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财务报销申请单模板费用申请与审批流程清晰版

一、适用场景说明

本模板适用于公司员工因公开展业务活动产生的各项费用报销，包括但不限于以下情形：

差旅费用：员工因公出差产生的交通费（机票、火车票、汽车票等）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

办公费用：日常办公所需的文具采购、打印复印费、通讯费、快递费等；

业务招待费：为开展业务招待客户、合作方产生的餐费、礼品费等（需注明招待对象及事由）；

其他合规费用：经公司批准的培训费、会议费、市场推广费等与工作直接相关的支出。

注：所有费用需符合公司财务制度及预算管理规定，个人消费、非工作相关费用不可报销。

二、费用申请与审批全流程

（一）报销前准备：票据与信息整理

收集合规票据：

取得真实、合法、有效的费用原始凭证（如增值税发票、财政票据、行程单等），发票抬头需为公司全称，税号准确无误，项目名称、金额、日期等信息清晰；

票据需与实际业务相符，例如差旅费需附行程单（注明出差事由、地点、时间），招待费需附招待清单（含客户单位、人数、事由）；

电子票据需打印纸质版并加盖“与原件一致”章，手写无效。

填写报销信息：

按本模板“财务报销申请单”填写基本信息（申请人、部门、报销周期等）及费用明细（费用类型、内容、金额、票据张数等），保证内容真实、完整，无涂改。

（二）提交报销申请：逐级审批

部门初审：

申请人将填写完整的报销单及原始票据提交至部门负责人，说明费用事由及业务背景；

部门负责人核对费用真实性、合理性及预算额度，确认无误后在“部门负责人”栏签字，并注明“同意报销”。

分管领导审核：

涉及部门预算内常规费用（如办公费、差旅费），部门负责人签字后可直接提交财务部门；

涉及大额费用（单笔超过5000元）或跨部门协作费用，需经分管业务领导审核，确认业务必要性后在“分管领导”栏签字。

财务部门复核：

财务人员接收报销单及票据，重点审核：

票据合规性（发票真伪、抬头、税号、项目等）；

金额准确性（报销总额与票据合计一致，费用计算标准符合公司规定，如差旅补贴按地区标准执行）；

审批流程完整性（部门负责人、分管领导签字是否齐全）。

审核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若审核不通过，注明退回原因并交申请人补充修改。

总经理审批（如需）：

超出分管领导审批权限（如单笔费用超过10000元）或特殊大额支出，需经总经理最终审批，在“总经理审批”栏签字。

（三）报销入账：款项支付

财务付款：

审批流程完成后，财务部门于5个工作日内通过银行转账方式支付报销款项至申请人工资卡，或以现金方式发放（需提前与财务沟通）；

支付完成后，财务人员在“报销状态”栏标注“已支付”，并同步更新财务台账。

票据归档：

报销票据由财务部门统一整理、归档，保存期限符合会计档案管理规定（通常不少于10年）。

三、财务报销申请单模板

财务报销申请单

申请日期：______年______月______日

单位：元

申请人信息

姓名

*工号

部门

联系电话

（仅内部联系用）

报销周期

费用明细

序号

费用类型（可勾选）

费用内容/事由

1

□差旅费□办公费□招待费□其他____

例：北京出差住宿费

2

□差旅费□办公费□招待费□其他____

例：业务招待餐费

3

□差旅费□办公费□招待费□其他____

例：采购办公文具

费用合计

人民币（大写）：贰仟叁佰伍拾元整

小写：￥2350.00

审批意见

部门负责人：*经理

分管领导：*总监

财务审核：*会计

日期：______年_月_日

日期：______年_月_日

日期：______年_月_日

报销状态

□待提交□审核中□已退回□已支付

财务联系人：*出纳

四、使用注意事项及常见问题

（一）票据规范要点

发票时效性：费用发生需在3个月内取得发票，逾期需提交书面说明（部门负责人签字、财务负责人审批）方可报销；

发票信息完整：发票需注明“购买方名称（公司全称）”“纳税人识别号”“金额”“开票日期”“项目名称”等关键信息，缺一不可；

禁止拆分报销：为规避审批权限故意拆分大额费用的行为，一经发觉将按公司规定处理。

（二）填写与审批注意事项

信息真实准确：申请人需对报销内容及票据真实性负全责，虚构费用、伪造票据将追究法律责任；

审批流程不可逆：审批需按“部门负责人→分管领导→财务→总经理（如需）”顺序逐级进行，不得跨级或逆向审批；

预算控制：报销费用不得超出部门月度/季度预算，超预算费用需提前提交预算调整申请（经总经理审批后方可报销）。

（三）特殊情况处理

紧急费用报销：因突发事件需紧急支付的费用（如应急维修费），可先通过OA系统线上提交申请（附紧急情况说明），经部门负责人及分管领导审批后先行垫付，事后3个工作日内补交票据；

票据遗失处理：不慎遗失票据的，需提交“票据遗失说明”（部门负