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会议室管理与使用预约制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司会议室的有序使用与高效管理，保障各类会议、培训及活动的顺利开展，避免资源闲置与使用冲突，营造良好的办公环境，特制定本制度。本制度旨在明确会议室的管理职责、使用流程及行为规范，确保公司资源得到合理配置与有效利用。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有会议室（含各部门专属小型研讨室及公共多功能会议室）的预约、使用、管理及维护等相关事宜。公司全体员工及外来访客在使用公司会议室时，均须遵守本制度规定。

第三条基本原则

会议室使用遵循“先预约后使用、公平高效、谁使用谁负责、爱护公物”的原则。各部门应根据实际需求合理申请，避免不必要的占用，鼓励短会、高效会议，倡导资源共享与节约意识。

第二章管理职责

第四条管理部门

公司行政部为本制度的归口管理部门，主要职责包括：

1.负责会议室资源的统筹规划、日常登记与调度协调；

2.监督本制度的执行情况，处理会议室使用过程中的冲突与问题；

3.组织会议室设施设备的日常巡检、维护保养及故障报修；

4.定期对会议室使用情况进行统计分析，优化资源配置方案；

5.负责会议室使用规范的宣导与培训。

第五条使用部门责任

各使用部门及个人在使用会议室期间，应承担以下责任：

1.严格遵守本制度及预约流程，规范使用会议室；

2.自觉爱护会议室设施设备，保持室内清洁卫生；

3.会议结束后，及时清理个人物品，关闭电源、空调及门窗等；

4.如遇设施故障或突发情况，应立即联系行政部处理，并做好记录。

第三章预约与使用规范

第六条预约渠道与方式

会议室预约统一通过公司指定的线上预约系统进行。特殊情况下，如系统故障或紧急会议，可临时向行政部提交书面申请，经审批后予以协调。

第七条预约信息与时限

1.预约时需准确填写会议主题、使用部门、参会人数、使用日期、具体时段、所需设备（如投影仪、视频会议系统等）及联系人信息。

2.为保证资源合理分配，单次会议预约时长一般不超过四个工作小时；确需延长的，需提前向行政部说明理由，经评估后酌情安排。

3.会议室预约可提前进行，预约周期一般不超过两周。长期固定会议应按月提交周期性预约申请。

第八条预约确认与变更

1.线上预约提交后，系统将自动根据会议室占用情况进行审核，审核通过后向联系人发送确认信息。

2.如遇预约冲突，行政部有权根据会议紧急程度、参会规模等因素进行协调调整，并及时与申请人沟通。

3.已预约的会议室如需变更使用时间或取消，申请人应至少提前一个工作小时在系统中操作变更或取消，并通知相关参会人员。未及时取消且造成会议室空置浪费的，将影响后续预约优先级。

第九条使用流程与规范

1.会议开始前，使用人应提前到达会议室，检查设施设备是否完好、环境是否整洁。如发现问题，立即联系行政部处理。

2.使用期间，应保持会议室安静，避免大声喧哗，不得在会议室内进行与会议无关的活动。

3.参会人员应有序进出，爱护会议室内的桌椅、投影设备、音响等设施，严禁随意拆卸、涂改或损坏。

4.会议结束后，使用人需整理好会议资料，清理桌面杂物，将座椅归位，关闭灯光、空调、投影等设备电源，锁好门窗（如适用），并通知行政部进行检查。

5.禁止在会议室内存放个人物品或易燃易爆、腐蚀性等危险物品。

第四章设备使用与维护

第十条设备使用要求

1.使用会议室内的投影仪、麦克风、视频会议终端等专业设备前，应熟悉基本操作方法。如遇操作困难，可联系行政部或IT支持人员协助。

2.严禁私自连接未经授权的外部设备，严禁随意更改设备系统设置或安装软件。

3.使用完毕后，应关闭设备电源，整理好线缆，将遥控器等配件放回指定位置。

第十一条维护与报修

1.行政部定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备处于良好运行状态。

2.任何人员在使用过程中如发现设备故障或损坏，应立即停止使用并向行政部报修，说明故障现象及发生时间，以便及时维修。

3.因使用不当或故意损坏设备的，需由责任人承担维修或赔偿责任。

第五章违规处理

第十二条违规行为界定

凡有以下行为之一的，视为违反本制度：

1.未预约擅自使用会议室或超预约时间占用；

2.虚假预约或恶意占用会议室资源；

3.损坏或遗失会议室内设施设备、用品；

4.会议结束后未按规定清理现场、关闭设备电源；

5.违反设备操作规程导致故障；

6.其他违反本制度规定的行为。

第十三条处理措施

对于违反本制度的行为，行政部将视情节严重程度采取以