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企业采购合同签订标准文本模板

一、适用范围与签订背景

本模板适用于各类企业日常采购活动中，与供应商就货物、服务或工程的采购事宜明确双方权利义务时使用。无论是原材料采购、办公用品采购，还是技术服务、工程外包等场景，均可通过此模板规范合同内容，降低交易风险，保障企业合法权益。签订采购合同旨在通过书面形式固化采购需求、交付标准、付款条件等核心条款，保证双方按约履行，避免后续争议。

二、合同签订标准操作流程

（一）采购需求内部确认

需求发起：采购部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、交付时间等核心要素，并附相关技术说明书或图纸（如有）。

审批流转：需求表需经需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人及企业分管领导审批通过。重大项目（如金额超过万元或涉及核心业务）需提交企业总经理办公会审议。

需求锁定：审批通过后，形成《采购需求确认单》，作为后续供应商选择和合同拟定的依据，原则上不得随意变更，确需变更的需重新履行审批流程。

（二）供应商信息核实与选择

供应商准入：优先选择已通过企业供应商资质审核的单位（如列入《合格供应商名录》）。新供应商需提供营业执照、相关经营许可证（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等）、法定代表人身份证明、授权委托书（如由代理人签约）、近三年类似业绩证明等材料，由采购部门联合质检、法务部门进行资质审核。

供应商评估：根据采购需求类型，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询比价等方式确定供应商。其中，货物采购金额超过万元或服务采购金额超过万元的，原则上需采用公开招标方式；小额零星采购可采用询比价，要求至少3家供应商报价。

结果公示：供应商确定后，需在企业内部进行公示（公示期不少于3个工作日），无异议后发出《中标通知书》或《成交通知书》。

（三）合同条款拟定与审核

模板调用：根据采购类型（货物/服务/工程）选择对应版本的采购合同模板，调用本标准文本模板，结合采购需求补充具体条款。

条款填写：重点填写以下核心内容：

合同双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式等）；

采购标的详细描述（名称、规格型号、数量、技术标准、质量要求等，可附件形式附技术参数表）；

交付条款（交付时间、地点、方式、运输费用承担、风险转移节点等）；

验收条款（验收标准、验收流程、验收期限、异议处理方式等）；

付款条款（付款方式、节点比例、发票要求、账户信息等）；

违约责任（逾期交货、质量不合格、逾期付款等情形的违约金计算方式或赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确管辖机构）。

内部审核：拟定完成后，依次经采购部门（条款完整性）、法务部门（合法性、合规性）、财务部门（付款条款合理性）审核，重大合同需由企业法务部门或外部律师出具法律意见书。

（四）双方沟通与修订

合同交底：采购部门将审核通过的合同文本发送给供应商，同步说明采购需求、验收标准、付款节点等核心要求，保证供应商准确理解。

协商修订：供应商如有异议，应在收到合同后3个工作日内提出，双方就争议条款进行协商。修订内容需经双方确认，并形成《合同修订记录》（可作为合同附件）。

最终确认：双方达成一致后，在合同文本上签字盖章（骑缝章）确认，电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名。

（五）合同签署与归档

签署生效：合同一式X份（通常为甲方执X份、乙方执X份，如需监管部门备案可增加份数），双方法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（或合同专用章）后生效。

分发执行：采购部门将生效合同分发至需求部门、财务部门、仓库管理部门等执行部门，明确各部门职责（如仓库负责收货验收，财务部门负责付款）。

归档管理：合同原件由企业档案管理部门统一归档，电子合同存储于企业指定服务器，归档材料包括合同文本、附件、审批记录、修订记录、签约双方资质文件等，保存期限不少于合同终止后10年。

三、采购合同标准文本模板

合同编号：[采购年份]-[采购部门简称]-[序号]（例：2023-采-001）

企业采购合同

甲方（采购方）：

名称：________________________

统一社会信用代码：____________

地址：________________________

法定代表人：__________________

联系人：______________________

联系方式：____________________

乙方（供应方）：

名称：________________________

统一社会信用代码：____________

地址：________________________

法定代表人：__________________

联系人：______________________

联系方式：_____