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文档存档归档指引工作流程梳理及档案管理模板
一、适用范围与应用场景
本模板适用于各类企业、事业单位及部门的文档存档归档管理，尤其适合需要规范化处理日常办公文件、项目全周期文件、合同协议、财务凭证、人事档案等具有保存价值的文档场景。无论是初创企业搭建档案管理体系，还是成熟机构优化现有归档流程，均可通过本模板实现文档分类标准化、归档流程规范化、档案管理高效化，保证重要文件可追溯、易查找、安全存储，同时满足合规审计、历史查阅等需求。
二、文档存档归档全流程操作指南
（一）前期准备：明确档案管理责任与标准
成立档案管理小组
由行政部（或综合管理部）牵头，联合业务部门负责人、法务专员（如需）组成档案管理小组，明确职责分工：
档案管理员：负责文档收集、整理、归档、保管、借阅等日常管理；
各部门负责人：监督本部门文档按时规范提交，审核文件内容完整性；
法务/合规专员（可选）：审核涉密、合规类文件的归档要求。
制定《档案管理制度》，明确文档分类标准、保管期限、借阅权限、销毁流程等核心规则，经管理层审批后发布。
确定文档分类与编码规则
分类标准：按“部门-文件类型-子类”三级逻辑分类（示例）：
一级分类（部门）
二级分类（文件类型）
子类示例
行政部
管理制度
会议纪要、通知、规定
市场部
项目文件
策划方案、合同、总结报告
财务部
财务凭证
发票、报销单、审计报告
人事部
人事档案
劳动合同、入职登记、离职证明
编码规则：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式（示例）：
部门代码：行政部“XZ”、市场部“SC”、财务部“CW”、人事部“RS”；
文件类型代码：制度“GD”、合同“HT”、总结“ZB”；
完整编码示例：XZ-GD-2024-001（行政部2024年第1号制度文件）。
（二）文档收集：保证文件完整性与及时性
收集范围：凡具有保存价值的各类文件，包括但不限于：
正式文件：红头文件、会议纪要、审批单、合同协议；
业务文件：项目方案、调研报告、客户资料、招投标文件；
支撑文件：发票、扫描件、附件、原始凭证（如纸质单据需同步提交电子版）；
特殊文件：涉密文件（需标注密级）、电子文件（需保证格式兼容，优先PDF/DOC格式）。
收集流程：
定期收集：各部门每月25日前，将上月形成的待归档文件提交至档案管理员，填写《文档移交清单》（见模板1）；
专项收集：项目结束后5个工作日内，项目负责人整理项目全周期文件（含立项、执行、验收阶段），提交归档；
临时收集：突发重要文件（如诉讼材料、审计通知）需在24小时内提交归档。
（三）文档整理：规范归档前的标准化处理
初步筛选：档案管理员核对移交文件，剔除重复件、草稿件（除非有特殊保存价值），保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件无污损、电子文件无病毒）。
排序与编目：
排序：按文件形成时间顺序排列（同类型文件中，早形成的在前）；
编目：为每份文件分配唯一归档编号（按前期编码规则），填写《归档文件目录》（见模板2），包含字段：归档编号、文件名称、形成日期、页数、份数、保管期限、存放位置（如“档案柜A-1层-3盒”）。
装订与标识：
纸质文件：左侧装订（超过3页需装订成册），每份文件首页粘贴“归档标签”，标注归档编号、文件名称、归档日期；
电子文件：按归档编号建立文件夹（如“XZ-GD-2024-001”），文件名格式为“归档编号-文件名称”，刻录光盘或至指定档案管理系统（如OA系统、云盘），并加密存储（重要文件需设置访问权限）。
（四）档案入库：分类存储与登记备案
存储管理：
纸质档案：按“一级分类-二级分类-年份”顺序存放于档案柜，档案柜贴标签（如“行政部-管理制度-2024”），库房需满足“防火、防盗、防潮、防虫、防光”要求，温度控制在14-24℃，湿度45-60%；
电子档案：定期备份（每日增量备份+每周全量备份），异地备份存储（如公司总部与分支机构各存一份），重要电子档案需打印纸质版同步归档（如合同原件）。
登记备案：
档案管理员将归档信息录入《档案总台账》（见模板3），包含字段：归档编号、文件名称、形成部门、归档日期、保管期限、存放位置（纸质/电子）、状态（在库/借出/销毁）；
每季度末向档案管理小组提交《档案归档情况报告》，说明归档数量、异常情况（如文件缺失、借阅超期）。
（五）档案利用：规范借阅与查阅流程
借阅申请：
内部员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》（见模板4），注明借阅文件名称、用途、借阅期限（一般不超过7天，特殊需经部门负责人审批）；
外部单位借阅需持单位介绍信，经档案管理小组负责人审批，重要涉密文件需经公司总经理签字。
借阅管理：
档案管理员核对申请表无误后，发放档案，借阅人签字确认；
借阅期间不得涂改、转借、复制档案（如需复制，经审批后由档案管理员操作）；
归还时，档
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