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企业采购与供应链标准模板应用指南

一、模板适用范围与行业价值

本套标准模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的采购与供应链管理场景，旨在规范采购全流程、降低运营风险、提升协同效率。通过标准化工具的应用，企业可解决以下核心问题：需求提报混乱、供应商管理无序、采购过程不透明、验收与付款脱节等。无论是日常生产物料采购、办公用品补充，还是项目型采购，本模板均可提供全流程支撑，助力企业实现采购管理的规范化、数据化与合规化。

二、标准操作流程详解

（一）需求发起与审批

操作目标：明确采购需求的合理性与必要性，从源头控制成本与风险。

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门、审批管理层。

步骤说明：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、库存预警等），填写《采购需求申请表》，详细注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计单价、预算金额、用途、到货日期等关键信息，部门负责人*经理签字确认。

采购部门收到需求表后，1个工作日内完成初审，重点核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、预算是否超支等），对模糊需求与需求部门沟通补充，形成《采购需求初审意见》。

财务部门审核预算匹配度，确认资金来源（如部门预算、专项预算等），在《采购需求申请表》上签署财务意见。

根据采购金额分级审批（示例：≤5万元由采购总监审批，5万-20万元由分管副总审批，≥20万元由总经理*审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证采购资源的优质性与稳定性。

责任主体：采购部门、质量部门、使用部门。

步骤说明：

采购部门根据需求类型，从《合格供应商名录》中优先筛选候选供应商；若名录无合适资源，启动新供应商寻源，可通过行业推荐、公开招标、自主邀约等方式收集供应商信息。

向候选供应商发放《供应商调查问卷》，内容包括企业资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力（设备规模、产能、工艺水平）、质量体系（ISO认证、质检流程）、供货能力（交期准确率、库存水平）、合作案例（过往3年类似项目业绩）等。

组织质量部门、使用部门组成评估小组，对供应商进行现场考察（必要时）或资料评审，从价格竞争力、质量稳定性、交付及时性、服务水平、合作意愿等维度打分，形成《供应商评估报告》，按得分高低排序确定候选名单。

金额≥10万元的采购需进行比价或议价，至少邀请3家供应商报价，填写《比价分析表》对比价格、质量、交期等差异，最终选定合作供应商。

（三）合同签订与订单下达

操作目标：明确双方权利义务，规避合作风险。

责任主体：采购部门、法务部门、供应商。

步骤说明：

采购部门根据需求与供应商洽谈，确定合同条款（包括标的物信息、价格与支付方式、交货时间地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等），起草《采购合同》。

法务部门审核合同条款的合规性与严谨性，重点关注知识产权、保密义务、违约赔偿等关键条款，出具《合同审核意见书》。

审批通过后，由双方授权代表签字盖章（企业-side需采购总监及总经理签字，供应商-side需法定代表人或授权代表签字），合同生效。

采购部门根据合同内容，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送供应商，明确订单编号、物料信息、数量、交期、单价、收货地址等，要求供应商确认回复。

（四）采购执行与过程跟踪

操作目标：保证订单按时、按质、按量交付。

责任主体：采购部门、供应商、仓库部门。

步骤说明：

供应商确认采购订单后，按约定时间备货，生产/备货期间采购专员*需主动跟踪进度，每周获取《生产/备货进度表》，重点关注是否存在延期风险（如原材料短缺、设备故障等）。

若出现可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面通知企业，说明原因及预计恢复时间，采购部门协调需求部门评估影响，必要时启动备选供应商方案。

物料发运前，供应商提供《发货清单》（含物料名称、规格、批次号、数量、发货日期、物流单号等），采购部门核对信息无误后，通知仓库部门准备收货。

（五）入库验收与差异处理

操作目标：确认到货物料符合合同要求，避免不合格品流入生产/使用环节。

责任主体：仓库部门、质量部门、采购部门、需求部门。

步骤说明：

仓库部门根据《发货清单》核对到货物料的数量、外观、包装是否完好，若有破损、数量不符等问题，当场拍照记录并联系供应商沟通处理，同时填写《到货异常记录表》。

数量与外观无误后，通知质量部门进行检验，质量部门依据《质量检验标准》（如国标、行标或合同约定的技术参数）进行抽检或全检，填写《质量检验报告》，判定结果为“合格”“不合格”或“让步接收”。

检验合格的物料，仓库办理入库手续，填写《入库单》（注明物料编号、名称、规格、批次、数量、入库日期、仓管员*等），同步更新库存数据；不合格品由质量部门标识“不合格”标识，采购部门联系供应商办理退货或换货，