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文档编写与审查规范手册

一、适用场景与目标

本手册适用于企业内部各类业务文档、技术文档、管理文档的编写与审查全流程，具体场景包括：新项目启动时的需求文档撰写、跨部门协作流程文档编制、产品说明书及技术手册更新、制度流程文件修订等。通过规范文档编写与审查动作，统一文档标准，提升内容质量，保证信息传递准确、高效，降低因文档歧义导致的沟通成本与执行风险。

二、文档编写全流程指引

（一）编写前准备：明确方向与框架

需求与目标确认

与需求方（如产品经理、业务负责人）沟通，明确文档的核心目标（如指导操作、规范流程、传递信息）、受众群体（如技术人员、运营人员、客户）及使用场景（如内部培训、对外交付、存档备查）。

输出《文档需求确认表》（见模板1），记录文档目的、受众、关键内容要点及交付时间，经需求方签字确认后启动编写。

大纲与框架设计

根据文档类型搭建逻辑框架：技术文档需包含背景、功能说明、操作步骤、异常处理等模块；业务流程文档需涵盖流程目标、参与角色、步骤详解、节点说明等；产品文档需包含产品介绍、功能特性、使用指南、常见问题等。

大纲需经团队内部评审，保证结构清晰、层级合理（建议采用“章-节-条-款”四级结构，避免层级过深）。

参考资料收集与整理

收集相关业务需求文档、技术方案、行业标准、历史版本文档等资料，保证内容准确性和一致性。

对参考资料进行筛选与标注，区分“必须引用”“参考借鉴”“避免冲突”三类内容，减少编写过程中的信息冗余。

（二）编写中执行：规范内容与表达

格式规范统一

文档采用“文档+版本号+日期”格式（如《用户操作手册V2.1），标题字体统一为黑体二号加粗。

章节编号：严格按照“1-1.1-1.1.1”规则编号，章标题黑体三号，节标题黑体四号，条标题宋体小四加粗。

图表规范：图表需编号（如图1-1、表2-3）并命名，图表下方注明“图1-1流程图”“表2-3功能参数表”，字体为宋体五号；图片分辨率不低于300dpi，表格采用三线表设计。

页面设置：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中显示，页脚添加文档名称及版本号。

内容规范要求

准确性：数据、术语、操作步骤需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”），技术参数需注明来源（如“根据测试报告V1.0”）。

完整性：覆盖大纲设计的全部模块，关键步骤需补充示例（如“’提交’按钮后，系统返回‘成功’提示，如图3-2所示”）。

逻辑性：章节内容需按“总-分”“背景-目标-执行-结果”等逻辑展开，避免内容交叉或断层；重要结论需前置总结，便于读者快速抓取核心信息。

可读性：语言简洁明了，避免长句（单句不超过40字）；专业术语首次出现需标注解释（如“API（应用程序接口）”）；多场景文档需区分“用户操作”“管理员操作”等角色视角。

版本与修订记录

文档首次版本为V1.0，修订后版本号递增（V1.1、V2.0），版本号规则：主版本号（重大结构调整）/次版本号（内容增减或优化）/修订号（细节修正）。

文档末尾需附《文档修订记录表》（见模板3），记录修订版本、日期、修订人、修订内容及影响范围，保证版本可追溯。

（三）编写后自检：查漏补缺与优化

完整性检查

对照《文档需求确认表》，检查是否覆盖全部需求要点；核对章节编号是否连续，图表编号是否对应且无遗漏。

逻辑性检查

通读全文，检查章节顺序是否合理，内容衔接是否自然；重点检查操作步骤、流程描述是否存在逻辑矛盾（如“先保存后填写”与步骤顺序冲突）。

合规性检查

确认文档内容符合企业内部制度（如《保密管理规定》《品牌视觉规范》）及外部行业标准（如GB/T1.1《标准化工作导则》），避免敏感信息泄露（如客户隐私、未公开技术数据）。

用户体验测试

邀请1-2名目标用户（如新员工、外部客户）试读文档，记录其对内容理解、操作步骤指引的反馈，根据意见调整表述方式或补充说明。

三、文档审查标准化流程

（一）审查启动：明确标准与分工

审查类型确定

根据文档重要性划分审查级别：

常规级：日常业务文档、内部流程说明，由部门负责人指定1-2人审查；

重要级：产品交付文档、核心制度文件，需跨部门（业务、技术、法务）联合审查；

关键级：涉及合规、安全或重大决策的文档，需邀请分管领导及外部专家（如法律顾问）参与审查。

审查团队组建

明确审查人职责：

内容审查人：负责文档准确性、完整性、逻辑性（如业务文档由业务骨干审查，技术文档由技术负责人审查）；

格式审查人：负责格式规范、排版美观（如文档专员*或行政人员）；

合规审查人：负责合规性、风险点排查（如法务专员或合规经理）。

审查标准同步

向审查团队同步《文档审查标准清单》（含格式规范、内容要求、合规要点等），保证审查尺度一致。

（二）分级审查：按维度深度校验

1.初审：格式与基础检查