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会议纪要标准化编写及分发流程模板

一、适用情境与价值

二、标准化操作流程

（一）会前：准备工作前置

明确会议核心目标

会议发起人需提前明确会议目的（如决策、同步进度、解决问题等），并确定是否需纪要（一般决策类、行动项类会议必须）。

准备会议基础信息

提前向参会人发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、议程及需提前准备的资料。

记录人提前准备会议纪要模板（见本模板第三部分），熟悉议程，标注需重点记录的关键环节（如议题讨论焦点、决策点、行动项）。

确认参会人员与分工

明确会议主持人（负责把控议程、引导决策）、记录人（负责实时记录关键信息，建议专人固定）。

若有外部人员参会，提前确认纪要是否需保密及分发范围。

（二）会中：精准记录关键信息

聚焦核心内容

记录人需重点记录：

各议题的讨论要点（不同意见需标注，如“*部门提出异议，认为……”）；

明确的会议结论（避免模糊表述，如“同意方案A”而非“倾向于方案A”）；

行动项（需包含：具体任务、负责人、完成时限、交付成果，如“负责于X月X日前完成方案初稿，并发送至邮箱”）；

待决议项（需标注后续处理方式，如“需补充数据后下次会议决策”）。

保证信息客观准确

不记录个人主观评价，仅陈述事实与结论；

对专业术语、缩写首次出现时标注全称（如“KPI：关键绩效指标”）；

有疑问的信息及时向参会人确认，避免会后反复核实。

（三）会后：整理与审核闭环

纪要初稿撰写（会议结束后24小时内完成）

记录人根据会中记录，按会议纪要模板整理初稿，保证：

基础信息（时间、地点、参会人等）完整无误；

议题与结论按议程顺序清晰呈现，逻辑连贯；

行动项单独列表，突出“负责人-时限-成果”三要素。

审核与确认（初稿完成后1个工作日内完成）

一级审核：记录人将初稿提交给会议主持人，确认会议结论与行动项的准确性，重点核对是否有遗漏或表述偏差；

二级审核（如需）：若会议内容涉及跨部门或敏感信息，由相关业务负责人或部门负责人确认内容合规性；

最终确认：审核人反馈修改意见后，记录人调整并定稿，由主持人在纪要末尾签字（或电子签名）确认。

（四）分发与归档

分发范围与时效

纪要定稿后，需在1个工作日内通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业钉钉等）分发给所有参会人员及需知悉的相关人员；

分发时需注明“会议纪要-【会议主题】-【日期】”，并抄送记录人及审核人。

归档管理

电子纪要按“年份-月份-会议类型”分类存储至企业共享文档库（如“2024-06-项目推进会-会议纪要.docx”），保证可追溯；

涉及重要决策或行动项的纪要，需长期保存（至少保存至项目结束后1年）。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

会议名称

【例】项目Q3进度推进会

会议时间

【例】2024年6月15日14:00-16:00

会议地点/形式

【例】公司301会议室/线上会议（腾讯会议号：X-X-X）

主持人

【例】*经理（项目部）

记录人

【例】*专员（行政部）

参会人员

【例】（研发部）、（市场部）、（财务部）、（法务部）等

缺席人员及原因

【例】*（销售部）：因客户拜访请假，已提前提交书面意见

会议议程

1.Q2项目进度回顾；2.Q3目标分解与资源协调；3.风险议题讨论

会议主要内容与结论

议题1：Q2项目进度回顾

-讨论：汇报Q2核心模块开发完成度，指出测试阶段发觉3个关键bug需修复；-结论：Q2整体进度滞后5%，需在Q3第一周完成bug修复并重新提测。

议题2：Q3目标分解

-讨论：提出市场推广预算需增加20%，建议优先保障核心功能上线；-结论：同意Q3目标按原计划分解，市场预算在现有基础上调增10%，由*负责3个工作日内提交调整方案。

议题3：风险议题讨论

-待决议项：供应商交付延期风险（需进一步评估备选供应商）；-后续处理：由牵头，联合、*在本周五前提交风险评估报告，下次会议决策。

行动项清单

任务描述

负责人

完成时限

交付成果

备注

1

完成Q2项目bug修复与重新提测

*（研发部）

2024年7月1日

测试报告

优先级：高

2

提交Q3市场推广预算调整方案

*（市场部）

2024年6月18日

预算调整说明表

需附成本测算依据

3

提交供应商风险评估报告

*（采购部）

2024年6月21日

风险评估报告（含备选方案）

抄送、

其他事项

附件

【例】Q2项目进度表、Q3目标分解表（详见共享文件夹“会议资料-202406”）

下次会议安排

【例】2024年6月22日10:00，线上会议，议题：供应商风险评估报告评审

签字确认

主持人签字：__________日期：_______

记录人签字：__________日期：_______

四、使用要点与常见问题规避

记录原则：客观简洁，突出重点

避免逐字记