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档案管理制度

一、目的

为规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、安全性与有效性，充分发挥档案在经营管理、业务发展、合规风控及历史追溯中的价值，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）在经营活动中形成的各类档案，包括但不限于：文书档案、人事档案、财务档案、项目档案、合同档案、声像档案、电子档案等。

三、档案管理原则

1.集中统一管理：公司档案实行“集中保管、分级负责”原则，由综合办公室（或指定档案管理部门）统筹管理，各部门按职责分工收集、整理本部门形成的档案并定期移交。

2.完整性与安全性：确保档案内容完整（无缺页、损毁）、来源清晰，存储环境符合安全要求（防火、防潮、防虫、防泄密）。

3.分类科学：根据档案性质、来源、时间等要素分类整理，便于检索与利用。

4.合规合法：严格遵守国家档案管理法规及公司保密制度，保护商业秘密与个人隐私。

四、档案分类与内容

（一）文书档案

指公司日常经营管理活动中形成的非业务类文件，包括：

-公司发文（红头文件、通知、制度等）；

-外来文件（政府公文、合作伙伴函件、行业协会通知等）；

-会议纪要（董事会、总经理办公会、部门例会等）；

-年度/季度工作计划与总结；

-其他具有保存价值的文书资料。

（二）人事档案

指员工在公司任职期间形成的个人信息与职业发展记录，包括：

-入职材料（简历、身份证/学历/学位证书复印件、离职证明等）；

-劳动合同、保密协议、竞业限制协议；

-考勤记录、绩效考核结果、奖惩文件；

-培训记录（内外部培训证书、学习档案）；

-薪酬调整、晋升/降职文件；

-离职材料（离职申请、审批表、工作交接清单等）。

注：人事档案中的敏感信息（如身份证号、家庭住址、薪酬详情）需严格保密，仅限授权人员查阅。

（三）财务档案

指财务部门在资金管理、会计核算中形成的资料，包括：

-会计凭证（原始凭证、记账凭证）；

-会计账簿（总账、明细账、日记账）；

-财务报告（月度/季度/年度财务报表、审计报告）；

-税务资料（纳税申报表、完税证明）；

-银行对账单、资金往来凭证；

-其他财务相关文件（如预算方案、成本分析报告）。

（四）项目档案

指公司各类业务项目（如工程、研发、营销活动）从立项到验收全过程中形成的资料，包括：

-项目立项文件（立项申请、审批表、可行性研究报告）；

-项目计划与进度报告（甘特图、里程碑节点记录）；

-设计文件（技术方案、图纸、BOM清单）；

-实施过程记录（施工日志、测试报告、验收单）；

-项目合同（与客户/供应商/合作方签署的协议）；

-项目总结与评估报告（效益分析、经验教训）。

（五）合同档案

指公司对外签署的所有合同及附属文件，包括：

-主合同文本（采购合同、销售合同、服务合同等）；

-补充协议、变更协议；

-合同审批流程记录（审批表、会签意见）；

-合同履行凭证（发货单、验收单、付款记录）；

-合同纠纷相关文件（律师函、判决书、调解协议）。

（六）声像与电子档案

1.声像档案：照片、录音、录像等直观记录公司重大活动（如开业典礼、项目签约、年会）、产品发布、会议现场的资料。

2.电子档案：通过办公系统、财务系统、项目管理系统生成的电子文件（如PDF/Word/Excel格式的合同、报告、审批记录），需与纸质档案同步归档（重要电子档案需备份至公司服务器或云端）。

五、档案管理职责

（一）综合办公室（档案管理部门）

1.制定/修订档案管理制度，统筹公司档案管理工作；

2.负责文书档案、声像档案、电子档案的集中收集、整理、归档、保管与销毁；

3.指导各部门规范整理业务档案（如项目档案、合同档案），并定期接收移交；

4.建立档案检索系统（纸质目录+电子索引），提供档案查询、借阅服务；

5.监督各部门档案管理执行情况，定期检查档案完整性、安全性。

（二）各部门（档案形成部门）

1.负责本部门业务活动中形成的档案（如人事档案、财务档案、项目档案）的收集、整理与初步分类；

2.按制度要求定期（每月/每季度）向档案管理部门移交已整理的档案（人事、财务等特殊档案按专项流程执行）；

3.本部门日常工作中需查阅档案时，优先在本部门留存副本中查找，确需调阅原件时向档案管理部门申请。

（三）档案管理人员

1.具备档案管理专业知识（或经培训合格），熟悉档案分类、归档标准及保密要求；

2.严格按照制度执行档案接收、整理、保管、借阅、销毁等操作，确保档案管理规范；

3.定期对档案进行盘点（每年至少1次），核对档案数量与目录一致性，及时处理损毁或缺失档案。

六、档案收集与整理

（一）收集范围

凡是对公司经