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采购申请与审批流程手册

一、流程适用范围与场景说明

本手册适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，旨在规范采购行为、控制成本、提高效率，保证采购过程合规透明。具体适用场景包括：

（一）采购类型覆盖

日常办公用品采购：如纸张、笔、文件夹等易耗品；

生产物料采购：如原材料、零部件、包装材料等直接用于生产的产品；

设备与固定资产采购：如办公设备（电脑、打印机）、生产设备、机器设备等；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、保洁服务等外包服务；

其他采购：如员工福利品、活动物料等非生产性物资。

（二）适用主体

企业各部门、各子公司（若有）的采购申请均需遵循本流程，特殊部门（如研发、生产）可根据业务需求细化补充规定，但不得与本流程核心原则冲突。

（三）特殊场景处理

紧急采购：因生产急需、突发故障等需立即采购的物资，可启动紧急流程（详见“四、流程执行关键注意事项”），但需在事后3个工作日内补全审批手续；

零星采购：单次金额低于500元（或企业设定标准）的零星采购，可由部门负责人审批后直接采购，事后凭发票及验收单至财务报销。

二、采购申请与审批全流程操作指引

（一）第一步：采购申请发起

责任人：需求部门申请人（如部门专员、行政专员等）

动作说明：

填写《采购申请单》（详见“三、核心流程模板表格参考”表3.1），明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总金额；

采购用途（如“生产A产品用”“办公室日常办公”）、期望到货日期；

供应商建议（若有，需提供至少3家供应商对比信息，若无则注明“待采购部筛选”）；

附件清单（如技术图纸、需求说明书等）。

提交申请至需求部门负责人进行初审。

输出物：《采购申请单》（电子版+纸质版，纸质版需申请人签字）

（二）第二步：需求部门初审

责任人：需求部门负责人（如部门经理、主管）

动作说明：

审核采购需求的必要性：确认物品/服务是否为部门业务必需，是否存在替代方案（如内部调配、修旧利废）；

审核采购内容的合理性：核对规格型号、数量是否符合实际需求，预估金额是否在部门预算范围内；

审核附件完整性：技术参数、需求说明等是否清晰完整，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）。

通过处理：在《采购申请单》“部门初审意见”栏签字确认，转至采购部门；

不通过处理：注明退回理由，反馈给申请人修改后重新提交。

输出物：初审通过的《采购申请单》（部门负责人签字）

（三）第三步：采购部门审核

责任人：采购部门专员/经理

动作说明：

审核采购需求的可行性：对照《采购申请单》，确认物品/服务是否属于采购部门职责范围，是否需通过招标、询价等方式采购；

市场调研与供应商筛选：

若申请人提供供应商建议，需对供应商资质（营业执照、相关资质证书）、报价、交货期、信誉等进行核实；

若未提供供应商，需通过市场调研（如电商平台、行业目录、合作供应商库）筛选至少3家合格供应商，填写《供应商询价对比表》（详见“三、核心流程模板表格参考”表3.3）；

审核采购方式合规性：根据企业规定及采购金额，确定采购方式（如询价比价、招标、单一来源采购等），保证符合《企业采购管理办法》要求。

通过处理：在《采购申请单》“采购部门意见”栏填写审核意见及供应商建议，转至财务部门；

不通过处理：说明原因（如“预算不足”“供应商资质不符”），反馈给需求部门调整。

输出物：审核通过的《采购申请单》《供应商询价对比表》（采购部门签字）

（四）第四步：财务部门预算审核

责任人：财务部门专员/经理

动作说明：

核对采购预算：查询《年度预算表》，确认本次采购金额是否在部门预算余额内，是否涉及预算科目调整；

审核成本合理性：对比市场均价及历史采购价格，判断预估单价是否合理，对异常价格（如远高于/低于市场价）要求采购部门补充说明；

审核资金安排：确认采购资金是否可即时支付，是否需提前申请资金调度。

通过处理：在《采购申请单》“财务审核意见”栏签字确认，转至高层审批；

不通过处理：注明“预算超支”“成本不合理”等退回理由，反馈至采购部门或需求部门调整。

输出物：预算审核通过的《采购申请单》（财务部门签字）

（五）第五步：高层审批

责任人：根据采购金额分级审批（示例，企业可根据自身调整）：

金额≤1万元：分管副总审批；

1万元＜金额≤5万元：总经理审批；

金额＞5万元：总经理办公会集体审批。

动作说明：

审核采购事项的战略匹配性：是否符合企业年度经营目标、发展规划；

审批采购方案：综合需求必要性、预算合规性、供应商报价等因素，签署“同意”“补充调研后同意”或“不同意”意见；

“补充调研后同意”：需明确调研要求（如“再增加2家供应商比价”“提供设备功能测试报告”），由采购部门落实后重新提交审批。

输出物：高层审批完成的《采购申请单》（审批人签字+日期）

（六