合同审批与跟进管理模板.docVIP

合同审批与跟踪管理模板

一、典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，尤其适合涉及多部门协作、审批流程复杂、需动态跟踪合同履行的场景。具体包括但不限于：

采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等，需对接采购部、财务部、法务部及供应商；

销售类合同：如产品销售、服务提供等，需协调销售部、法务部、财务部及客户；

合作类合同：如项目合作、联营协议等，需涉及业务部门、法务部、管理层及合作方；

内部协议：如岗位职责协议、资源使用协议等，需跨部门审批及归档。

通过标准化流程，可解决合同审批效率低、履约进度不透明、责任不清晰等问题，保证合同管理合规、高效。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与提交

发起准备

业务经办人根据业务需求，拟定合同文本（需包含合同名称、签约主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等核心要素）；

收集对方主体资质材料（如营业执照、授权委托书等，保证对方签约主体合法有效）；

若涉及特殊条款（如保密、知识产权、担保等），需提前与法务部沟通确认。

系统/线下提交

将合同文本、对方资质材料、业务需求说明（如《合同立项审批单》）通过OA系统或线下提交至部门负责人初审；

注明合同类型、预计签订日期、关键风险点（如大额付款、长期履约等）。

（二）多级审批流程

根据合同金额、类型及重要性，设置差异化审批层级（以下为通用示例，企业可自定义）：

审批层级

审批人

审核重点

部门初审

业务部门负责人

业务真实性、需求合理性、条款与业务目标匹配度、资源可行性

法务审核

法务部专员/负责人

合同合法性（条款是否符合法律法规、是否存在法律风险）、完整性（要素是否齐全）、逻辑严谨性

财务审核

财务部负责人

付款方式与预算匹配度、税费条款合理性、发票开具要求、财务风险控制点

分管领导审批

公司分管副总/总监

业务战略一致性、资源协调必要性、审批权限内金额把控

最终审批

总经理/决策层

重大合同（如金额超限、涉及核心业务）的战略合规性、最终决策权

审批要求：

各审批环节需在2个工作日内完成反馈（紧急合同可缩短时限，需注明“加急”）；

审批意见需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改理由或否决原因；

法务或财务审核不通过的，经办人需根据意见修改后重新提交，直至所有环节审批通过。

（三）合同签署与用印

签署准备

审批通过后，经办人确认合同文本最终版本，保证所有审批意见已落实，避免文本与审批版本不一致；

打印合同文本（一式X份，根据签约方数量确定），检查页码、签署页（法定代表人/授权代表人签字、盖章处）是否完整。

用印申请

通过OA系统或线下提交《合同用印申请单》，附最终版合同文本、审批通过截图/记录；

办公室/行政部审核用印申请与审批一致性，确认无误后安排用印。

签署与分发

双方法定代表人或授权代表人签字（需核对授权委托书，保证权限有效），加盖合同专用章或公章（严禁用部门章或个人章替代）；

签署完成后，经办人留存X份正本（如企业留存1份，对方1份，财务1份，法务1份），其余副本按需分发，并做好《合同签收记录》。

（四）合同归档

归档时限：合同签署完成后3个工作日内，经办人将合同正本、审批文件、对方资质材料、签署记录等整理成册，提交至档案管理部门。

归档要求：

材料齐全：包括但不限于合同文本、审批流程记录、对方营业执照复印件、授权委托书、补充协议、变更文件等；

编号规范：采用“合同类型-年份-序号”规则（如“采-2024-001”），避免重复；

保管安全：档案室需做好防火、防潮、防虫措施，电子版合同同步存储至企业服务器，定期备份。

（五）履约跟踪与预警

跟踪责任：业务部门为合同履约第一责任人，法务部、财务部协同配合，定期跟踪合同履行进度。

跟踪内容：

履行进度：是否按约定时间、质量、数量完成交付/服务；

付款情况：收款方信息、金额、时间是否与合同一致，发票是否及时取得；

变更管理：履行过程中如需变更合同内容（如标的、金额、期限），需重新履行审批流程，签订《补充协议》；

风险预警：对方存在违约风险（如延迟交付、质量不达标）或企业自身可能违约（如资金不足），需及时上报管理层并制定应对方案。

跟踪频率：

常规合同：每月跟踪1次，填写《合同履约跟踪表》；

重大合同（如金额超100万元、履行期超1年）：每两周跟踪1次，提交履约报告；

即将到期合同：提前1个月启动到期提醒，确认是否续约或终止。

三、核心模板表格

表1：合同审批表（通用版）

合同基本信息

内容

合同名称

合同编号

（由档案管理部门统一填写）

合同类型

□采购□销售□合作□服务□其他______

签约方

甲方：____________________乙方：____________________

合同金额