企业合同签订审批管理工具.docVIP

企业合同签订审批管理工具模板

一、工具适用场景与价值

在企业运营中，合同签订是业务开展的核心环节，涉及采购、销售、合作、服务等多元场景。本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等）的审批管理，旨在解决合同审批流程不清晰、跨部门协作效率低、合同条款风险难把控、归档管理混乱等问题。通过标准化审批流程和规范化模板，可保证合同签订合规、高效，降低法律风险，提升企业合同管理水平。

二、合同审批全流程操作指南

（一）合同发起与申请

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）根据业务需求发起合同审批。

申请材料准备：

填写《合同审批申请表》（详见模板一），明确合同基本信息（合同名称、类型、对方主体信息、合同金额、主要条款摘要等）；

附上合同草案（需包含双方基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款）、对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、相关业务支持性文件（如采购订单、会议纪要、需求说明等）。

提交申请：通过企业OA系统、审批软件或指定邮箱，将申请材料提交至部门负责人进行初审。

（二）部门初审

审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监）。

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否与业务约定一致；

对方主体资质是否真实有效（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务等）；

合同条款是否明确，是否存在模糊表述或重大遗漏。

审核结果处理：

审核通过：流转至法务部门进行合规性审核；

审核不通过：退回经办人修改完善，修改后重新提交。

（三）法务审核

审核主体：企业法务专员或外聘法律顾问。

审核重点：

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部管理制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定清晰，管辖地是否有利于企业；

是否存在法律风险点（如知识产权条款、保密条款、不可抗力条款等）。

审核结果处理：

审核通过：流转至对应层级领导进行最终审批；

审核不通过：出具《法务审核意见书》，列明修改建议，退回经办人调整后重新提交。

（四）领导审批

审批层级：根据合同金额、重要性及企业授权体系确定审批人（如部门总监分管副总总经理/董事长）。

示例：金额≤10万元，部门总监审批；10万元＜金额≤50万元，分管副总审批；金额＞50万元，总经理审批。

审批重点：

合同内容是否符合企业战略规划及年度经营目标；

合同金额是否在预算范围内，成本效益是否合理；

涉及重大合作或风险较高的合同，需评估对企业经营的影响。

审批结果处理：

审批通过：进入合同用印环节；

审批不通过：退回经办人并说明理由，终止审批流程或重新协商条款。

（五）合同用印

用印申请：经办人凭已审批通过的《合同审批申请表》及最终版合同，向行政部门提交《用印申请表》。

用印审核：行政部门负责人审核用印申请材料是否齐全、审批流程是否完整，确认无误后安排用印。

用印执行：

加盖企业合同专用章（严禁以公章代替合同章）；

用印后，在《用印登记表》上记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息。

（六）合同签署与交付

签署方式：根据合同约定及对方要求，采用纸质签署（双方签字/盖章）或电子签署（符合《电子签名法》要求的第三方电子签约平台）。

签署顺序：一般由企业方先盖章后交对方盖章，或双方同时签署；若需对方先盖章，需经法务及领导书面确认。

签署确认：合同签署完成后，经办人收取对方已盖章的合同原件，核对份数（通常一式两份以上，双方各执一份，企业财务、归档部门留存），并在《合同交接记录表》上签字确认。

（七）合同归档

归档责任人：业务部门经办人为合同归档第一责任人，法务部门、行政部门配合。

归档内容：

《合同审批申请表》及各环节审批意见；

合同最终版文本（双方签字/盖章页原件）；

对方主体资质文件、业务支持性文件；

《用印登记表》《合同交接记录表》等辅助材料。

归档管理：

纸质合同：按合同编号分类存放于企业档案室，标注“合同档案”标识，建立台账便于查阅；

电子合同：至企业文档管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。

三、常用模板表格参考

模板一：合同审批申请表

合同名称

合同编号

合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他）

甲方（企业方）

名称：

统一社会信用代码：

地址/电话：

乙方（对方方）

名称：

统一社会信用代码：

地址/电话：

合同金额

大写：

小写：

合同期限

自年月日至年月日

主要条款摘要

（标的、履行方式、验收标准、付款方式等，可附页）

附件清单

1.合同草案2.对方营业执照3.授权委托书4.其他：

发起部门

发起人：

申请日期

年月日

联系方式：

模板二：合同审批流程表

审批环节

审批人

审批意见（□同意□修改后同意□