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企业合同信息分类管理模板

一、引言

在企业运营过程中，合同作为明确双方权利义务、规范商业活动的重要法律文件，其管理效率直接影响企业运营风险与决策质量。为帮助企业系统化、规范化管理合同信息，本模板从分类维度、操作流程、信息记录到风险规避提供全流程指引，适用于各类企业法务、行政、财务及业务部门，助力实现合同信息的“可查、可控、可追溯”。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、保密协议等所有类型合同的信息分类与归档。

（二）典型应用场景

新合同归档：企业对外签订合同后，需将合同基本信息、主体信息、核心条款等录入模板，实现标准化分类存储；

合同检索查询：当业务部门、法务部门或财务部门需查询某一合同（如历史采购合同、待履行服务合同）时，可通过分类维度快速定位；

合同统计分析：管理层需定期统计合同类型分布、金额占比、履行进度等数据时，可通过模板字段分析报表，辅助经营决策；

风险预警提醒：针对即将到期或存在履约风险的合同，通过模板中的“履行期限”“状态”字段设置提醒，降低违约风险。

三、合同分类管理全流程操作指南

（一）第一步：合同收集与初步整理

收集范围：企业所有对外签订的正式合同（含纸质合同扫描件、电子合同PDF/Word版），以及与合同相关的附件（如技术协议、补充协议、订单等）。

责任主体：由合同签订部门（如采购部、销售部、人力资源部）在合同签订后3个工作日内，将合同原件及电子版提交至法务部（或指定管理部门）。

初步整理：法务部收到合同后，核对合同是否为有效版本（含双方签字/盖章页），剔除重复、无效文件，并按“待分类”临时存放。

（二）第二步：确定合同分类维度

根据企业业务特点，建议采用“一级分类+二级分类”的组合维度，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

一级分类（按业务性质）

二级分类（按具体场景）

采购合同

原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务外包采购等

销售合同

产品销售、技术服务、定制开发、渠道代理等

服务合同

咨询服务、技术服务、运维服务、广告服务等

劳动合同

正式劳动合同、实习合同、劳务派遣合同等

租赁合同

办公场所租赁、设备租赁、车辆租赁等

其他合同

保密协议、战略合作协议、赠与合同等

（三）第三步：合同信息录入与分类标注

信息录入：根据本模板“四、企业合同信息分类管理模板”字段要求，将合同关键信息录入电子表格（推荐Excel或专业合同管理系统），保证信息完整、准确（如合同编号、主体信息、金额、日期等需与原件一致）。

分类标注：在“一级分类”“二级分类”字段中，选择对应的分类维度（如采购合同-原材料采购），保证每份合同仅对应一个二级分类，避免重复归类。

编号规则：合同编号需唯一，建议采用“部门代码（2位）-一级分类代码（2位）-年份（4位）-序号（3位）”格式（示例：CG-CG-2024-001，其中“CG”为采购部代码，“CG”为采购合同一级分类代码）。

（四）第四步：合同存储与路径管理

电子存储：

按分类维度建立电子文件夹结构，路径规则：“合同分类管理”；

将合同电子版（扫描件/原件）重命名为“合同编号-合同名称”后存入对应文件夹（示例：CG-CG-2024-001-公司采购原材料合同）；

电子文件夹需设置访问权限，仅合同管理部门、签订部门及法务部可查看/修改。

纸质存储：

纸质合同需按“合同编号”顺序归档至档案室，使用统一档案盒并标注“一级分类-二级分类-年份”（示例：采购合同-原材料采购-2024）；

档案盒内附“合同目录”（含合同编号、名称、签订日期、负责人），便于快速查找。

（五）第五步：合同状态更新与动态维护

状态分类：合同状态分为“待审批”“已生效”“履行中”“已履行”“已终止”“作废”六类，具体定义

待审批：合同签订前，内部审批流程未完成；

已生效：双方签字盖章且审批流程完成，具备法律效力；

履行中：合同生效且在约定的履行期限内；

已履行：合同义务已完成（如货款结清、服务交付完毕）；

已终止：因协商解除、不可抗力或法定事由提前终止；

作废：因审批不通过、条款重大失误等原因未生效的合同。

更新机制：合同负责人（一般为签订部门经办人）需在合同状态变更后2个工作日内，更新模板中的“合同状态”“状态更新日期”“备注”字段，并在备注中说明变更原因（示例：“2024-03-15：因乙方违约，双方协商解除合同”）。

（六）第六步：合同统计分析与报告输出

统计周期：按月度、季度、年度进行统计，由法务部牵头，财务部、业务部门配合。

统计维度：

合同数量：各类型合同占比（如采购合同占比30%）；

合同金额：总金额、平均金额、同比增长率；

履行情况：已履行/未履行合同数量及金额、逾期合同数量；

风险预