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采购流程标准化手册及供应商管理工具
一、适用范围与应用场景
本手册及工具适用于企业各类采购活动（包括但不限于原材料采购、办公用品采购、服务外包采购等）的全流程管理，覆盖采购需求部门、采购部门、财务部门、仓库管理部门及相关协作岗位。适用于企业初创期搭建采购体系、成长期优化采购流程、成熟期规范采购管理的各阶段场景，旨在通过标准化操作提升采购效率、控制采购成本、降低合规风险，同时实现供应商资源的科学管理与持续优化。
二、采购流程标准化操作指引
（一）需求提出与审批
需求发起：需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息，部门负责人*签字确认后提交至采购部门。
需求初审：采购部门收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对采购需求的合理性（如是否重复采购、是否超出预算范围）、规格描述的清晰性，若存在疑问，与需求部门沟通补充完善。
需求审批：根据采购金额及企业权限划分，逐级提交至对应审批人审批（例如：金额≤5000元由采购经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总审批；金额＞50000元由总经理*审批）。审批通过后，采购部门正式启动采购流程；审批驳回的，需求部门根据意见调整后重新发起。
（二）供应商寻源与筛选
寻源渠道：采购部门通过多渠道收集供应商信息，包括：
企业合格供应商库（历史合作供应商）；
行业展会、专业招投标平台；
供应商主动报名（需提交资质材料）；
需求部门推荐（需提供供应商基本信息及推荐理由）。
资质初审：对收集到的供应商，采购部门2个工作日内完成资质初审，重点核查营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、生产/经营资质、质量体系认证（如ISO9001）等，不符合要求的供应商直接剔除。
供应商准入：资质初审通过的供应商，纳入《潜在供应商名录》，采购部门组织需求部门、技术部门（如需）进行联合评审，评估供应商的产能、技术实力、供货能力、服务承诺等，评审通过的纳入《合格供应商名录》，方可参与后续采购活动。
（三）询价与比价
询价准备：采购部门根据采购需求，制定询价方案，明确询价截止时间、报价要求（含报价有效期、是否含税、是否含运费等），向至少3家合格供应商发出《询价单》（详见模板4）。
报价收集：供应商在截止时间前提交书面报价（需加盖公章），采购部门核对报价信息的完整性（如是否响应规格、数量、交付要求等），对异常报价（如远低于或高于市场均价）与供应商确认原因。
比价分析：采购部门组织成立比价小组（成员包括采购经理、需求部门负责人、财务人员*），从价格、质量、交期、付款条件、售后服务等维度进行综合评分（价格权重建议不超过50%），形成《比价分析报告》，明确推荐供应商及理由。
（四）采购决策与合同签订
采购决策：比价分析报告提交至审批人（根据采购金额对应审批权限），审批通过后确定最终供应商；若需调整推荐供应商，需补充说明理由并重新报批。
合同拟定：采购部门根据采购需求及供应商报价，拟定《采购合同》（详见模板5），合同条款需明确：双方基本信息、采购物品/服务详情（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等，法务部门（如设）审核合同条款。
合同签订：合同经双方授权代表签字并加盖公章后生效，采购部门将合同复印件分发至需求部门、仓库管理部门、财务部门存档。
（五）订单执行与跟踪
订单下达：采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交付时间、交付地点、联系人等信息，要求供应商签字确认回执。
进度跟踪：采购专员*负责跟踪订单执行情况，在交付日前3天、1天分别与供应商确认生产/备货进度，若可能延期，要求供应商提供预计交付时间及补救措施，并及时通知需求部门。
异常处理：若供应商无法按期交付或出现其他异常情况（如质量问题、物流延误），采购部门立即启动应急预案，协调供应商解决或启动备选供应商，保证采购需求不受影响。
（六）到货验收与入库
到货通知：供应商交付物品/服务后，提前1天通知采购部门及需求部门，采购部门协调仓库管理部门或需求部门安排验收。
现场验收：
物品验收：对照采购订单、合同及样品，核对数量、规格型号、外观质量，检查包装是否完好；对需检测的物品，由需求部门或第三方检测机构出具《检测报告》，合格后方可入库；
服务验收：需求部门根据服务标准（如响应时间、完成效果）对服务进行验收，填写《服务验收确认单》。
入库与记录：验收合格的物品，由仓库管理员*填写《到货验收单》（详见模板6）并办理入库手续，登记库存台账；验收不合格的，采购部门及时与供应商沟通，办理退货、换货或索赔事宜，不合格物品不得入库。
（七）付款结算
对账：供应商根
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