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采购申请与审批一体化管理工具使用指南

一、工具概述

本工具旨在规范企业采购申请与审批全流程，实现需求提报、部门审核、财务复核、领导审批、采购执行、结果反馈的一体化管理，解决传统采购中流程不透明、审批效率低、信息易遗漏等问题，保证采购活动合规、高效、可控。适用于各类企业的日常采购场景，包括办公用品、生产物料、固定资产、服务等采购需求。

二、典型应用场景

（一）日常行政类采购

企业行政部门需采购办公文具、耗材、绿植等低值易耗品，通过本工具提交申请，经部门主管审批后直接执行采购，流程简化且可快速响应日常需求。

（二）生产物料类采购

生产部门因生产计划调整需紧急采购原材料，通过工具提交物料清单、数量及到货时间要求，财务部门同步审核预算，生产总监审批后触发采购流程，保证物料及时供应，避免生产延误。

（三）固定资产类采购

研发部门需采购专业设备（如服务器、检测仪器等），需在申请中附设备参数、技术说明及3家供应商报价，经IT部门技术审核、财务部门预算复核、总经理审批后，由采购部门执行招标或比价采购，保证资产采购的经济性与适用性。

（四）服务类采购

市场部门需外包活动策划服务，申请中需明确服务内容、周期、验收标准及预算，经分管副总审批后，采购部门组织供应商筛选并签订合同，全程留痕便于服务质量追溯。

三、详细操作流程

（一）第一步：发起采购申请

操作主体：采购需求申请人（如部门专员、项目负责人）

操作内容：

登录采购管理系统，选择“新建采购申请”模块，填写基础信息：

申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购类型（行政/生产/固定资产/服务等）；

紧急程度（普通/紧急，紧急需标注原因及期望完成时间）。

填写采购物品/服务明细：

物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价（总价=数量×预估单价）；

用途说明（简述采购原因及使用场景）；

供应商信息（如有指定供应商需填写名称及联系人，无指定则注明“待比选”）；

附件（如技术参数、报价单、需求说明书等，PDF格式单个文件不超过10MB）。

确认预算信息：关联项目预算或部门年度预算，填写预算科目编码，保证不超预算（如超预算需在申请中说明追加理由）。

提交申请：“提交”，系统自动流转至部门主管审核。

注意事项：信息填写需完整准确，预估单价与总价需合理，附件需清晰可查；紧急采购需提前与审批人沟通，保证流程快速响应。

（二）第二步：部门主管审核

操作主体：申请人所在部门主管（如行政部经理、生产部经理）

操作内容：

登录系统查看待审批申请，重点审核：

需求真实性：是否为部门必要采购，是否符合部门工作计划；

数量与规格合理性：是否超出实际使用需求，规格是否符合标准；

预算匹配性：是否在部门年度预算额度内。

审批意见：

审核通过：“同意”，系统流转至下一环节（财务复核或对应审批人）；

审核不通过：“驳回”，填写驳回原因（如“数量过多”“规格不符”），申请将退回申请人修改，修改后重新提交。

特殊处理：对于紧急采购，可先通过电话与上级审批人沟通，事后补录审批意见。

注意事项：部门主管需对需求合理性负直接责任，不得随意审批不合规申请；驳回需明确具体原因，避免反复修改。

（三）第三步：财务部门复核

操作主体：财务部门专员/主管

操作内容：

接收流转的申请，重点审核：

预算准确性：预估总价是否与预算科目匹配，是否超年度或季度预算限额；

价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否虚高（如无参考价，要求申请人补充至少2家供应商报价）；

成本控制：是否符合企业采购成本管控要求（如大额采购需说明比价依据）。

复核意见：

复核通过：“同意”，系统根据采购金额自动流转至对应层级领导审批（如金额≤1万元流转至部门总监，1万＜金额≤5万元流转至分管副总，金额＞5万元流转至总经理）；

复核不通过：“驳回”，填写原因（如“预算不足”“价格过高”），退回申请人调整预算或重新比价。

注意事项：财务部门需严格把控预算关，对异常价格及时预警；紧急采购的预算复核可简化流程，但需保证资金合规。

（四）第四步：领导审批

操作主体：根据采购金额及类型确定的审批人（部门总监/分管副总/总经理）

操作内容：

接收流转的申请，重点审核：

战略匹配性：是否符合企业年度经营目标或项目规划；

采购必要性：是否为业务开展不可或缺的支出，是否存在替代方案；

流程合规性：前置环节（部门审核、财务复核）是否均已通过。

审批意见：

审批通过：“同意”，系统唯一“采购审批编号”，同步至采购部门；

审批不通过：“驳回”，填写原因（如“非必要采购”“与战略不符”），退回申请人取消或重新调整需求。

特殊审批：对于金额重大或影响重大的采购（如关键设备、战略物资），可组织线下会议审议，审批结果同步录入系统。

注意事项：审批人需基于企业整体利益决策，不得越权审批；审批完成后系