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产品需求文档撰写指南：结构化框架与实操手册

一、适用人群与核心应用场景

本指南适用于产品经理、需求分析师、项目经理及跨职能团队成员（如研发、设计、测试），旨在通过标准化流程提升需求文档的清晰度、可执行性与协作效率。常见应用场景包括：

新产品/功能从0到1的需求梳理与落地；

现有产品迭代的需求变更与范围明确；

跨部门团队对需求的理解同步与目标对齐；

项目验收阶段的需求合规性核对。

二、分阶段撰写流程详解

（一）前期准备：需求背景与目标锚定

明确项目背景与价值

梳理项目发起的核心动因（如用户痛点未解决、市场机会捕捉、战略目标支撑等），需具体说明“为什么要做”，避免笼统描述。

示例：“当前用户反馈在场景下操作步骤繁琐，平均耗时5分钟，通过简化流程可将操作时间压缩至2分钟内，提升用户满意度。”

定义目标用户与使用场景

通过用户画像（年龄、职业、使用习惯等）明确核心服务对象，避免模糊的“所有用户”。

描述典型使用场景，包含“谁-在什么场景下-为了达成什么目标”，需覆盖高频与边缘场景。

示例：“职场新人（22-25岁，互联网从业者）在通勤时通过手机APP查阅行业报告，需要快速定位关键数据并收藏。”

拆解产品目标与成功指标

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），并与业务价值强关联。

区分“目标”（如“提升用户活跃度”）与“关键结果”（如“日活用户数30天内增长20%”），明确量化指标。

（二）需求梳理：功能与非功能需求定义

功能需求结构化拆解

按模块/层级划分功能点，如一级模块（用户中心）、二级模块（个人信息编辑）、三级模块（手机号修改）。

每个功能点需明确“功能描述”“用户操作流程”“输入/输出规则”“异常处理逻辑”。

示例（手机号修改功能）：

功能描述：支持用户通过验证码方式更换已绑定手机号；

操作流程：进入“个人信息”→“手机号”→输入新手机号→获取验证码→提交→系统校验通过后更新；

异常处理：验证码错误/过期提示、新手机号已被注册提示、网络异常重试机制。

非功能需求边界明确

包含功能（如页面加载时间≤3秒）、安全（如用户密码加密存储）、兼容性（如支持iOS14+及Android8.0+系统）、易用性（如新用户引导步骤≤3步）等维度，需量化标准而非模糊表述。

（三）文档撰写：标准化模块填充

按模板表格（详见第三部分）逐模块撰写，注意：

语言简洁：避免技术术语堆砌，以“用户能理解”为原则，如用“按钮”而非“触发DOM事件”；

逻辑闭环：每个功能需对应验收标准（见第三部分“验收标准模块”），保证“需求-功能-验证”可追溯；

可视化辅助：复杂流程需配流程图（如用户注册流程）、原型图（如界面关键跳转），图表需标注编号与说明。

（四）评审与修订：多维度校验

内部评审：产品团队自检，重点核对需求完整性（无遗漏功能点）、一致性（前后描述矛盾）、可落地性（技术资源是否匹配）。

跨部门评审：组织研发、设计、测试、运营团队参与，收集反馈并记录问题清单（如“技术实现成本过高”“交互逻辑不符合用户习惯”），明确责任人与修改时限。

终稿确认：基于评审意见修订后，由需求方（如业务部门、客户）签字确认，避免后续需求扯皮。

三、PRD核心模块内容模板

以下为产品需求文档标准结构模板，可根据项目复杂度调整模块顺序或增减子项：

模块名称

核心内容要点

撰写说明

文档信息

文档版本、修订日期、作者、审核人、文档状态（草稿/评审中/已确认）

版本号规则：V1.0→V1.1（小修订）→V2.0（大版本更新），避免用“最新版”等模糊表述。

项目背景与目标

项目发起原因、业务价值、目标用户画像、产品目标（含关键结果指标）

背景需数据支撑（如“调研显示80%用户因功能流失”），目标需量化（如“转化率提升15%”）。

功能需求清单

按模块拆分功能点，每个功能点包含：功能描述、用户操作流程、输入/输出规则、异常处理

功能点需唯一标识（如“F001-手机号修改”），便于后续需求追溯。

非功能需求

功能指标（响应时间、并发量）、安全要求（数据加密、权限控制）、兼容性（系统/浏览器）、易用性（学习成本）

避免笼统描述，如“系统稳定”改为“核心功能全年可用率≥99.9%”。

用户流程与原型

核心业务流程图（含关键节点、决策分支）、高保真原型图（标注交互逻辑、跳转路径）

流程图需用标准符号（如开始/结束、处理步骤、判断），原型图需标注版本与更新点。

验收标准

每个功能点对应可量化的验收条件，通过标准（如“输入错误手机号时，系统提示‘手机号格式错误’”）

验收标准需具体，避免“功能正常运行”等模糊表述，需明确“通过/不通过”的判定场景。

风险与依赖

潜在风险（如第三方接口延迟、技术瓶颈）、依赖条件（如需要数据团队提供用户画像标签）

风险需说明影响程度与应对预案，依