向选定的供应商下达《采购订单》。订单应清晰、准确地列明各项采购要素。

2.订单确认：发送订单后，应与供应商进行确认，确保其对订单内容无异议，并明确交货细节。

（三）采购跟踪

采购人员应主动与供应商保持沟通，跟踪食材生产、备货及运输进度，确保按期到货。对可能出现的延迟情况，要及时预警并协调解决。

六、食材验收与入库

（一）验收准备

1.人员