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档案数字化加工方案计划

一、项目概述

（一）项目背景与意义

随着信息技术的飞速发展和数字中国战略的深入推进，档案作为重要的信息资源，其数字化转型已成为提升管理效能、保障信息安全、促进资源共享的必然趋势。本项目旨在通过规范化、专业化的档案数字化加工流程，将现有纸质档案及其他传统载体档案转化为数字信息，构建安全、高效、便捷的档案信息管理与利用体系，为各项工作的开展提供有力的信息支撑，实现档案资源的长期保存和永续利用。

（二）项目范围与目标

1.项目范围：本次档案数字化加工范围包括[此处可简述档案所属年度、机构、类型等，例如：本单位XXXX年至XXXX年期间形成的文书档案、业务档案等]。具体数量及详细清单以双方确认的《档案移交清单》为准。

2.项目目标：

*实现档案信息的数字化存储，确保档案原件的安全与完整。

*建立规范的档案目录数据库和全文数据库，提升档案检索与利用效率。

*保障数字化成果的质量符合国家及行业相关标准规范。

*构建安全的档案数据管理环境，确保档案信息的保密性和可用性。

（三）项目基本原则

1.真实性原则：确保数字化档案与原件内容一致，反映档案的原始面貌。

2.完整性原则：保证档案数字化过程中信息的不丢失、不遗漏，数字化成果完整呈现档案全貌。

3.规范性原则：严格遵循国家及行业关于档案数字化的标准规范，统一加工流程、技术参数和质量要求。

4.安全性原则：采取有效措施保障档案原件在加工过程中的物理安全和数字化档案的信息安全。

5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对加工过程中的涉密档案及敏感信息采取特殊保密措施，确保不泄露。

二、项目组织与管理

（一）项目组织架构

为确保项目顺利实施，成立档案数字化加工项目工作组，明确各方职责。工作组通常包括项目领导小组（由委托方相关领导组成）、项目实施小组（由委托方项目负责人、档案管理员及承接方项目负责人、技术负责人、加工团队组成）及质量监督小组（可由委托方档案管理部门及相关业务部门人员组成）。

（二）岗位职责

1.项目领导小组：负责项目重大事项决策、资源协调、总体进度把控和方向指导。

2.委托方项目负责人：负责与承接方的日常沟通协调、档案资料的交接、进度监督、质量抽查及项目验收等工作。

3.委托方档案管理员：协助进行档案的接收、清点、整理指导，参与质量检查，提供档案著录规则等专业支持。

4.承接方项目负责人：全面负责承接方的项目实施，包括人员组织、进度管理、质量控制、安全管理及内部协调。

5.承接方技术负责人：负责制定详细技术方案、解决技术难题、设备维护、数据安全保障及技术培训。

6.加工团队：包括档案整理员、著录员、扫描员、图像处理员、质检员等，严格按照操作规程完成各自环节的工作。

7.质量监督小组：负责对数字化加工全过程的质量进行监督、检查与评估。

（三）项目团队组建与培训

承接方应组建经验丰富、技能熟练的加工团队。项目启动前，应对所有参与人员进行系统培训，内容包括：档案基础知识、本项目档案特点、数字化加工流程、各环节操作规范、质量标准、保密纪律、安全操作规程及相关软件系统的使用等。培训合格后方可上岗。

三、档案数字化加工流程与技术规范

（一）档案接收与清点

1.档案接收：承接方从委托方指定地点接收档案。双方共同对档案的数量、包装、外观状况等进行检查，确认无误后填写《档案移交登记表》，双方签字盖章。

2.档案清点：对接收的档案进行逐卷、逐件清点，核对档案的档号、题名、页数等信息，发现问题及时与委托方沟通处理，并做好记录。

（二）档案整理与著录

1.档案整理：按照《档案著录规则》及委托方要求，对需要加工的档案进行规范化整理，包括：

*去除档案中的金属物（如订书钉、回形针等），对破损、褶皱的页面进行修复、抚平。

*对不规范的文件排序、页码编写进行纠正和补充，确保页码连续、准确。

*对需要扫描的页面进行标注。

2.档案著录：根据确定的著录项（如档号、题名、责任者、形成时间、页数、保管期限等）和著录规则，将档案的目录信息录入档案管理系统或指定的数据库中。著录数据应准确、规范、完整。

（三）档案扫描

1.扫描前准备：根据档案的纸张大小、材质、字迹清晰度等情况，选择合适的扫描仪和扫描参数。

2.扫描参数设置：

*分辨率：通常文书档案采用黑白模式扫描，分辨率不低于标准值；特殊档案（如蓝图、彩色图片等）可根据需要选择灰度或彩色模式及相应分辨率。

*色彩模式：根据档案内容和实际需求选择黑白二值、灰度、彩色等模式。

*图像格式：扫描图像宜采用符合长期保存要求的格式，同时可根据利用需求生成其他通用格式。

*压缩方式：对图像文件进行适当压缩，在保证图像质