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公司文件收发管理制度

一、总则

为确保公司各类文件（包括纸质文件与电子文件）的规范、高效流转，保障信息传递的准确性、及时性与安全性，维护公司正常的办公秩序和经营管理活动的有序进行，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的各类文件收发管理。文件收发管理遵循统一规范、分级负责、安全保密、及时准确的原则。

二、管理部门与职责

公司行政部（或指定办公室，下同）是文件收发管理的归口部门，负责公司所有外来文件、内部重要文件的统一接收、登记、分发、传递、催办、归档以及对外发送文件的审核、登记、用印和传递工作。各部门应指定专人（可兼职）负责本部门文件的接收、登记、传阅、处理、保管和传递，并定期向行政部报备文件管理情况。

行政部文件管理职责主要包括：

1.制定和完善公司文件收发管理相关制度及流程。

2.负责上级单位、政府部门、业务往来单位等外来文件的签收、启封、分类、登记、编号。

3.负责公司发出文件的格式审核、编号、用印、登记、封装和传递。

4.确保文件传递渠道畅通，跟踪重要文件的流转状态，督促相关部门及时处理。

5.负责文件收发过程中的保密工作，严格执行保密规定。

6.管理文件收发所需的设备、用品（如文件柜、文件夹、密封条、邮寄标签等）。

7.定期组织文件管理培训，指导各部门做好文件管理工作。

三、文件接收管理

（一）外来文件接收

1.签收与启封：所有寄往公司的外来文件、邮件（包括信函、包裹、传真、电子邮件等），均由行政部统一签收。对于标有“亲启”、“绝密”、“机密”字样的文件，由行政部负责人或指定专人按规定交收件人本人启封；其他文件由行政部负责启封。

2.登记与编号：启封后的文件，行政部应立即对其进行分类登记，登记内容包括：收文日期、来文单位、文号、文件标题、份数、密级（如有）、附件情况、传递方式等，并根据文件性质和公司编号规则进行统一编号。

3.分发与传递：行政部根据文件内容和性质，提出拟办意见，报相关领导批示后，及时分发给承办部门或承办人。分发时应履行签收手续，确保责任到人。对于紧急文件，应优先处理，注明“急件”标识，并立即通知相关人员。涉密文件的分发和传递应严格按照保密规定执行，采取专人专车、加密传输等安全方式。

（二）内部文件接收

各部门产生的需在公司内部流转的重要文件，应送行政部登记备案后，按规定程序传递。部门间横向传递的普通业务文件，可由部门间直接传递，但需做好内部登记和签收。

四、文件发送管理

（一）对外发送文件

1.拟稿与审核：各部门对外发送正式文件，须由承办人拟稿，部门负责人审核，按公司审批权限报请相关领导签发。文件内容应符合国家法律法规及公司相关规定，格式规范，字迹清晰。

2.编号与用印：经签发的文件，由行政部统一编号、用印。用印前需再次核对文件内容、份数、签发手续是否完备，确认无误后方可用印。

3.登记与封装：发送文件前，行政部应对文件进行详细登记，内容包括：发文日期、发文字号、文件标题、主送单位、抄送单位、份数、附件、密级（如有）、发送方式等。封装时应确保文件完好无损，注明收件单位、地址、收件人及联系方式。

4.传递方式：根据文件的紧急程度、重要性及成本效益，选择合适的传递方式，如专人送达、挂号信、快递、传真、加密电子邮件等。重要或涉密文件应选择安全可靠的传递方式，并跟踪传递过程，确保送达。

（二）内部文件发送

公司内部规章制度、通知、通报、纪要等需下发至各部门的文件，由行政部统一编号、登记后，通过公司内部邮件系统、公告栏或专人分发至各部门，并由部门文件管理员签收。

五、文件传阅与催办

1.传阅：需要多位领导或多个部门传阅的文件，由行政部或承办部门负责人指定专人负责传递。传阅人应在文件传阅单上签名并注明日期，阅后及时将文件退回给文件管理员或传递给下一位阅文人，不得横传、积压或擅自留存。涉密文件的传阅应在指定场所进行。

2.催办：对于有明确办理时限的文件，行政部应及时提醒承办部门或承办人按时办理。对逾期未办的文件，应进行催办，并记录催办情况。承办部门在文件办理完毕后，应将办理结果反馈给行政部，并将文件原件及相关材料交行政部归档。

六、保密管理

1.文件收发人员应严格遵守国家及公司保密规定，严守文件秘密，不得泄露文件内容。

2.涉密文件的收发、登记、传递、保管、销毁等环节，必须严格按照公司保密制度执行，确保全程可控、万无一失。

3.严禁将涉密文件带离规定办公区域，严禁使用非涉密计算机、网络、存储设备处理、传输涉密信息。

4.文件传递过程中，如发生丢失、泄密等情况，应立即报告行政部和公司保密管理部门，并采取补救措施。

七、记录与归档

文件收发过程中的所有登记记录（收文登记簿、发文登记簿、传阅单、签收单等）应妥善保管，定