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团队协作沟通会议记录与跟进模板

适用场景：哪些会议需要这套模板？

日常例会：周/月度工作同步、短期目标对齐；

项目启动会：明确项目目标、分工节点、风险预案；

跨部门协调会：解决跨团队协作障碍、资源对接问题；

问题复盘会：对已发生的问题进行根因分析、改进措施落地；

专题讨论会：针对特定议题（如需求评审、方案优化）达成共识并分配任务。

完整操作流程：从会前到会后的全步骤指南

一、会前准备：让会议更高效的“隐形推手”

明确会议核心目标

召集人需提前确认会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免目标模糊导致会议发散。

示例：若会议目标是“明确项目分工”，则需提前列出待分配的关键任务清单。

确定参会人员与材料

根据目标邀请核心决策人（如项目负责人经理）、执行人（如开发工、设计师）、相关支持方（如市场专员），避免无关人员参会浪费时间。

提前1-2天分发会议材料（如项目背景文档、数据报表、问题清单），保证参会者有备而来。

设计会议议程

按优先级排序议题，明确每个议题的讨论时间和负责人，预估总时长（建议单次会议不超过1.5小时）。

示例议程：

09:00-09:10会议开场（*经理：重申目标、议程）

09:10-09:30项目进度同步（*工：当前阶段成果、风险点）

09:30-10:00跨部门协作问题讨论（*师：设计资源冲突解决方案）

10:00-10:10任务分配与确认（*经理：明确负责人、截止时间）

10:10-10:15会议总结（*助理：梳理决议、后续跟进计划）

二、会中记录：抓住关键信息，避免“议而不决”

记录会议基本信息

由记录人实时填写《会议基本信息表》（见模板表格1），包括会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、会议目的，保证信息可追溯。

聚焦议题讨论与决策

按“议题+讨论内容+关键观点+决策结果”结构记录，避免流水账，重点标注“达成共识”和“未达成共识”的内容。

示例：

议题：客户投诉响应延迟问题

讨论内容：工反馈“客服转诉信息未同步至技术团队，导致处理延迟”；师提出“建立客户问题直通群，实时同步进度”。

决策结果：立即建立“客户问题直通群”（负责人：*专员，当日18:00前完成）。

明确任务分配“三要素”

每项任务必须包含：具体内容（做什么）、负责人（谁来做）、截止时间（何时完成），避免模糊表述（如“尽快处理”“跟进一下”）。

示例：任务“优化登录页面交互流程”需明确：负责人*工、完成时间2023年X月X日、交付物（交互原型图+用户测试报告）。

实时同步确认

讨论关键决议或任务时，由主持人复述内容（如“刚才确认的是，由*工负责数据整理，周五下班前提交，对吗？”），保证所有参会者理解一致，避免后续扯皮。

三、会后跟进：让决议落地，避免“开完就忘”

整理并分发会议记录

会后2个工作日内，记录人需整理完成《会议记录》，经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关方（如项目组群、领导抄送）。

记录需包含：会议基本信息、各议题讨论摘要、决议清单、任务分配表（明确负责人/截止时间），附件可附会议材料、相关图表。

建立任务跟踪机制

使用《任务分配与跟进表》（见模板表格3）实时更新任务状态，标注“进行中”“待审核”“已完成”“已逾期”，并设置关键节点提醒（如截止日前1天由*专员提醒负责人）。

每周例会优先review逾期任务，分析原因（如资源不足、需求变更）并协调解决。

闭环管理：任务完成后反馈

任务负责人完成后需在《任务分配与跟进表》中更新“完成时间”“交付物”，并同步给相关方（如“*工已提交数据报表，：[内部文档]”）；

若任务未按时完成，需在24小时内说明原因及预计完成时间，由*经理协调资源支持。

核心模板表格：直接套用的记录工具

表格1：会议基本信息表

会议名称

项目周度例会（2023年X月X日）

会议时间

2023年X月X日09:00-10:15

会议地点

公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

工、师、专员、主管

缺席人员及原因

*总监（外出培训）

会议目的

同步项目进度、解决跨部门协作问题、分配下周任务

会议议程

见“会前准备-设计会议议程”示例

表格2：议题讨论与决策表

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

关键观点/分歧

决策结果

负责人

备注

01

项目进度同步

工：当前需求分析完成80%，测试环境搭建延迟；师：UI设计稿已提交80%

工认为测试环境搭建需主管协调资源；*主管表示当日协调运维支持

1.测试环境搭建：主管协调，今日17:00前完成；2.需求分析：工今日完成剩余20%

工、主管

风险点：测试延迟可能影响开发节点

02

客户问题直通群建立

*专员：客户投诉信息需同步至技术团队，避免信息断层

工建议