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合同管理流程及模板标准化手册

前言

为规范公司合同管理全流程，防范合同风险，提高合同签订与履行效率，保证业务合规运营，特制定本手册。本手册涵盖合同从起草到归档的全环节操作指引、标准化模板及关键风险控制要点，适用于公司各部门及合同相关岗位人员，请严格遵照执行。

一、适用范围与业务场景

本手册适用于公司所有对外经济合同的签订、履行、变更及归档管理，覆盖但不限于以下业务场景：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等供应商合作场景；

销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等客户合作场景；

合作类合同：联合研发、渠道代理、项目共建等第三方合作场景；

服务类合同：咨询服务、技术服务、租赁服务等服务提供场景；

其他类合同：保密协议、授权协议、补充协议等支撑性合同场景。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同发起与起草

发起条件：业务部门需合作时，明确合作方基本信息、合作内容、核心需求（如标的、数量、价格、履行期限等），发起合同申请。

职责分工：

业务部门：根据合作需求，选择对应标准化模板，填写合同核心条款（如合同主体、标的、金额、履行方式、违约责任等），附合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）。

法务部门：提供标准化模板及法律支持，协助业务部门起草特殊条款。

输出成果：《合同审批单》（含合同草案、合作方资质材料、业务部门需求说明）。

（二）合同评审

评审组织：业务部门发起后，由法务部门牵头，组织财务、采购、业务等部门进行联合评审。

评审要点：

合法性：合同条款是否符合法律法规，是否存在法律风险（如格式条款、争议解决方式等）；

商务条款：标的、数量、价格、履行期限、验收标准等是否与业务需求一致；

财务条款：付款方式、发票类型、税务处理是否符合财务制度，资金安排是否合理；

合规性：合作方资质是否有效（如营业执照、行业许可证等），是否涉及关联交易或敏感业务。

评审输出：各部门在《合同评审表》中签署意见，法务部门汇总评审意见，反馈业务部门修改合同草案。

（三）合同审批

审批权限：根据合同金额及类型，分级审批（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人、法务专员审批；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人、法务专员、财务经理*审批；

金额＞50万元：业务部门负责人、法务专员、财务经理、总经理审批。

审批流程：业务部门提交《合同审批单》及评审后的合同草案，按权限逐级审批；审批通过后，由法务部门出具《合同审批意见书》。

（四）合同签署

签署准备：审批通过后，业务部门确认合同文本最终版本，加盖合同骑缝章，准备签署用印材料（含《合同审批意见书》、授权委托书（如需））。

签署规范：

合同双方需由法定代表人或授权代表签署，授权委托书需明确授权范围及期限；

签署字迹清晰，日期完整，合同文本份数按双方约定（如正本2份，副本若干）；

电子合同需通过公司指定的电子签约平台签署，保证签署过程及文件可追溯。

（五）合同履行与变更

履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪合作方履约进度（如交付时间、质量标准、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》，定期向法务及财务部门反馈。

变更管理：

履行过程中需变更合同内容（如标的、金额、期限等）时，由业务部门发起《合同变更申请》，附变更原因及双方协商意见；

变更需履行原审批流程，签订《合同补充协议》，补充协议与原合同具有同等法律效力。

（六）合同归档

归档范围：合同正本、副本、《合同审批单》、《合同评审表》、补充协议、履行过程中的重要函件（如验收报告、付款凭证等）。

归档流程：

合同签署后10个工作日内，业务部门将合同材料整理成册，提交行政管理部门*；

行政管理部门对材料完整性审核后，编号入库（电子档案同步至公司合同管理系统），保管期限按公司档案管理制度执行（一般合同保管期限≥5年，重要合同≥10年）。

三、标准化合同模板及填写说明

（一）采购合同模板（节选）

合同编号：[年份]-[部门简称]-[序号]

甲方（采购方）：公司全称

统一社会信用代码：[]

地址：[]

法定代表人：[]

乙方（供应商）：合作方全称

统一社会信用代码：[]

地址：[]

法定代表人：[]

鉴于：甲方向乙方采购[货物/服务名称]，根据《_________民法典》及相关法律法规，双方达成如下协议：

1.采购标的

序号

货物/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

备注

1

[示例：办公电脑]

[示例：ThinkPadT14]

台

10

6000

60000

含税

2.质量标准与验收

2.1乙方所提供货物/服务需符合国家[行业]标准及甲方技术要求（详见附件《技术规格说明书》）。

2.2甲方应在收到货物后[]个工作日内验收，验收合格签署《验收确认单》；服务类合同按阶段验收，需提供[服务成果报告/验收报