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适用会议类型与场景
会议策划与纪要记录操作流程
一、会议策划全流程
第一步：明确会议核心目标
召集人需先梳理会议要解决的核心问题（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决部门协作流程卡点”），避免目标模糊导致会议偏离主题。
目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），例如“3小时内完成5个议题讨论，输出3项决议及5项待办事项”。
第二步：确定参会人员与分工
必邀人员：与议题直接相关的决策者、执行负责人（如项目总监、部门经理）；
可选人员：提供专业支持的技术专家、数据分析师；
分工：明确主持人（控流程）、记录人（整理纪要）、材料准备人（提前分发议程/背景资料）。
提前与关键参会人确认时间，避免临时缺席影响会议效果。
第三步：制定详细会议议程
按逻辑顺序排列议题（如先同步背景，再讨论问题，最后决策/行动）；
每个议题分配具体时间（如“议题1：项目进度汇报（30分钟）”“议题2：资源协调争议（40分钟）”），设置超时提醒机制；
议程中标注每个议题的“主讲人”和“预期产出”（如“决议：明确资源调配方案”“待办：*经理周三前提交排期表”）。
第四步：准备会议材料与场地
材料清单：背景资料、数据报表、方案文档、白板/便签纸、投影设备等，提前1天发送至参会人（标注“请提前阅读，会议重点讨论第3页”）；
场地确认：线下会议需提前测试投影、麦克风、网络；线上会议确认会议、密码，并提前10分钟开启会议室。
第五步：发送正式会议通知
通知内容需包含：会议名称、时间（起止时间+时区）、地点（线上/线下会议室）、核心目标、议程概览、参会人员、需提前准备的材料、联系人及联系方式；
发送时间：至少提前2天发送，重要会议（如战略会）建议提前3-5天，并在会前1天提醒参会人。
二、会议纪要记录全流程
第一步：会前准备
记录人需熟悉会议议程和背景资料，标记关键议题和可能讨论点；
准备记录工具（如电脑文档、录音设备（需提前征得同意）、符号标记法：“△”表示决议、“○”表示待办、“？”存疑点）。
第二步：会中精准记录
记录核心内容，而非逐字稿：重点记录“讨论要点”（不同观点、关键数据）、“决议事项”（明确结论，避免模棱两可的表述）、“待办事项”（任务内容、负责人、截止时间）；
示例：
讨论要点：经理提出“当前开发人手不足”，经理建议“优先支持A功能模块”，*总认为“需先评估B模块紧急性”；
决议：按“功能紧急度评分表”重新排序，*总负责协调2名开发人员支援，周五前完成评估；
待办：助理整理评分表，周三12点前发至全员；经理更新排期表，周四下班前提交。
第三步：会后整理与分发
会后2小时内整理初稿，重点核对决议和待办事项的准确性（负责人、截止时间是否清晰）；
发送给参会人确认，标注“请于X月X日前反馈修改意见，无异议则视为通过”；
最终版纪要在确认后24小时内分发，抄送相关干系人（如项目组全体成员、上级领导），并同步归档至共享文档库（命名规则：“YYYYMMDD_会议名称_纪要”）。
会议相关模板表格
表1：会议通知模板
会议名称
X项目Q3进度推进会
会议时间
2023年8月15日14:00-16:00（北京时间）
会议地点
线上会议（腾讯会议号：*–）
会议目标
同步Q3项目进度，解决资源协调问题，明确下一阶段里程碑
议程安排
14:00-14:10项目整体进度汇报（总监）14:10-14:40各模块负责人难点反馈（经理、主管）14:40-15:10资源协调方案讨论（全员）15:10-15:50决议Q3里程碑及责任人（总主持）15:50-16:00行动计划确认（*助理）
参会人员
总、总监、经理、主管、助理、专员
需提前准备材料
1.Q2项目总结报告（总监）2.各模块进度甘特图（经理、主管）3.资源需求清单（助理）
联系人
助理（电话：–，邮箱：**）
表2：会议议程模板
时间
议题
主讲人
内容概要
预期产出
14:00-14:10
项目整体进度汇报
*总监
Q2目标完成率、当前风险点
进度数据汇总表
14:10-14:40
各模块难点反馈
经理、主管
开发/测试/设计阶段卡点
问题清单及初步解决方案
14:40-15:10
资源协调方案讨论
全员
人员调配、预算分配争议
资源调配备选方案2-3个
15:10-15:50
Q3里程碑及责任人决策
*总
结合优先级确定里程碑节点
决议版Q3里程碑计划表
15:50-16:00
行动计划确认
*助理
待办事项汇总、责任到人
会议纪要（含待办清单）
表3：会议纪要模板
会议名称
X项目Q3进度推进会
会议时间
2023年8月15日14:00-16:00
会议地点
线上会议（腾讯会议号：*–）
参会人员
总、总监、经理、主管、助理、专员
缺席人员
*（事由：临时出差）
记录人
*助理
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