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企业行政管理事务执行手册

前言

本手册旨在规范企业行政管理事务的标准化流程，明确各环节操作要求，提升行政工作效率，保障企业内部运营有序进行。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖会议管理、办公物资管理、差旅管理、档案管理、印章管理、办公环境管理等核心行政事务，各部门可结合实际情况参照执行。

一、会议管理事务

事务应用范围

适用于企业内部各类会议组织，包括但不限于例会（如周例会、月度总结会）、专题会议（如项目推进会、制度评审会）、临时会议（如突发事项协调会）等。

操作步骤详解

1.会议筹备

明确会议基本信息：根据会议目的，确定会议主题、时间（精确到上/下午具体时段）、地点（会议室名称及容纳人数）、参会人员（主持人、主讲人、记录人及各部门参会代表）。

制定会议议程：列出会议主要议题、每个议题的讨论时长、负责人及预期成果，提前1-2天与主持人确认议程合理性。

准备会议材料：根据议程收集相关报告、数据、方案等材料，整理成册（电子版需提前发送至参会人员邮箱，纸质版按参会人数准备，标注“会议材料”字样）。

确认会议设备：提前1天检查会议室投影仪、音响、麦克风、视频会议设备（如需）是否正常运行，保证网络稳定，准备备用电池、激光笔等辅助工具。

2.会议通知

发布通知：通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、议程（简要）、会议材料领取方式（如有）、联系人及联系方式。

确认参会：会议召开前4小时，通知参会人员确认是否参会，对无法参会人员及时知晓原因，并协调相关人员替补（如需）。

3.会议召开

会前准备：会议开始前30分钟，工作人员到场布置会议室（摆放桌签、调试设备、分发材料），引导参会人员签到（签到表需包含姓名、部门、联系方式）。

会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证讨论不偏离主题；记录人全程记录会议要点（包括发言核心、讨论结果、待办事项及负责人、完成时限）。

突发情况处理：若设备故障，立即启用备用设备或更换会议室；若人员迟到，主持人可先进入下一议题，待迟到人员到场后简要补充说明。

4.会后跟进

整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、待办任务（明确任务内容、负责人、完成时限），经主持人审核无误后发送至参会人员及相关部门。

任务跟踪：行政部门建立《会议任务跟踪表》，每周更新任务完成进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，并向分管领导汇报。

标准化表单

表1-1会议筹备清单

序号

筹备项目

完成情况（是/否）

负责人

完成时限

1

会议主题及议程确认

*主管

会议前1天

2

参会人员名单确认

*助理

会议前4小时

3

会议材料准备

*专员

会议前1天

4

会议室设备调试

*后勤

会议前1天

表1-2会议纪要模板

会议主题：[例如：2024年第三季度销售目标推进会]

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点：[例如：总部301会议室]

参会人员：[列出主要参会人员姓名及部门，如：销售部经理、市场部主管等]

主持人：[姓名]

记录人：[姓名]

一、会议议题及讨论要点

议题一：[议题名称]

讨论要点：[简要记录各方发言核心，如：销售部提出当前市场反馈问题，市场部提出应对建议等]

议题二：[议题名称]

讨论要点：[同上]

二、决议事项

[决议内容1，如：同意调整第三季度销售策略，重点开拓华东市场]

[决议内容2，如：增加市场推广预算20万元，由市场部负责执行]

三、待办任务

任务内容

负责人

完成时限

备注

制定华东市场开拓方案

*经理

YYYY-MM-DD

附详细预算表

完成推广预算调整申请

*专员

YYYY-MM-DD

提交财务部

执行要点提示

会议议程需简洁聚焦，避免临时增减议题，保证会议效率；

会议材料需提前分发，方便参会人员提前准备，提高讨论质量；

会议纪要需明确“任务、负责人、时限”，避免责任不清；

会议室使用需提前1天在OA系统预订，避免与其他部门冲突。

二、办公物资管理事务

事务应用范围

适用于企业日常办公所需物资的申领、采购、入库、发放、盘点及报废管理，包括办公用品（如笔、本、文件夹）、办公设备耗材（如打印机墨盒、硒鼓）、劳保用品（如口罩、消毒液）等。

操作步骤详解

1.需求提报

部门申领：各部门根据实际需求，填写《办公物资申领表》（注明物资名称、规格型号、单位、申领数量、用途、申领人），经部门负责人签字后提交至行政部门。

月度计划：每月25日前，各部门汇总下月物资需求，提交《月度物资需求计划》，行政部门汇总后统筹采购。

2.审核与采购

需求审核：行政部门根据《办公物资管理规范》（如常用物资库存标准、预算限额）审核申领需求，对超量申领或非必要需求退回并