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方案

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方案

科研项目实验动物采购费用核算实施方案

一、方案目标与定位

（一）核心目标

构建“采购确认-费用核算-合规管控-结题清算”全周期体系，解决采购边界模糊、核算不精准、合规性缺失问题，确保核算准确率≥99%，费用合规率100%，预算执行偏差率≤5%。

建立适配不同动物类型（啮齿类/兔类/非人灵长类）、采购阶段（常规采购/特殊定制）的核算规则，实现“精准分类、合规管控”，为采购费用合规使用、实验动物伦理规范提供数据支撑。

6个月内完成流程标准化，降低采购费用违规率至≤1%，确保费用合理计入对应项目周期，保障科研实验动物需求合法合规满足。

（二）方案定位

适用于各类科研项目（医学/生物学/药学类基础研究/应用研究）全周期实验动物采购费用核算，涵盖采购确认、费用核算、合规管控、清算处置，为财务人员、项目负责人、动物管理员提供操作规范，确保核算合规、动物使用可追溯。

二、方案内容体系

（一）采购费用确认范围与标准

确认范围：

核心类型：

常规动物采购：小鼠/大鼠/兔等标准品系动物采购费用（含动物本体费、运输费）；

特殊动物采购：基因修饰动物（敲除/敲入）、SPF级无菌动物采购费用（含定制费、检测费）；

配套费用：动物检疫费、伦理审查费、运输保险费，附《实验动物采购费用确认范围明细表》；

排除项：与实验无关的动物采购、项目结题后产生的饲养费、无伦理审批的采购支出，不纳入核算。

确认标准：

业务标准：采购动物需与科研实验直接相关（如用于药物安全性评价/疾病模型构建），附“动物用途与项目关联性说明”及伦理审查批件；

金额标准：单笔采购费用≥1000元需单独核算，特殊定制动物（超1万元/只）需专项审批；

凭证标准：需取得合法票据（发票注明“实验动物采购费”）、采购合同（明确品种/规格/数量/单价）、动物检疫合格证明，附《采购费用确认标准量化表》。

（二）核心核算内容

分类核算方法：

常规动物采购：按“动物数量×单位单价+运输费”核算（如SPF级小鼠50元/只，采购100只，运输费200元，总费用=100×50+200=5200元），附《常规动物采购费用核算表》；

特殊动物采购：基因修饰动物按“定制协议金额”核算（含基因编辑费、饲养费），如敲除小鼠2万元/只，采购5只，费用=5×20000=100000元，附《特殊动物采购费用核算表》；

配套费用：检疫费按“动物数量×单位检疫费”（如10元/只）核算，伦理审查费按实际缴费金额核算，附《配套费用核算表》。

费用归属与分摊：

单项目专属：采购动物仅归属单个项目的，费用全额计入该项目“直接费用-实验材料费（实验动物）”；

多项目共用：动物关联多个项目的，按“使用数量占比/实验权重”分摊，如A项目使用60%、B项目使用40%，对应分摊费用，附《多项目采购费用分摊表》；

账务处理：每次采购后登记《实验动物采购费用台账》，记录“费用金额、对应项目、动物使用进度”，附《采购费用台账模板》。

三、实施方式与方法

（一）前期准备（采购启动前2周）

资料与工具准备：

收集资料：项目实验方案、动物伦理审查指南、合格供应商名单（具备《实验动物生产许可证》）、采购合同模板；

配置工具：采购费用核算模板（含自动计算公式）、动物使用跟踪系统、预算监控表，附《工具操作指南》。

团队组建与培训：

组建“核算小组”：财务专员（1名，负责费用核算）、项目负责人（1名，负责采购需求与关联性确认）、动物管理员（1名，负责采购合规性审核与动物跟踪）；

培训内容：确认标准、分类核算方法、动物伦理规范，确保掌握“确认-核算-合规管控”全流程，附《培训签到表》。

（二）全流程核算实施

采购确认阶段（采购启动前3个工作日）：

需求确认：项目负责人提交《实验动物采购需求表》，标注“动物品种/规格/数量/实验用途”，动物管理员审核伦理合规性（是否取得伦理批件），附《采购需求确认表》；

供应商选定：从合格供应商名单中选择合作方，签订采购合同，明确“单价/交货期/检疫要求”，财务专员审核合同金额与预算一致性，附《采购合同审核表》；

凭证准备：收集供应商资质证明、伦理批件、报价单，确认票据类型与开具时间，附《采购凭证准备清单》。

核算与合规管控阶段（采购后1周内）：

分类核算：财务专员按“动物类型+采购内容”计算费用，区分常规/特殊动物、本体费/配套费，录入核算系统，附《采购费用核算单》；

支付管控：按合同约定支付货款（如预付30%、到货验收后付