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方案

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方案

科研项目国际合作与交流费核算实施方案

一、方案目标与定位

（一）核心目标

构建国际合作与交流费“外事审批-费用核算-外汇结算-结题清算”全周期体系，解决“范围模糊、外汇处理不规范、凭证缺失”问题，确保核算准确率≥99%，预算执行偏差率≤5%，合规支出率≥98%。

建立专属核算规则，适配不同交流类型（国际会议/境外调研/外籍专家来访）、费用形式（外汇支付/人民币结算），实现“精准分类、标准管控”，为费用高效使用、国际科研协作提供数据支撑。

强化核算成果应用，6个月内完成国际交流费核算流程标准化，降低违规支出率至≤1%，提升交流性价比，保障科研项目国际合作与成果推广需求。

（二）方案定位

本方案适用于各类科研项目（基础研究/应用研究/试验发展）全周期国际合作与交流费核算，涵盖费用分类、外事审批、外汇结算、结题清算，是项目经费管理、外事合规管控的核心支撑文件，同时为财务人员、科研项目负责人、外事对接人提供操作规范，确保核算合规、精准、可落地。

二、方案内容体系

（一）核算范围与标准

核算范围界定：

核心费用类型：

人员出境费用：科研人员出国参加会议/调研的国际交通费、境外住宿费、伙食费、注册费；

外籍人员来访费用：外籍专家来华合作的国际交通费、境内住宿费、劳务咨询费；

合作交流其他费用：国际会议承办费、境外合作单位协作费（≤总经费10%），附《国际合作与交流费核算范围明细表》。

核算标准统一：

出境费用标准：国际交通限经济舱（超12小时可公务舱），境外住宿按“国家/地区分级”（欧美发达国家≤150美元/晚、其他地区≤100美元/晚），伙食费50美元/天；

来访费用标准：外籍专家国际交通限经济舱，境内住宿同国内差旅标准，劳务咨询费单次≤5000美元（需代扣代缴个税）；

外汇结算标准：单笔超1万美元需通过外汇账户支付，按“交易当日汇率”折算人民币核算，附《国际合作与交流费核算标准量化表》。

（二）核心核算内容

人员出境费用核算：

国际交通：按“票据金额（外汇/人民币）”核算，附机票行程单、外事审批文件，超标准购票需提供“紧急交流证明”，附《国际交通费核算表》；

境外食宿：按“实际支出+汇率折算”核算，住宿费需附酒店发票（外文需翻译件），伙食费按“出差天数×标准”实报实销，附《境外食宿费核算表》；

会议注册费：按“会议通知标准+付款凭证”核算，附注册确认函、银行支付回单，附《会议注册费核算表》。

外籍人员来访费用核算：

国际交通：按“邀请函约定金额”核算，附机票行程单、邀请协议，外汇支付需附外汇管理局备案文件，附《外籍人员交通费核算表》；

境内费用：住宿费按国内差旅标准核算，劳务咨询费需代扣“增值税（6%）+个税（20%）”，附完税凭证、劳务协议，附《外籍人员境内费用核算表》。

其他合作费用核算：

会议承办费：按“场地租赁+物料制作+专家接待”分项核算，附合同、发票，单次超10万元需提供明细清单，附《国际会议承办费核算表》；

境外协作费：按“合作协议金额”核算，需附境外单位资质证明、成果交付约定，外汇支付需经主管部门审批，附《境外协作费核算表》。

三、实施方式与方法

（一）前期准备（项目立项后2周）

资料与工具准备：

收集资料：项目立项书、国际交流预算表、外事管理规定（如《因公临时出国经费管理办法》）、外汇结算政策；

配置工具：国际交流费核算模板（含汇率折算公式）、外汇支付台账系统、外事审批文件管理库，附《工具操作指南》。

团队组建与培训：

组建“核算小组”：财务专员（1名，负责费用核算与外汇处理）、项目负责人（1名，负责交流需求审核）、外事对接人（1名，负责审批文件与凭证收集）；

培训内容：核算标准、外事审批流程、外汇结算要求，确保掌握“审批-核算-结算”全流程，附《培训签到表》。

（二）全流程核算实施

前期审批阶段：

外事审批：出境或邀请外籍专家需提交《国际合作交流申请表》，标注“交流目的、时间、费用预算、合作单位”，经外事部门审批通过后执行，附《外事审批文件备案表》；

预算核对：财务专员核对申请预算与项目总预算一致性，超预算需提交《预算调整申请》，明确外汇使用额度，附《国际交流预算核对表》。

费用核算与结算阶段：

凭证审核：外事对接人收集“审批文件、票据（含外文翻译件）、协议”，财务专员核查完整性（如外汇支付需附备案表）、真实性（发票无涂改、协议条款清晰），附《凭证审核记录表》；

费用核算：按“费用类型+结算方式”分类计算，外汇金额按“支付当日央行中间价”折算人民币，超标准部分标注“个人承