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采购需求及供应商选择评估表工具指南

一、适用场景与核心价值

本评估表工具适用于各类企业、事业单位及组织的采购活动，涵盖物料采购（如原材料、办公用品、设备）、服务采购（如咨询、运维、广告）、工程采购（如装修、施工）等场景。无论是常规采购、紧急采购，还是新供应商引入、现有供应商复评，均可通过标准化流程实现需求明确化、供应商选择客观化，有效降低采购风险、控制成本，保证采购活动合规高效。

其核心价值在于：通过结构化工具梳理采购需求，避免需求模糊导致的后续争议；通过多维度评估筛选供应商，减少主观判断偏差；通过流程留痕为审计、复盘提供依据，助力采购管理精细化。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求梳理与确认

目标：明确采购需求细节，保证需求可量化、可执行，为后续供应商筛选提供基准。

操作步骤：

需求发起：由需求部门填写《采购需求明细表》（模板见第三部分），详细说明采购项目名称、用途、规格参数、数量、质量标准、交付时间、预算上限、特殊要求（如环保认证、定制化需求）等。

示例：采购办公用笔记本电脑，需明确“屏幕尺寸≥14英寸、CPUi5以上、内存16GB、硬盘512GBSSD、预装Windows11专业版、3年质保、交付时间不超过15个工作日、预算上限6000元/台”。

需求审核：需求部门负责人经理对需求必要性、合理性进行初审；采购部门审核需求是否符合公司采购政策、预算是否在可控范围；财务部门会计复核预算与成本匹配度。

需求定稿：审核通过后，三方签字确认《采购需求明细表》，作为后续供应商评估的核心依据。

（二）供应商初步筛选

目标：通过基础资质过滤，排除不符合基本要求的供应商，缩小候选范围。

操作步骤：

信息收集：通过行业名录、招投标平台（如采购网、第三方B2B平台）、供应商自荐、同行推荐等渠道，收集潜在供应商信息。

资质初审：根据采购类型，核查供应商必备资质，包括但不限于：

营业执照（经营范围需覆盖采购项目）；

行业特定资质（如食品采购需SC认证，工程类需施工资质等级证书）；

质量体系认证（如ISO9001、ISO14001等，根据需求选择）；

近3年无重大违法违规记录（可通过“信用中国”等官方渠道核实）。

排除标准：存在以下情况之一的直接排除：资质不全、虚假资质、处于被吊销执照状态、有同类采购严重违约记录。

（三）供应商深度评估（现场考察/资料审核）

目标：通过实地或资料验证，全面评估供应商履约能力，保证其能满足采购需求。

操作步骤：

评估维度设计：根据采购类型优先级确定评估维度，通常包括：

价格竞争力（报价是否合理，与市场均价对比）；

质量保障能力（生产流程、质检标准、样品测试报告）；

交付能力（生产周期、库存水平、物流方案、应急交付机制）；

服务水平（售后响应速度、技术支持、培训服务）；

企业综合实力（注册资金、生产规模、研发投入、客户案例）。

评估方式选择：

物料/工程采购：优先现场考察，核查生产设备、车间管理、仓储条件，与供应商技术负责人、生产主管沟通细节；

服务采购：重点审核服务方案、团队资质（如项目负责人执业证书）、过往服务案例（需提供合同及客户评价）。

信息记录：填写《供应商现场考察/资料审核记录表》，详细记录考察时间、地点、人员、评估项结论（如“生产车间符合ISO14001标准，质检流程记录完整”），并附现场照片、资料复印件等佐证材料。

（四）综合评分与供应商排序

目标：通过量化评分，客观比较供应商优劣，确定候选名单。

操作步骤：

设定评分权重：根据采购需求优先级分配各维度权重（示例）：

价格：30%（预算内报价最低者得分最高，超出预算直接淘汰）；

质量：25%（样品测试合格率、质检认证完整性）；

交付能力：20%（承诺交付时间≤最短要求得满分，每延迟1天扣5分）；

服务：15%（售后响应时间≤24小时得满分，超时扣分）；

企业实力：10%（注册资金≥1000万元得满分，不足按比例折算）。

独立打分：由采购专员、需求部门代表、技术专家*（如需）独立打分，去掉最高分和最低分后取平均分。

排序与推荐：按综合得分从高到低排序，形成《供应商综合评估报告》，推荐前2-3名进入谈判环节。

（五）谈判与合同签订

目标：通过商务谈判明确合作细节，签订规范合同，保障双方权益。

操作步骤：

谈判准备：整理供应商报价单、评估报告、需求明细表，确定谈判底线（如最高可接受价格、最短交付周期）。

谈判执行：与推荐供应商就价格、付款方式（如“30%预付款，70%验收后付”）、交付节点、违约责任（如“逾期交付每日按合同金额0.1%支付违约金”）、售后服务条款等进行谈判，形成《谈判纪要》，双方签字确认。

合同签订：法务部门*审核合同条款，保证符合《民法典》《招标投标法》等法规；合同经双方授权代表签字盖章后生效，复印件分发至需求部门、采购部门、财务部