财务报销审批流程模板简化报销流程.docVIP

财务报销审批流程通用模板：简化高效报销管理

一、适用范围与常见报销场景

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

差旅费用：如交通费、住宿费、市内交通、餐补等；

业务相关支出：如客户招待费、市场推广费、小额采购等；

其他合规费用：如培训费、资料费等符合企业财务制度的支出。

二、报销全流程操作指南

步骤1：费用发生与凭证准备

操作人：费用实际发生人（如员工*某某）；

操作内容：

费用发生后，及时收集合规凭证（如消费清单、行程单、付款凭证等），保证凭证抬头为企业全称、金额与报销申请一致；

若为多人共同发生的费用（如团队聚餐），需明确费用分摊明细，由主要经办人统一汇总报销。

步骤2：填写报销申请单

操作人：费用申请人（*某某）；

操作内容：

登录企业报销系统或《通用报销单模板》（见第三部分），按模板要求填写完整信息，包括：申请人所属部门、费用发生日期、报销类别、总金额、费用明细（含事由、金额、附件数量）、收款账户信息等；

保证费用明细清晰（如“差旅费”需注明出差地点、天数、交通方式等），事由简明扼要（如“项目客户洽谈差旅费”）。

步骤3：部门负责人初审

操作人：申请人所在部门负责人（如*经理）；

操作内容：

审核报销费用的真实性（是否为部门实际发生）、合理性（是否符合预算标准）及合规性（是否符合企业费用管理制度）；

初审通过后，在报销单“部门审核”栏签字确认；若发觉疑问，需退回申请人补充说明或修正。

步骤4：财务部门复核

操作人：财务专员（如*会计）；

操作内容：

核对报销单信息与附件是否一致（如金额、日期、类别等）；

检查凭证是否齐全（如消费凭证需加盖公章或商家签章）、是否符合企业报销标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等）；

复核无误后，在“财务复核”栏签字；若存在凭证缺失或超标准情况，注明退回原因。

步骤5：分管领导审批

操作人：分管该业务的领导（如*总监）；

操作内容：

根据费用金额及审批权限（如单笔费用≥5000元需分管领导审批），确认报销事项的业务必要性；

审批通过后，在“领导审批”栏签字；若费用超出权限，按企业规定上报更高级领导审批。

步骤6：出纳付款与归档

操作人：出纳（如*出纳）；

操作内容：

收到审批完成的报销单后，核对收款账户信息，通过银行转账或现金方式支付款项；

支付完成后，在“出纳确认”栏签字，并将报销单及附件按日期分类归档，保存期限不少于3年。

三、通用报销单模板设计

通用报销单

基本信息

申请人姓名

*某某

所属部门

销售部

联系方式

（内部工号/短号）

报销日期

YYYY年MM月DD日

费用归属项目/部门

市场推广项目

报销明细

序号

报销类别

——————–

——————

1

办公费

2

差旅费

3

业务招待费

合计金额（大写）

人民币贰仟捌佰捌拾元整

审批流程

部门负责人审核

意见：□同意□退回（原因：____________）签字：*___日期：______

财务复核

意见：□合规□补充附件□退回（原因：____________）签字：*___日期：______

分管领导审批

意见：□同意□否决（原因：____________）签字：*___日期：______

出纳确认

付款方式：□银行转账□现金签字：*___日期：______

备注|如有特殊情况说明（如紧急报销、费用分摊等）：______________|

四、报销执行关键要点提示

时限要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需说明原因，超过30天原则上不予受理。

附件规范：所有报销需附真实、清晰的消费凭证，电子凭证需打印并由申请人签字确认，避免涂改或缺失。

金额标准：严格按企业费用标准执行（如差旅住宿标准为元/晚，招待费人均不超过元），超标准部分需提前申请并经分管领导特批。

审批责任：各级审批人对所审核内容负责，若因虚假报销或审核疏漏造成损失，将按企业规定追责。

特殊情况处理：如紧急费用（如突发维修），可先通过口头向部门负责人及财务报备，费用发生后3个工作日内补全手续。

信息保密：报销信息仅相关人员可见，严禁泄露员工个人隐私及企业财务数据。