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企业文件归档与保管标准操作流程

一、适用范围与场景说明

本流程适用于企业各部门在运营过程中形成的各类纸质及电子文件的归档与保管工作，涵盖但不限于：合同协议、管理制度、会议纪要、财务凭证、项目资料、人事档案、客户信息等具有保存价值的文件。适用于新文件形成后的初次归档、历史文件的整理补归、以及日常文件的借阅、保管与到期处置等全生命周期管理场景，保证文件管理规范、安全、可追溯，满足企业运营、审计合规及风险防控需求。

二、标准操作流程详解

（一）文件收集与初步筛选

责任主体：各部门文员或指定文件责任人，档案管理员负责监督指导。

收集范围：

正式文件：经审批发布的制度、流程、通知、报告等；

业务文件：合同、订单、项目方案、验收报告等；

记录文件：会议纪要、值班记录、培训记录、审计底稿等；

其他需长期保存的文件（如资质证书、客户重要函件等）。

筛选原则：

剔除重复件、草稿件、无留存价值的临时性通知；

电子文件需确认版本最终稿，纸质文件需签字或盖章齐全。

时间要求：

月度常规文件于次月5日前完成收集；

项目类文件在项目结束后10日内完成收集；

年度重要文件（如年度总结、审计报告）于次年1月15日前完成收集。

（二）文件分类与编号

分类标准：采用“一级分类（部门）+二级分类（文件类型）+三级分类（年份/项目）”结构：

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、市场部、研发部等）；

二级分类：按文件类型划分（如制度类、合同类、项目类、人事类等）；

三级分类：按年份或项目名称/编号划分（如“2024年”“项目一期”）。

编号规则：统一格式为“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”，示例：

行政部制度类文件：XZ-ZD-2024-001（XZ为行政部代码，ZD为制度类代码，2024为年份，001为流水号）；

研发部项目类文件：YF-XM-2024-056（YF为研发部代码，XM为项目类代码，2024为年份，056为流水号）。

电子文件分类：在服务器/云盘建立对应文件夹层级（如“行政部-制度类-2024年”），文件名与编号一致，避免使用特殊字符。

（三）文件整理与装订

纸质文件整理：

按编号顺序排序，去除夹订金属物（如订书针、回形针），避免锈蚀；

多页文件需在左侧装订，使用无酸档案盒封装，盒面标注“部门-文件类型-年份-起止编号”（如“行政部-制度类-2024年-001-020”）；

档案盒内附《文件归档清单》（模板见下文），注明文件名称、编号、页数、形成日期等信息。

电子文件整理：

统一转换为PDF格式（如需编辑可保留原格式，但需同步存档PDF版本），保证内容不可篡改；

按文件夹层级存放，重要电子文件需加密存储，密码由档案管理员专人保管；

定期（每季度）对电子文件进行完整性检查，保证无损坏、无遗漏。

（四）文件登记与入库

登记要求：

纸质文件：填写《文件归档登记表》（模板见下文），一式两份，一份随档案盒入库，一份交档案管理员存档；

电子文件：在《电子文件归档登记表》中登记文件编号、名称、存储路径、责任人、归档日期等信息，并同步至企业档案管理系统。

入库管理：

纸质档案：存入专用档案室，档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案：存储于企业专用服务器或加密云盘，定期（每月）进行异地备份，备份数据需单独存放并定期（每半年）测试可恢复性；

档案盒/电子文件夹按编号顺序排列，建立《档案存放位置索引》，便于快速检索。

（五）文件借阅与使用

借阅申请：

纸质文件：借阅人填写《文件借阅申请表》（模板见下文），注明文件名称、编号、借阅原因、借阅期限（原则上不超过7个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员；

电子文件：借阅人通过档案管理系统提交申请，审批流程同纸质文件，审批通过后可在线查看或（需记录操作日志）。

借阅管理：

档案管理员核对申请信息无误后，将纸质档案交予借阅人，并登记《文件借阅登记表》（借阅人、日期、归还日期等）；

借阅人需妥善保管文件，不得涂改、抽取、增删、复制（复制需额外审批），归还时档案管理员检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录。

特殊文件借阅：涉及商业秘密、客户隐私的文件，需经分管副总审批，借阅范围仅限工作必需内容，且借阅后立即归还，不得外传。

（六）文件保管与维护

定期检查：

纸质档案：每半年进行一次清点，检查档案盒是否完好、文件有无霉变、虫蛀，发觉问题及时处理（如更换档案盒、干燥除湿）；

电子档案：每月检查存储状态，保证服务器/云盘正常运行，备份文件完整可用。

保管期限：

根据文件类型及法规要求明保证管期限（如合同类文件保管期限至合同终止后10年，制度类文件保管期限5年，人事档案保管期限至员工离职后30年）；

保管期限届满前3个月，由档案管理员牵头组织评估，对仍有保存价值的文件办