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企业信息档案管理模板包
一、适用范围
二、实施步骤指南
1.档案规划与分类
目标：明确档案管理边界，保证信息结构清晰。
步骤：
结合企业规模与业务特点，确定档案大类（如基础信息类、组织架构类、人员信息类、资质证照类、变更记录类等）；
对每类档案细化子类（如“人员信息类”可细分为“关键联系人表”“员工花名册”等）；
设计统一编号规则（如“基础信息-企业简称-年份-流水号”），便于后续检索与归档。
2.信息采集与录入
目标：全面收集企业信息，保证原始资料完整。
步骤：
资料收集：通过工商注册文件、内部决议、员工入职材料、审批文件等渠道，收集对应类别的原始资料；
模板填写：根据本模板包中的“核心模板表格”，逐项填写信息，保证字段的准确性和规范性（如“统一社会信用代码”需与营业执照完全一致）；
系统录入：将纸质或电子版信息录入企业档案管理系统（如无系统，可先采用Excel或纸质档案柜管理），同步关联编号规则。
3.档案审核与确认
目标：保障信息真实性，避免错误或遗漏。
步骤：
部门初审：由信息提供部门（如行政部负责基础信息，人力资源部负责人员信息）负责人审核所填内容的准确性与完整性；
跨部门复核：涉及多部门的信息（如企业变更需法务部、财务部共同确认），由相关部门交叉核对；
最终审批：档案管理部门汇总审核意见，提交企业分管领导审批，审批通过后正式归档。
4.动态更新与维护
目标：保证档案信息与企业实际状态实时同步。
步骤：
变更触发机制：当企业发生关键信息变更（如法定代表人变更、经营范围调整、分支机构增减等），由责任部门在变更发生5个工作日内提交更新申请及证明材料；
更新流程：档案管理部门收到申请后，复核变更材料的合规性，更新档案内容并重新编号，同步通知相关部门；
定期核查：每季度末由档案管理部门牵头，组织各部门对所负责档案进行一次全面核查，保证信息无误。
5.查询与使用权限管理
目标：规范档案使用流程，保障信息安全。
步骤：
权限分级：根据岗位职责设定查询权限（如普通员工仅可查询个人相关信息，部门负责人可查询本部门档案，管理层可查询全量档案）；
查询申请：内部人员需查询档案时，提交《档案查询申请表》，说明查询目的、范围及用途，经部门负责人审批后由档案管理员提供；
使用登记：档案查询、借阅需在《档案使用登记表》中记录，包括查询人、时间、内容、归还日期等，涉密档案需额外签署《保密承诺书》。
6.档案归档与备份
目标：保障档案长期保存与数据安全。
步骤：
归档存储：年度档案在次年3月底前完成分类整理，纸质档案装入统一档案盒并标注编号，电子档案刻录光盘或存储至企业专用服务器；
多介质备份：电子档案需本地备份（企业服务器）与异地备份（如云存储）同步进行，每月验证备份文件的完整性；
保管期限：根据档案类型设定保管期限（如基础信息类永久保存，变更记录类保存15年，到期前1个月评估是否续期）。
三、核心模板表格
表1：企业基本信息表
字段名称
字段说明
填写示例
企业全称
工商注册登记的完整名称
科技有限公司
统一社会信用代码
18位法定代码A0567
注册地址
企业主要经营场所详细地址
北京市海淀区路1号大厦A座
法定代表人
当前法定代表人姓名（用*代替）
*建国
成立日期
工商营业执照载明的成立日期
2015-06-18
注册资本（万元）
货币注册资本金额
1000
经营范围
主要业务及许可项目
技术开发、技术咨询、销售自行开发的产品
登记机关
工商登记管理部门
北京市海淀区市场监督管理局
最新年检日期
最近一次工商年检完成日期
2023-12-31
备注
其他需说明的事项（如分支机构数量）
含2家子公司
表2：分支机构及关联方信息表
字段名称
字段说明
填写示例
分支机构名称
子公司、分公司等全称
科技有限公司上海分公司
所在地区
省市详细地址
上海市浦东新区路88号
负责人
分支机构负责人姓名*
*伟强
成立日期
工商登记成立日期
2018-03-15
统一社会信用代码
分支机构独立信用代码隶属关系
与总公司的关联描述
隶属于总公司全资子公司
主要职能
核心业务范围
负责华东区域市场销售
备注
特殊说明（如是否独立核算）
独立核算
表3：关键联系人信息表
字段名称
字段说明
填写示例
姓名*
联系人真实姓名（用*代替）
*敏
所在部门
所属部门
战略发展部
职务
现任职务
部门经理
办公电话
固定办公电话
010-5678
手机*
联系手机（用*代替）
5678
邮箱*
工作邮箱（用*代替）
mincompany
负责事项
主要工作职责
对外合作、关系
备注
紧急联系人或其他信息
紧急联系人：*华（配偶）
表4：企业资质证照信息表
字段名称
字段说明
填写示例
证照名称
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