行政会议纪要模板包含决议事项跟进反馈.docVIP

行政会议纪要模板（含决议事项跟踪反馈工具）

一、行政会议纪要工具概述

行政会议纪要是企业日常管理中固化会议成果、推动决策落地的核心工具，尤其适用于需要跨部门协作、明确责任分工、跟踪执行进度的各类行政类会议（如月度/季度工作例会、项目推进会、专题协调会、制度评审会等）。本工具通过标准化记录格式与结构化决议跟踪机制，既保证会议信息的完整留存，又实现“决议-执行-反馈-闭环”的全流程管理，避免“议而不决、决而不行”的管理风险，提升组织协同效率。

二、会议纪要编制全流程操作详解

（一）会前准备阶段：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

行政人员需提前与会议主持人（通常为部门负责人或项目领导）确认会议核心目标（如“明确Q3市场推广方案”“解决跨部门资源冲突”）及详细议程，梳理各议题的讨论重点、预期成果（如“需确定3个推广渠道预算”“需明确技术部支持人力”）。这一步能帮助记录人提前聚焦关键信息，避免记录时遗漏核心决议。

准备会议资料与工具

收集与议程相关的背景材料（如上次会议纪要、项目数据报表、待审批方案等），并打印纸质版供参会人员查阅；同时准备记录工具（电子模板、录音设备需提前征得主持人同意），若涉及多部门协作，可提前协调各部门派专人记录讨论要点，避免信息遗漏。

确认参会人员与分工

提前向各部门发送会议通知，明确参会人员（含主持人、记录人、各部门负责人、相关执行人）、会议时间及地点。若关键人员无法参会，需提前确认其代理人，保证决策环节的完整性。记录人需提前熟悉参会人员姓名及职务（用“经理”“主管”代替，如“市场部经理”“研发部主管”），方便快速记录发言内容。

（二）会中记录阶段：精准捕捉关键信息

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称（需体现会议主题，如“2024年Q3行政工作例会”“项目进度协调会”）、时间（精确到分钟，如“2024年7月15日14:00-16:30”）、地点（会议室名称/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（列出姓名及职务，缺席人员需注明原因及代理人）、会议主题（概括核心目标，如“讨论并确定Q3行政预算分配方案”）。

按议题结构化记录讨论内容

依据议程顺序，逐项记录议题讨论过程，重点关注“争议点”“共识意见”“待决策事项”。记录时需注意：

客观性：不记录个人观点，仅概括多数意见或主持人总结结论，如“市场部提出线上推广预算占比需提升至40%，财务部建议控制在35%，最终主持人明确按38%执行”；

关键词法：用简练词汇记录核心信息，避免长篇大论，如“议题1：办公区改造方案——争议：开放式工位vs独立办公室；共识：采用50%开放式+50%独立组合；待决策：供应商选择（需3日内提交报价）”。

明确决议事项核心要素

对会议达成的决议，必须记录“5W2H”要素：

What（做什么）：具体行动内容，如“完成办公区WiFi升级改造”；

Who（谁负责）：明确到具体部门及个人（用“主管”“专员”代替），如“行政部主管牵头，IT部专员配合”；

When（何时完成）：精确到截止日期，如“2024年8月15日前完成”；

Why（为何做）：简要说明决策目的，如“解决当前网络卡顿问题，提升员工办公效率”；

Where（在哪里做）：涉及具体地点的需注明，如“总部办公区1-3层”；

How（如何做）：关键执行方法或要求，如“需选用300M以上企业级路由器，覆盖率达98%”；

Howmuch（资源投入）：涉及预算、人力等需明确，如“预算控制在2万元内，由行政部专项经费列支”。

（三）会后整理与跟踪阶段：保证决议落地闭环

24小时内完成初稿整理

会后记录人需根据会议记录（含手写笔记、录音整理），在24小时内完成纪要初稿，重点核对决议事项的5W2H要素是否完整，讨论结论与会议实际结果是否一致。初稿完成后，发送给主持人及核心参会人员审核，保证信息准确无误。

正式分发与归档

审核通过后的纪要需在2个工作日内正式分发至所有参会人员及相关部门（抄送需知悉决议的上级领导），并通过OA系统或企业云盘归档（命名规则：“会议名称-日期-版本号”，如“2024Q3行政例会V1.0”）。归档时需附会议签到表（含参会人员签字）及会议相关材料（如方案PPT、报价单）。

建立决议跟踪台账

以会议纪要为基础，填写《决议事项跟踪表》（详见第三节工具表格），明确各决议的“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期/受阻）、“进展更新”（定期记录阶段性成果，如“7月20日完成供应商筛选，提交3家报价”）、“反馈结果”（负责人提交的完成说明及佐证材料，如“8月10日改造完成，测试网络速率为350M”）。

定期跟踪与反馈

行政部需指定专人（通常为记录人）作为决议跟踪协调人，每周更新一次跟踪表，对“延期”或“受阻”的决议事项，及时与负责人沟通原因（如“资源不足”“需求变